Beschränkung des Zugriffs auf protokollierte E-Mails im CRM

Beschränken Sie den Zugriff auf protokollierte E-Mails im CRM-System, um zu steuern, welche Benutzer E-Mail-Inhalte in Datensätzen anzeigen, bearbeiten oder löschen können. Durch Anpassung der CRM-System-E-Mail-Berechtigungen können Sie die Sichtbarkeit einschränken und gleichzeitig die Kommunikation in der Chronik aufzeichnen. Dies ist nützlich, wenn E-Mails sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, die nicht für alle Benutzer mit Zugriff auf den Kontakt, das Unternehmen, den Deal oder das Ticket sichtbar sein sollen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Benutzer nur auf die CRM-System-E-Mails zugreifen sollen, in denen sie enthalten sind, und die Aktivitäten für die Berichterstattung trotzdem protokolliert behalten.

Um zu verwalten, wer CRM-System-E-Mails anzeigen, bearbeiten oder löschen darf, bearbeiten Sie die Berechtigungen für CRM-System-E-Mails. Um den Objektzugriff anzupassen, erfahren Sie hier mehr über CRM-Objekt-Berechtigungen.

Benutzerberechtigungen für CRM-E-Mails bearbeiten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Berechtigungen bearbeiten.
4. Klicken Sie unter dem Abschnitt Berechtigungen auswählen auf der Registerkarte CRM auf CRM-Objekte. 
5. Klicken Sie, um CRM-E-Mails zu erweitern.
6. Klicken Sie neben Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
   • Alle CRM-E-Mails: Der Benutzer kann auf alle in HubSpot protokollierten CRM-E-Mails zugreifen.
   • Die CRM-E-Mails ihres Teams: Der Benutzer kann auf alle E-Mails zugreifen, in denen er aufgeführt ist (z. B. Absender oder Empfänger, er wurde auf CC oder BCC gesetzt), oder auf alle E-Mails, in denen seine Teammitglieder aufgeführt sind.
   • Ihre CRM-E-Mails: Der Benutzer kann auf E-Mails zugreifen, in denen sie aufgelistet sind (z. B. als Absender oder Empfänger oder als Empfänger oder als Empfänger eingestuft).
7. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.