Beperk de toegang tot geregistreerde e-mails in het CRM-systeem

Beperk de toegang tot geregistreerde e-mails in het CRM om te bepalen welke gebruikers de inhoud van e-mails bij records kunnen bekijken, bewerken of verwijderen. Door de e-mailmachtigingen in het CRM aan te passen, kunt u de zichtbaarheid beperken terwijl de communicatie toch op de tijdlijn wordt bijgehouden. Dit is handig wanneer e-mails gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten die niet zichtbaar mag zijn voor alle gebruikers die toegang hebben tot het contact, het bedrijf, de deal of het ticket. U wilt bijvoorbeeld dat gebruikers alleen toegang hebben tot CRM-e-mails waarin zij zelf zijn opgenomen, terwijl de activiteit toch wordt geregistreerd voor rapportagedoeleinden.

Om te beheren wie CRM-e-mails kan bekijken, bewerken of verwijderen, past u de machtigingen voor CRM-e-mails aan. Lees meer over CRM-objectmachtigingen om de toegang tot objecten aan te passen.

Gebruikersrechten voor CRM-e-mails bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de gebruiker die u wilt bewerken en klik op 'Rechten bewerken'.
4. Klik in het gedeelte 'Rechten kiezen ' op het tabblad 'CRM ' op 'CRM-objecten'.
5. Klik om 'CRM-e-mails' uit te vouwen.
6. Klik naast 'Bekijken', 'Bewerken' of 'Verwijderen' op het vervolgkeuzemenu en maak een keuze uit de volgende opties:
   • Alle CRM-e-mails: de gebruiker heeft toegang tot alle CRM-e-mails die in HubSpot zijn geregistreerd.
   • De CRM-e-mails van hun team: de gebruiker heeft toegang tot alle e-mails waarin hij of zij wordt vermeld (bijvoorbeeld als afzender, ontvanger, in CC of BCC), of tot alle e-mails waarin teamleden worden vermeld.
   • Zijn/haar CRM-e-mails: de gebruiker heeft toegang tot e-mails waarin hij/zij is vermeld (bijvoorbeeld als afzender, ontvanger of in CC of BCC).
7. Klik rechtsboven op ‘Opslaan’.