Konfigurere og tilpasse saksbehandlingsrutiner og statuser

Med tickets kan du holde oversikt over kundeinteraksjonene dine etter hvert som de utvikler seg. Ticket-verktøyet inneholder en standard Support-pipeline som du kan bruke til å administrere statusene i sakene dine.

Hvis kontoen din har et Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du opprette egendefinerte pipelines og statuser for å definere dine egne forretningsprosesser og automatisere statuser og handlinger.

Opprett en ny saksbehandlingspipeline

Hvis kontoen din har mer enn én unik supportprosess, kan du opprette flere pipelines. Separate pipelines anbefales bare hvis prosessene har unike statuser som krever forskjellige pipelines. Ellers kan du bruke samme pipeline på tvers av flere brukere og team og administrere tilgang via brukerrettigheter. For eksempel:

• Virksomheten har en nettbasert supportprosess for eksisterende kunder med noen få statuser, for eksempel Venter på oss, Venter på kunde og Løst. Du har også en supportprosess på stedet som krever flere statuser, for eksempel planlegging av en serviceavtale og oppfølgingskommunikasjon. I dette scenariet bør du opprette separate pipelines.
• Bedriften din har flere varemerker, og HubSpot-kontoen din har team for hvert varemerke. Prosessen for å få hjelp med produkter for hvert varemerke er den samme, og du kan bruke de samme statusene for alle supporthenvendelser. I dette scenariet anbefales det ikke å opprette separate pipelines. I stedet kan du bruke den samme pipelinen og angi brukertillatelser for kun team, slik at hvert team kun får tilgang til saker for sitt varemerke( kunProfessional og Enterprise ).

Merk: Det er bare brukere i kontoer med Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnementer som kan opprette flere pipelines. Finn ut mer om det maksimale antallet sakspipelines som er tilgjengelig for abonnementet ditt.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Objects > Tickets i menyen til venstre.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en pipeline , og velg deretter Opprett pipeline.

• Skriv inn et pipeline-navn i dialogboksen, og klikk på Opprett.

Redigere eller slette billettpipelines

Du kan gi pipelinen nytt navn, og hvis du har flere pipelines, kan du endre rekkefølgen på dem og slette dem. Brukere på en konto med et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement kan også administrere hvem som har tilgang til en pipeline.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Tickets i menyen til venstre.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en pip eline, og velg deretter en pipeline.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger til høyre, og velg ett av følgende:
  • Gi denne pipelinen nytt navn: Endre navnet på pipelinen. Skriv inn det nye navnet i dialogboksen, og klikk deretter på Gi nytt navn.
  • Endrerekkefølgen på pipelines: endre rekkefølgen på pipelines. Klikk på en pipeline i popup-boksen, og dra den til en ny posisjon. Når alle pipelines er i ønsket rekkefølge, klikker du på Lagre.
  • Administrer tilgang: Hvis du er superadministrator, kan du administrere hvilke brukere som kan se og redigere pipelinen(kunService Hub Professional eller Enterprise ).
  • Slett denne pipelinen: slett pipelinen. Du kan ikke slette en pipeline hvis den inneholder billetter. Du må slette eller flytte saker til en annen pipeline før du sletter pipelinen.
    
    
• Klikk på Tilpass billettkort for å velge hvilke egenskaper som skal vises på billettkortene for pipelinen.
• Klikk på fanen Automatiser for å tilpasse automatiseringsinnstillingene for pipelinen.

Legge til, redigere eller slette billettstatuser i en pipeline

Du kan bruke billettstatuser til å spore fremdriften for billettene i en pipeline. Som standard inkluderer HubSpot en supportpipeline med fire statuser: Ny, Venter på kontakt, Venter på oss og Lukket. Du kan også legge til egne statuser eller redigere og slette eksisterende statuser. Slik tilpasser du statusene i en pipeline:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Objekter > Tickets i menyen til venstre.

• Klikk på Pipelines-fanen.

• Klikk pårullegardinmenyen Velg en pipeline , og velgderetter en pipeline du vil redigere.

• Slik legger du til en ny billettstatus:

  • Klikk på + Legg til status under de eksisterende billettstatusene.

  • Skriv inn et navn på statusen, klikk deretter på rullegardinmenyen i kolonnen Åpen eller Lukket og velg om statusen skal angi en sak som Åpen eller Lukket. Det må være minst én åpen og én lukket status.

• Hvis du vil endre navnet på en eksisterende status, klikker du på statusens navn og skriver inn et nytt navn i tekstboksen.

• Hvis du vil endre rekkefølgen på en status, klikker du på statusen og drar den til en ny posisjon.

• Du kan se det interne navnet på en status ved å holde musepekeren over statusen og klikke på ikonet code. Det interne navnet brukes av integrasjoner og API-et.

• Du sletter en status ved å holde musepekeren over statusen og klikke på Slett. Hvis det finnes billetter i statusen du sletter, må du flytte disse eksisterende billettene til en annen status. For å gjøre dette kan du navigere til siden for sakens indeks, og i listevisningen kan du masseredigere egenskapen Sakens status.

• Hvis du vil redigere egenskapene som vises når en sak flyttes til en bestemt status, holder du musepekeren over kolonnen Oppdater status egenskaper og klikker på Rediger egenskaper.
• Når du er ferdig med å redigere statusene, klikker du på Lagre nederst til venstre.

Tilpasse egenskapene som vises i hver enkelt billettstatus

Du kan også tilpasse hvilke egenskaper som skal vises for brukerne når de manuelt flytter en sak til en bestemt status. Brukere må ha rettigheter til å redigere egenskapsinnstillinger for å kunne tilpasse statusegenskapene.

• Naviger til pipelinen du vil redigere.

• Hold musepekeren over kolonnen Betingede stadieegenskaper i raden for statusen, og klikk på Rediger egenskaper.

• I dialogboksen merker du av i avmerkingsboksene ved siden av de nye egenskapene du ønsker skal vises.

Væroppmerksom på at egenskaper med skrivebeskyttede verdier (dvs. som ikke kan angis av brukerne, for eksempel poengsum eller beregningsegenskaper ) ikke kan brukes som egenskaper for billettstatus, og vil ikke vises som valgbare alternativer. Finn ut hvordan du i stedet kan inkludere disse egenskapene i delenOm denne saken på en post.

• Hvis du vil kreve en verdi for en egenskap, merker du av i avmerkingsboksen i kolonnen Påkrevd(kunStarter, Professional eller Enterprise ). Når en egenskap er påkrevd, kan brukerne ikke opprette en sak med den aktuelle statusen med mindre de oppgir en verdi for egenskapen.

• Du kan endre rekkefølgen på egenskapene ved å klikke og dra dem til en ny posisjon.

• Hvis du vil fjerne en valgt egenskap, klikker du på X ved siden av egenskapen i kolonnen Valgte egenskaper.
• Når du har valgt egenskaper, klikker du på Neste. Egenskapene du har valgt, vises automatisk når du manuelt oppretter en ny sak med den aktuelle statusen eller flytter en eksisterende sak til den aktuelle statusen.

• Når du er ferdig, klikker du på Lagre nederst til venstre.

Finn ut hvordan du tilpasser egenskapene som vises på sakskortene i tavlevisningen.

Tildel tilgang til saker basert på teammedlemskap( kunProfessional og Enterprise )

Uansett hvilket HubSpot-abonnement du har, kan du oppdatere den enkelte brukers tilgang til saker. Men hvis kontoen din har et Professional- eller Enterprise-abonnement og pipelinen din inkluderer billetter som er tildelt flere team, kan du konfigurere tilgang til billetter slik at brukerne bare får tilgang til billetter som er tildelt dem selv eller teammedlemmer. Dette betyr at flere team kan dele en pipeline uten at det påvirker sakene som er tildelt andre team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i panelet til venstre.
• Hvis du vil redigere en enkeltbrukers tillatelser, klikker du på navnet til en bruker i ønsket team. Hvis du vil redigere flere brukeres tillatelser, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av brukernes navn. Hvis brukerne ennå ikke er med i et team, kan du lese om hvordan du oppretter og legger til brukere i et team.
• Klikk på Rediger tillatelser.
• Gå til CRM-fanen i panelet til høyre.
• Angi brukerens visningsrettigheter til Kun team i raden Billetter, og fjern deretter merket for Ikke tildelt. Dette oppdaterer automatisk redigerings- og slettingstillatelsene.

• Klikk på Lagre. Brukeren(e) må logge ut og inn igjen for at tillatelsene skal tre i kraft.

Med disse tillatelsene kan brukerne nå bare se, redigere eller slette billetter der de selv eller en annen bruker i teamet er eier. Hvis en bruker er med i flere team, kan vedkommende få tilgang til saker som er tilordnet et hvilket som helst av teamene.

Finn ut mer om redigering av brukertillatelser.