Limiter l'accès aux e-mails enregistrés dans le CRM

Limitez l’accès aux e-mails enregistrés dans le CRM pour contrôler les utilisateurs pouvant consulter, modifier ou supprimer le contenu des e-mails sur les fiches d’informations. En ajustant les autorisations CRM pour les e-mails, vous pouvez restreindre la visibilité tout en conservant une trace de la communication sur la chronologie. Cela est utile lorsque les e-mails contiennent des informations sensibles ou confidentielles qui ne doivent pas être visibles par tous les utilisateurs ayant accès au contact, à l’entreprise, à la transaction ou au ticket. Par exemple, vous souhaitez peut-être que les utilisateurs n’accèdent qu’aux e-mails du CRM dans lesquels ils sont inclus, tout en conservant l’activité enregistrée pour le reporting.

Pour savoir qui peut consulter, modifier ou supprimer les e-mails du CRM, modifiez les autorisations des e-mails du CRM. Pour personnaliser l’accès aux objets, découvrez-en davantage sur les autorisations des objets de CRM.

Modifier les autorisations utilisateur pour les e-mails du CRM

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Passez la souris sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier et cliquez sur Modifier les autorisations.
4. Dans la section Choisir des autorisations , dans l’onglet CRM , cliquez sur Objets CRM. 
5. Cliquez pour développer les e-mails CRM.
6. À côté de Afficher, Modifier ou Supprimer, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Tous les e-mails CRM : l’utilisateur peut accéder à tous les e-mails CRM enregistrés dans HubSpot.
   • E-mails CRM de son équipe : l’utilisateur peut accéder à tous les e-mails sur lesquels il est répertorié (par exemple, il était expéditeur, destinataire, ou il a été en copie ou en copie) ou à tous les e-mails sur lesquels les membres de son équipe sont répertoriés.
   • Leurs e-mails CRM : l’utilisateur peut accéder aux e-mails sur lesquels il est répertorié (par exemple, il était expéditeur, destinataire, ou il a été en copie ou en copie).
7. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer.