Poista HubSpotin käyttäjät

HubSpot-käyttäjä kannattaa poistaa käytöstä tai poistaa HubSpot-tililtä, kun hän ei enää käytä sitä, erityisesti jos hän ei ole enää yrityksen palveluksessa tai on siirtynyt uuteen tehtävään, jossa HubSpotin käyttöoikeuksia ei enää tarvita. Käyttäjät kannattaa poistaa myös silloin, kun heidät on poistettu käytöstä eikä heidän odoteta palaavan.

Ymmärrä käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen välinen ero

Jos haluat poistaa käyttäjän HubSpot-tililtäsi, sinun on ensin poistettava hänet käytöstä. Deaktivoinnin jälkeen voit sitten poistaa käyttäjän kokonaan HubSpot-tililtäsi. Seuraavassa selitetään käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen erot.

• Käyttäjän poistaminen käytöstä:
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, mutta hänen käyttäjäprofiilinsa ja siihen liittyvät tiedot säilyvät raportointia ja ennustamista varten.
  • Käyttäjä voidaan aktivoida myöhemmin uudelleen nykyisillä varoillaan. Käyttäjä pysyy esimerkiksi edelleen määritettynä tietueisiinsa.
  • Käyttäjä ei enää saa ilmoituksia.
  • Käyttäjä säilyttää maksetun paikan, mutta paikkaa ei lasketa tilin paikkojen kokonaismäärästä.

• Käyttäjän poistaminen:
  • Käyttäjä on poistettava käytöstä, ennen kuin voit poistaa hänet kokonaan tililtäsi.
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, ja hänen käyttäjäprofiilinsa poistetaan tililtä.
  • Käyttäjä poistetaan keskusteluista ja varoista sekä raporteista. Lue lisää siitä , mitä tililtä poistetaan, kun käyttäjä poistetaan.

Kuka voi poistaa käyttäjiä käytöstä tai poistaa käyttäjiä

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet , voivat deaktivoida ja poistaa muita käyttäjiä. Lisäksi käyttäjä voi poistaa itsensä HubSpot-tililtä tai poistaa käyttäjätilinsä kokonaan sen jälkeen, kun hänet on poistettu kaikilta HubSpot-tileiltä. Käyttäjätilin poistaminen poistaa sen kokonaan HubSpot-järjestelmistä.

Käyttäjän poistaminen käytöstä

Käyttäjän deaktivoimalla voit säilyttää käyttäjän aiemmat toiminnot menettämättä pääsyä tärkeisiin tietoihin. Kun deaktivoidut käyttäjät aktivoidaan uudelleen, heidän aiemmat toimintonsa, kuten ominaisuuksien muutokset ja sisältöpäivitykset, ovat edelleen käytettävissä.

Ymmärrä edellytykset, ennen kuin poistat käyttäjän käytöstä.

Huomioi seuraavat seikat ennen käyttäjän poistamista käytöstä:

• Deaktivoinnin voimaantulo voi kestää jopa viisi minuuttia HubSpotin järjestelmissä.
• On suositeltavaa, että määrität käyttäjän omistamat varat uudelleen ennen käyttäjien deaktivointia.
• Jos käyttäjä omistaa omaisuuseriä tai on mukana suodattimen kriteereinä (esim. työnkulut), sinun tulee poistaa hänet manuaalisesti kyseisistä työkaluista.
• Jos käyttäjä omistaa aikataulusivuja, sisältyy ryhmäkohtaisiin tai kiertoaikataulusivuihin tai on osa kokouskierrosta, hänet on poistettava tai osoitettava uudelleen, jotta häntä ei varata kokouksiin.

Huomaa: käyttäjän oletuskokouslinkkiä ei voi poistaa tai siirtää omistusoikeutta. Pyydä näissä tapauksissa käyttäjää poistamaan aikataulusivut käytöstä käyttäjäasetuksissaan ennen poistamista tai poista käyttäjä käytöstä poistamisen jälkeen. Enterprise-tilin käyttäjät voivat kirjautua sisään toisena käyttäjänä kytkeä aikataulusivut pois päältä.

• • Jos käyttäjän aikataulusivua ei osoiteta uudelleen tai poisteta, jos käyttäjä pysyy ryhmän tai kiertävän aikataulusivun jäsenenä tai jos hän on mukana vuorottelussa, kokoukset aikataulutetaan edelleen käyttäjälle. Tämän seurauksena yhteyshenkilö voi saada kutsun kokoukseen deaktivoidun käyttäjän kanssa.

• • Jos yhteyshenkilölle varataan kokous joko deaktivoidun käyttäjän oman aikataulusivun, ryhmä- tai round-robin-aikataulusivun tai rotaation kautta, kokous ei näy yhteyshenkilön aktiviteettisyötteessä. Jos yhteyshenkilö varasi ajanvaraussivun kautta, sivunäkymä näkyy käyttäjän aktiviteettisyötteessä.
  • Kun käyttäjä on poistettu käytöstä, työnkulun automatisointi ei enää toimi kokousvarausten osalta. Jos esimerkiksi työnkulku on määritetty käynnistymään, kun deaktivoidun käyttäjän kanssa varataan kokous, se ei käynnisty deaktivoinnin jälkeen.
    
    

• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksi Tili & laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista.
• Deaktivoidut käyttäjät ohitetaan, kun käytetään tietueen omistajan vaihtaminen -toimintoa, ja ne poistetaan vaihtoehdoista, kun tietueen omistajaa määritetään.
• Kun käyttäjä on poistettu käytöstä, hänen henkilökohtaiset sähköpostinsa katkaistaan. He eivät voi kirjata uusia sähköposteja CRM:ään, mukaan lukien ajastetut sarjasähköpostit.
• Kaikki tiimin sähköpostit, jotka käyttäjä on yhdistänyt keskustelujen postilaatikkoon, pysyvät yhdistettyinä.

Käyttäjän deaktivoinnin vaiheet

Käyttäjän poistaminen käytöstä:

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
2. Vie hiiren kursori käyttäjän nimen päälle, valitse Actions (Toiminnot) ja valitse Deactivate user (Poista käyttäjä käytöstä).
3. Tarkista valintaikkunassa neuvoja ja valitse sitten Deaktivoi käyttäjä. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on poistettu käytöstä.

Deaktivoidun käyttäjän aktivoiminen uudelleen

Voit aktivoida aiemmin deaktivoidun käyttäjän uudelleen:

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
2. Napsauta käyttäjän nimeä . Käyttäjän tilaksi tulee Deaktivoitu vasemmassa yläkulmassa.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Aktivoi käyttäjä uudelleen. Kaikki käyttäjälle ennen deaktivointia osoitetut paikat, joita ei ole poistettu, aktivoidaan uudelleen. Napsauta Access (Pääsy ) -välilehteä nähdäksesi, onko käyttäjälle määritetty paikkoja.
4. Valitse valintaikkunassa Reactivate user (Aktivoi käyttäjä uudelleen). Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on aktivoitu uudelleen.

Käyttäjän poistaminen

Ennen kuin käyttäjä poistetaan kokonaan HubSpot-tililtäsi, hänet on poistettava käytöstä. Käyttäjän poistaminen poistaa hänen käyttäjäprofiilinsa ja kaikki siihen liittyvät tiedot kokonaan HubSpot-tililtä.

Ymmärrä ennakkoedellytykset ennen käyttäjän poistamista

Huomioi seuraavat seikat ennen käyttäjän poistamista:

• Ennen käyttäjän poistamista sinun on määritettävä uudelleen kaikki käyttäjän omistamat tietueet. Lisätietoja tietueiden omistajuuden määrittämisestä HubSpotissa.
• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksi Tili & laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista, ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.
• Kun poistat käyttäjän, et voi palauttaa käyttäjää. Sen sijaan sinun on käytävä käyttäjän luomisprosessi läpi uudelleen. Tietueet, jotka oli kerran määritetty poistetulle käyttäjälle, on määritettävä uudelleen, kun heidät on lisätty takaisin.

• Kun käyttäjä poistetaan tililtä, HubSpot ei poista hänen luomiaan varoja tai toimintoja. Tähän kuuluvat varat, kuten blogikirjoitukset, sivut, luettelot, työnkulut, lomakkeet ja raportit, sekä myyntitoiminnot, kuten kirjatut sähköpostit ja muistiinpanot. Assettien luojana näkyy Deactivated/Removed (käyttäjän sähköpostiosoite).

• Kaikki poistetun käyttäjän luomat aikataulusivut poistetaan.

• Poistetun käyttäjän julkaisemat sosiaaliset viestit pysyvät julkaistuina. Jos poistettu käyttäjä oli kuitenkin jonkin sosiaalisen median tilin ylläpitäjä, sinun on ehkä yhdistettävä nämä tilit uudelleen.

• Käyttäjä säilyy blogin kirjoittajana. Lue, miten voit poistaa blogin kirjoittajaprofiilin manuaalisesti.
• Poistetun käyttäjän luomat markkinointisähköpostit säilyvät, mutta kaikki markkinointisähköpostiin liittyvät käyttäjätiedot häviävät. Esimerkiksi nimeä ei näytetä, kun tarkastelet, kuka markkinointisähköpostin on luonut.

• Kaikki tililläsi luodut sekvenssit, mallit ja asiakirjat säilyvät; poistetun käyttäjän on kuitenkin jaettava myyntimallit ennen poistamista, jotta muut käyttäjät voivat käyttää niitä.

• Kaikki poistetulle käyttäjälle osoitetut keskustelut poistetaan.
• Jos poistat käyttäjän tililtäsi, Deaktivoitu/Poistettu (käyttäjän sähköpostiosoite) näkyy kaikkien kyseisen käyttäjän omistamien yhteystietojen, yritysten, sopimusten ja lippujen omistusominaisuuksissa. Jos HubSpot-tilisi on synkronoitu Salesforcen kanssa ja poistettu käyttäjä on edelleen Salesforce-käyttäjä, käyttäjän nimi näkyy muodossa Nimi (Salesforce), kuten SFDC-käyttäjillä, joilla ei ole koskaan ollut HubSpot-käyttöoikeuksia.
• Jos poistat käyttäjän, joka on luonut yksityisen sovelluksen, tai poistat hänen super admin -oikeutensa, kaikki yksityisen sovelluksen assosiaatiokutsut epäonnistuvat virheilmoituksella: USER_DOES_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Jos näin tapahtuu, on suositeltavaa joko:
  • Luo uusi yksityinen sovellus uudelleen.
  • Kierrä käyttöoikeustunnusta.
  • Lisää käyttäjä takaisin samoilla käyttöoikeuksilla, joita käytettiin sovelluksen luomisessa.
• Kun käyttäjä on poistettu tililtäsi, hän ei enää näy vaihtoehtona suodattimissa, kuten luetteloissa tai kojelaudoissa. Voit näyttää poistetut käyttäjät suodattimissa valitsemalla Näytä deaktivoidut ja poistetut omistajat -valintaruudun suodatuksen yhteydessä.
  
  

Käyttäjän poistaminen yhteyshenkilönä Tili ja laskutus -palvelussa

Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksi Tili & laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista, ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.

1. Napsauta yläreunassa Yritystiedot-välilehteä.
2. Napsauta Yhteyshenkilöt-osiossa Poista roolista -kohtaa kaikkien niiden roolien vieressä, joihin käyttäjä on asetettu.

4. Valitse valintaikkunassa Kyllä, poista roolista.
5. Jos käyttäjä on määritetty ensisijaiseksi tilin yhteyshenkilöksi, sinun on korvattava hänet toisella käyttäjällä.

• • Napsauta Primary Account Contact (Ensisijainen tiliyhteyshenkilö) -kohdan vieressä olevaa pudotusvalikkoa ja valitse sitten toinen käyttäjä.
  • Valitse valintaikkunassa Kyllä, lisää käyttäjä rooliin.

Kun olet suorittanut edellä mainitut vaiheet, voit poistaa käyttäjän tililtäsi.

Vaiheet käyttäjän poistamiseksi tililtäsi

Käyttäjän poistaminen tililtäsi:

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
2. Napsauta tilan pudotusvalikkoa ja valitse Deaktivoitu-kohdan vieressä oleva valintaruutu.
3. Napsauta käyttäjän nimeä . Käyttäjän tilan pitäisi näkyä Deaktivoitu vasemmassa yläkulmassa. Lue, miten käyttäjä poistetaan käytöstä.
4. Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista tililtä.

5. Tarkista valintaikkunassa neuvonta ja tee tarvittavat toimet paikkojen ja varojen uudelleen kohdentamiseksi. Valitse Jatka ja valitse sitten Vahvista.

Jos haluat poistaa käyttäjiä joukoittain, valitse deaktivoitujen käyttäjien vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten Poista.

Itsesi poistaminen HubSpot-tililtä

Voit myös poistaa käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä.

Ennen kuin poistat käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä, napsauta tilin nimeä päänavigointipalkin oikeassa yläkulmassa varmistaaksesi, että olet kirjautunut oikealle HubSpot-tilille.

Käyttäjätilin poistaminen tietystä HubSpot-tilistä:

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Yleiset > Suojaus.
2. Valitse alareunassa Poista minut tältä tililtä. Jos olet osa muita tilejä, sinulla on edelleen pääsy niihin. Jos sinua ei ole poistettu yhteyshenkilönä Tili ja laskutus -osiossa, tämä painike on harmaana.

4. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten Poista.

HubSpot-käyttäjätilin poistaminen

Kun käyttäjän käyttöoikeus poistetaan HubSpot-tililtä, hän ei voi enää käyttää kyseistä HubSpot-tiliä. Hänen sähköpostiosoitteeseensa sidottu käyttäjätili on kuitenkin edelleen olemassa. Voit poistaa käyttäjätilisi kokonaan, jos et ole ainoa HubSpot-tilillä jäljellä oleva Super Admin .

Huomaa: Käyttäjätilin poistaminen poistaa kaikki kyseiseen sähköpostiosoitteeseen liittyvät Academy-sertifikaatit. Jos haluat säilyttää sertifikaatit, voit siirtää sertifikaatit uuteen sähköpostiosoitteeseen ennen käyttäjän poistamista.

Voit poistaa käyttäjän pysyvästi, kun sitä ei ole liitetty mihinkään muuhun HubSpot-tiliin:

1. Kirjaudu sisään käyttäjätilille, jonka haluat poistaa. Varmista, ettei sillä ole pääsyä muihin HubSpot-tileihin.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa profiilikuvaasi . Valitse sitten Profile & Preferences (Profiili ja asetukset).
3. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Turvallisuus.
4. Valitse alareunassa Poista käyttäjätilini.

5. Kirjoita valintaikkunaan käyttäjän sähköpostiosoite ja valitse sitten Poista käyttäjä.

Voit poistaa käyttäjän pysyvästi, kun se on vielä liitetty HubSpot-tiliin:

1. Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Yleistä > Suojaus.
2. Valitse alareunassa Poista käyttäjätilini.

4. Kirjoita valintaikkunaan käyttäjän sähköpostiosoite ja valitse sitten Poista käyttäjä.