Gérer les problèmes de formatage des propriétés des contacts

Pour maintenir un CRM organisé, il est important de disposer de données précises et cohérentes. Dans votre compte HubSpot, les utilisateurs disposant de droits desuper administrateur peuvent visualiser les éventuels problèmes de formatage des valeurs de vos propriétés de contact (par exemple, une valeur Prénom en majuscules) et les corriger. La résolution des problèmes de format peut aider votre équipe à effectuer plus facilement des recherches dans le CRM ainsi qu'à garantir que les jetons de personnalisation utilisés dans les e-mails et le contenu sont formatés de manière cohérente.

Si votre compte dispose d'un abonnement à Operations Hub Professional ou Enterprise, vous pouvez également afficher une vue d'ensemble de vos données dans le centre de commande de la qualité des données.

Visualiser et gérer les problèmes de formatage

Pour afficher et accepter ou rejeter manuellement les recommandations relatives aux problèmes de formatage :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez Fixer les problèmes de formatage.

• Dans le menu latéral de gauche, affichez les propriétés pour lesquelles les contacts ont un problème de format possible, ainsi que le nombre d'enregistrements présentant des problèmes pour cette propriété. Cliquez sur le nom de la propriété pour laquelle vous souhaitez gérer les problèmes de format.
• Dans le tableau, visualisez les problèmes éventuels et acceptez ou rejetez les résolutions proposées :
  • Contact : le contact dont la valeur de la propriété présente un éventuel problème de formatage.

• • Problème: pourquoi la valeur a été détectée comme ayant un problème de formatage (par exemple,moins de caractères que prévu).
  • Actuel: la valeur de la propriété actuelle qui présente un problème de formatage.

• • Correction proposée: la solution proposée ou la nouvelle valeur pour résoudre le problème de formatage.

• • Actions : choisissez Accepter ou Rejeter concernant la résolution proposée. Si le problème peut être résolu par une règle d'automatisation, cliquez sur Automatiser pour gérer vos paramètres d'automatisation

• Pour accepter ou rejeter en bloc, cochez les cases situées à côté de chaque question de format, puis cliquez sur Accepter ou Rejeter en haut du tableau. Pour tout sélectionner, cliquez sur la case à cocher en haut à gauche du tableau.

• Une fois que vous aurez choisi d'accepter ou de rejeter la résolution, le problème de format sera supprimé de la liste. Si vous choisissez d'accepter, la valeur de la propriété du contact sera mise à jour à la valeur indiquée dans la colonne Proposé.

Définir des règles pour corriger automatiquement les problèmes de formatage(Professional et Enterprise uniquement)

Si votre compte dispose d'un abonnement Operations Hub Professional ou Enterprise, vous pouvez activer des paramètres permettant de corriger automatiquement certains problèmes de formatage. Les règles que vous définissez accepteront automatiquement les suggestions pour les enregistrements figurant actuellement dans le tableau et pour les nouveaux enregistrements à venir.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez Fixer les problèmes de formatage.
• Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Automatisation.
• Dans le panneau de droite, sur l'onglet Règles:
  • Cliquez sur une section pour développer ses options de règles.
  • Cochez la case pour activer l'automatisation d'une règle de formatage (par exemple, mettre le prénom en majuscule). Si une règle est activée, les valeurs présentant ce problème de formatage seront automatiquement corrigées (par exemple, un contact dont le prénom est jOhN sera mis à jour en John).
  • Décochez la case pour désactiver l'automatisation d'une règle spécifique.

• Cliquez sur l'onglet Modifications des enregistrements pour afficher tous les enregistrements dont les valeurs ont été mises à jour par les règles automatisées. Cliquez sur les menus déroulants pour filtrer les enregistrements en fonction du problème ou de la date de mise à jour.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Les problèmes suivants peuvent être automatiquement détectés et corrigés pour les propriétés de contact Email, First Name et Last Name:

• Capitalisation: la valeur a une capitalisation manquante ou inattendue (par exemple, JOHN serait mis à jour en John, EXAMPLE@HUBSPOT.com serait mis à jour en example@hubspot.com).
• Champs combinés: les valeurs du prénom et du nom de famille sont combinées (par exemple, JohnSmith sera mis à jour en John Smith).
• Espacement et ponctuation: la valeur contient un espacement ou une ponctuation inattendue (par exemple, St.James serait mis à jour en St. James).

Problèmes de formatage détectés par HubSpot

Pour identifier les enregistrements et fournir des recommandations, certaines propriétés des contacts sont automatiquement évaluées pour détecter d'éventuels problèmes de formatage. Un enregistrement sera inclus dans la liste si l'un des problèmes suivants est identifié pour les propriétés de contact Email, First Name et Last Name :

Veuillez noter : HubSpot utilise l'intelligence artificielle (IA) pour identifier les problèmes potentiels. Il se peut donc que vous ne soyez pas d'accord avec un problème détecté ou une solution suggérée. Dans ce cas, vous pouvez rejeter la suggestion.

• La valeur a une majuscule manquante ou inattendue.
• La valeur contient du texte qui n'est pas communément reconnu comme une adresse électronique ou un nom.
• La valeur contient au moins un nombre inattendu.
• La valeur contient une URL ou un domaine qui n'est pas généralement inclus dans la propriété.
• La valeur contient une salutation inattendue (par exemple, M., Mme, etc.).
• La valeur contient un formatage incorrect du prénom et du nom de famille. Les problèmes possibles sont les suivants :
  • Les valeurs du prénom et du nom peuvent être combinées.
  • Les valeurs du prénom et du nom de famille sont identiques.
  • Les valeurs du prénom et du nom de famille peuvent être interverties.
• Un format différent peut être préféré pour cette propriété.
• La valeur est vide.
• La valeur de l'adresse électronique est probablement temporaire et non valide.
• La valeur n'est pas une adresse électronique valide.
• Le format est inattendu ou invalide pour la propriété.
• La valeur contient des caractères inattendus ou du texte qui n'est pas habituellement inclus dans la propriété.
• Le format est inattendu ou non valide pour un nom.
• La valeur contient du texte inattendu ou peut-être inapproprié.
• La valeur comprend un texte de remplacement commun (par exemple, n/a, Inconnu).
• La valeur contient un espacement ou une ponctuation inattendus.
• La valeur contient un nombre inattendu de caractères (c'est-à-dire que la valeur est soit trop longue, soit trop courte).