Utiliser Breeze Assistant

Breeze Assistant est un assistant conversationnel que vous pouvez utiliser pour atteindre vos objectifs de vente, de marketing et de service client. Utilisez Breeze Assistant pour affiner ou générer du contenu, préparer des réunions, résumer des données et effectuer d’autres tâches dans HubSpot.

Cet article porte sur l’utilisation de Breeze Assistant sur un ordinateur de bureau. Pour installer l’application mobile Breeze Assistant, scannez le code QR ci-dessous ou suivez les étapes décrites dans la documentation de l’application mobile Breeze Assistant :

Avant de commencer

Avant de commencer à travailler avec cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que ses limites et les considérations potentielles liées à son utilisation.

Compréhension des exigences

• Pour utiliser Breeze Assistant, activez Donnez accès aux utilisateurs à Breeze Assistant dans vos paramètres d’IA.
• Pour utiliser des fonctionnalités qui dépendent de comptes, d’applications ou d’assistants personnalisés connectés, vérifiez d’abord qu’ils sont configurés sur le bureau. Par exemple :
  • Pour préparer les réunions, confirmez que votre calendrier est connecté.
  • Pour utiliser des applications, connectez des applications à Breeze Assistant . Découvrez-en davantage sur l’utilisation de Breeze Assistant avec des applications connectées.
  • Pour utiliser des assistants personnalisés, créez ou personnalisez des assistants.
• Les autorisations utilisateur déterminent les actions pouvant être effectuées avec Breeze Assistant.

Compréhension des limites et des considérations

• La génération de contenu avec Breeze Assistant est limitée à 30 fois par minute et 1 000 fois par jour.
• Les recherches dans l’application connectée (par exemple, Gmail) ne prennent pas en charge les filtres de langue naturelle. Par exemple, lorsque vous effectuez une recherche sur Gmail, utilisez la requête de recherche Gmail m :john is :unread older_than :1m au lieu de Give me any unread emails from John du mois dernier.

Utiliser Breeze Assistant 

1. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Breeze Assistanten  haut à droite. 
2. Pour envoyer un chat, saisissez une invite, puis cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer dans l’angle inférieur droit.
3. Pour connecter des applications avec Breeze Assistant, cliquez sur le menu déroulant Applications et cochez la case en regard de chaque application que vous souhaitez inclure dans votre invite. Si vous n’avez jamais installé d’application pour Breeze Assistant, vous serez dirigé vers le marketplace Breeze . Découvrez-en davantage sur l’utilisation de Breeze Assistant avec des applications connectées.
   • Pour rechercher toutes les applications, activez l’option Utiliser toutes les applications comme sources.
   • Pour enregistrer les applications sélectionnées pour les conversations futures avec Breeze Assistant afin que ces applications soient recherchées en premier, activez l’option Conserver la sélection pour les conversations futures .

4. Pour inclure un fichier PDF avec votre invite, cliquez sur l’icône Pièce attach jointe et sélectionnez une option.
   • Pour télécharger un PDF, sélectionnez Télécharger à partir d’un ordinateur, puis sélectionnez un PDF.
   • Pour ajouter un fichier PDF depuis l’outil Fichiers, sélectionnez Choisir un fichier, puis cliquez sur un fichier PDF. 
5. Pour commencer une nouvelle conversation, cliquez sur l’icône description Nouveau chat dans l’angle supérieur droit.
6. Pour afficher les conversations précédentes, cliquez sur l’icône deverticalMenumenu en haut à droite et sélectionnez Conversations.
7. Pour utiliser un modèle d’invite ou une invite favorite, cliquez sur l’icône deverticalMenumenu en haut à droite et sélectionnez Bibliothèque d’invites, puis sélectionnez une invite. Saisissez des informations supplémentaires, puis cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer.
8. Pour enregistrer votre invite en tant que favorite, passez le curseur de la souris sur votre message, puis cliquez sur l’icône en forme d’étoile favorite .
9. Dans votre réponse, vous pouvez prendre d'autres mesures, par exemple, résumer une activité associée. Cliquez sur une action (par exemple, Résumer) pour envoyer la requête.
10. Pour copier une réponse, cliquez sur l’icône Copier le clipboardIcon message en dessous du message. 
11. Pour fournir un feedback sur une réponse Breeze Assistant :
    • Si la réponse correspond à vos attentes, cliquez sur l’icône thumbsUpIcon du pouce levé.
    • Si la réponse ne correspond pas à vos attentes, cliquez sur l’icône du pouce vers le thumbsDownIcon bas. 
12. Si votre calendrier est connecté, vous pouvez vous préparer aux réunions à venir en cliquant sur le bouton Préparer sous le nom de la réunion :

13. Pour masquer le chat, cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit.

Gérer les souvenirs Breeze Assistant

Breeze Assistant peut mémoriser des informations importantes sur un utilisateur, comme son nom, son intitulé de poste, son ton, son style d’écriture et des instructions récurrentes. Cela aidera Breeze Assistant à fournir une aide plus personnalisée au fil du temps. 

1. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Breeze Assistant dans l’angle supérieur droit.
2. Saisissez les détails que vous souhaitez ajouter ou supprimer des souvenirs de Breeze Assistant, puis cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer . Par exemple, vous pouvez demander à Breeze Assistant de se rappeler que vous préférez les puces ou d’oublier que vous utilisez un ton amical.

3. Pour afficher les souvenirs existants, cliquez surl’icône de menu verticalMenu et sélectionnez Souvenirs dans l’angle supérieur droit.
4. Pour supprimer un souvenir, cliquez sur l’icône delete Supprimer en regard de ce souvenir. 

Affiner le contenu

Utilisez Breeze Assistant pour affiner votre texte en générant du contenu à partir de textes existants.

1. Accédez à votre contenu :
   • Pages de site web : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Pages de site web.
   • Pages de destination : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Pages de destination.
   • Blog : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Blog.
   • Base de connaissances : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Base de connaissances.
   • E-mail : dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail marketing.
   • CTA : dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Capture de leads > CTA. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez CTA.
   • SMS : accédez à Marketing > SMS. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un message.
2. Cliquez sur le nom de votre contenu.
3. Dans l'éditeur, cliquez sur une section de texte enrichi du contenu. Pour les articles de la base de connaissances, cliquez sur le corps de l'article.
4. Mettez en surbrillance le texte pour lequel vous souhaitez générer du contenu, puis cliquez sur Affiner et sélectionnez une commande de mise en surbrillance.
   • Appliquer le ton marque : réécrit le texte surligné pour appliquer le ton de la marque de votre compte. En savoir plus sur la configuration d’un ton de marque .
   • Réécrire : génère une formulation différente du texte mis en surbrillance.
   • Développer : développe le contenu du texte mis en surbrillance.
   • Résumer : condense le texte mis en surbrillance.
   • Changer le ton : réécrit le texte mis en surbrillance selon le ton particulier que vous sélectionnez (Amical, Pro, Drôle, Chaleureux ou Éducatif).
   • Autre chose : réécrit le texte surligné en fonction des invites saisies dans Breeze Assistant.
5. Une fois le contenu généré, cliquez sur Remplacer pour l’utiliser ou sur Affiner pour ajouter des informations supplémentaires.

Générer du nouveau contenu

Générez du nouveau contenu à l’aide de requêtes dans des pages, des articles de blog, des e-mails marketing, des CTA et des SMS.

1. Accédez à votre contenu :
   • Pages de site web : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Pages de site web.
   • Pages de destination : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Pages de destination.
   • Blog : dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Blog.
   • CTA : dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Capture de leads > CTA. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez CTA.
   • SMS : accédez à Marketing > SMS. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un message.
2. Cliquez sur le nom de votre contenu
3. Dans l'éditeur de contenu, cliquez sur une section de texte enrichi de votre contenu.
4. Saisissez / pour afficher le menu, puis sélectionnez une commande barre oblique

• • Générer un titre : générez un titre de section en fonction de votre requête (non disponible dans les SMS).
  • Générer une image : générez une image en fonction de votre requête (non disponible dans les SMS).
  • Générer un paragraphe : générez un paragraphe en fonction de votre requête (non disponible dans les SMS).
  • Générer une sous-section : générez une section de votre contenu en fonction de votre requête (non disponible dans les e-mails marketing ni les SMS).
  • Générer un message (SMS uniquement) : générez un message SMS.

5. Dans Breeze Assistant, saisissez une description du contenu à générer. Les bonnes pratiques à appliquer pour créer une requête efficace incluent ce qui suit :
   • Soyez aussi spécifique que possible.
   • Utilisez un langage simple et direct pour éviter toute confusion ou ambiguïté.
   • Fournissez des exemples ou des informations supplémentaires pour aider Breeze Assistant à mieux comprendre le contexte et le ton de votre demande.
   • Testez différents types de requêtes si vous n'obtenez pas le résultat souhaité.
6. Une fois le contenu généré, cliquez sur Insérer pour l’utiliser ou sur Affiner pour ajouter des informations supplémentaires.

Générer des devis

Avec l’option Créer des devis via Breeze Assistant (BÊTA), Breeze Assistant évalue votre requête pour sélectionner le bon modèle, extrait les informations pertinentes sur la transaction ou l’entreprise et génère un brouillon de devis que vous pouvez consulter.

1. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Breeze Assistant dans l’angle supérieur droit.
2. Saisissez votre invite. Fournissez autant de détails que possible, y compris le modèle et les lignes de produits. Si aucun modèle n’est spécifié, Breeze Assistant utilisera votre modèle le plus récemment utilisé. Par exemple :

Créez un devis pour l’entrepriseXYZ en utilisant mon modèle de devis. Définissez la durée sur 12 mois.

Créez un devis pour Exemple de transaction en utilisant mon modèle de devis. Incluez les lignes de produits Installation.

3. Cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer .
4. Breeze Assistant générera un aperçu du devis en fonction de l’invite que vous avez fournie. Pour modifier des détails de devis supplémentaires, saisissez une invite, puis cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer . Par exemple :

Appliquer une remise de 15 % sur toutes les lignes de produits.

Mettre à jour la durée à 5 mois.

5. Après avoir confirmé les détails du devis dans l’aperçu, saisissez Procéder à la création de devis, puis cliquez sur l’icône d’envoi breezeSendIcon
6. Breeze Assistant générera le brouillon de devis. Cliquez sur Aller au devis pour continuer à créer votre devis dans l’éditeur de devis.

Résumer les données

Utilisez Breeze Assistant pour générer des résumés de vos performances pour les e-mails marketing, les rapports et les enquêtes de feedback, entre autres outils.

Résumer les performances des e-mails marketing

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
2. Passez le curseur sur un e-mail marketing envoyé, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Résumé des performances.

Résumer les rapports

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de votre souris sur l’icône breezeSingleStar Breeze sur votre tableau de bord des rapports.

3. Breeze Assistant vous montrera les principaux points à retenir du rapport.
4. Pour poser des questions de suivi, saisissez un message, puis cliquez sur l’icône breezeSendIcon Envoyer .

Résumer les réponses à l’enquête

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Enquêtes de feedback.
2. Passez le curseur de la souris sur l’enquête et cliquez sur l’icône breezeSingleStar Breeze. Le résumé ne peut être généré qu'après avoir reçu au moins trois soumissions.

3. Pour poser des questions de suivi, saisissez un message, puis appuyez sur l’icône Envoyer. Par exemple : Résumez l’évaluation moyenne pour le propriétaire du ticket, Leslie Knope.

Exemples de cas d'utilisation

Les exemples suivants sont basés sur des objectifs courants en matière de vente, de marketing et de gestion des bases de données CRM. Découvrez-en davantage sur les cas d’utilisation lorsque vous utilisez Breeze Assistant avec des applications connectées.

• Créer un nouvel enregistrement : vous êtes en communication avec une entreprise intéressée par l'achat de votre produit. Pendant la réunion, vous pouvez rapidement créer une nouvelle transaction avec les informations pertinentes en utilisant la requête Ajouter une transaction. Une fois la transaction créée, vous pouvez vous attribuer votre propre transaction, mettre à jour des détails supplémentaires avec Breeze Assistant (par exemple, Attribuer [transaction]-moi), ou modifier des valeurs de propriété dans HubSpot.
• Créer et réviser des notes : c’est à vous de prendre des notes lors d’une réunion d’entreprise. Au lieu d'accéder à chaque contact pour y ajouter des notes, vous pouvez créer des notes à l'aide de la requête Ajouter une note à un contact. Après la réunion, vous pouvez utiliser la requête Examiner les notes pour récupérer les notes enregistrées.
• Répertorier les enregistrements selon des critères spécifiques : vous êtes directeur commercial et vous voulez savoir quelles sont les transactions qui seront conclues le mois prochain. Vous pouvez envoyer un message Rechercher les transactions dont la date de clôture se situe en août 2024 pour obtenir la liste des transactions dont la date de clôture se situe ce mois-là.
• Résumer une fiche d’informations : votre CRM comprend une entreprise avec de nombreuses activités, mais vous aimeriez voir une vue d’ensemble des notes enregistrées plutôt que de faire défiler toutes les activités sur la fiche d’informations. Vous pouvez saisir la requête Résumer l'entreprise [nom de domaine de l'entreprise] pour récupérer certaines valeurs de propriété de l'entreprise et des résumés de ses activités. Découvrez-en davantage sur ce qui est inclus dans un résumé de fiche d’informations.

• Résumer les réponses à l’enquête de feedback : si vous disposez d’une licence utilisateur Service Hub , vous pouvez résumer les réponses à l’enquête pour analyser les thèmes clés et le feedback sur des objets tels que les entreprises, les transactions et les tickets, ce qui permet de réduire le travail manuel et d’accélérer la prise de décision. Le résumé ne peut être généré qu'après avoir reçu au moins trois soumissions.
• Générer un article de blog : vous écrivez un article de blog qui explique comment augmenter le nombre de vos abonnés aux réseaux sociaux. Vous pouvez utiliser la requête Générer un article de blog pour vous aider à commencer à rédiger un article en fonction de votre entreprise et de votre public. Si vous avez connecté votre compte à HubSpot, vous pouvez créer un brouillon d'article de blog dans HubSpot avec son contenu.
• Générer une image : vous êtes un expert marketing à la recherche d'images à inclure dans un article de blog ou sur les réseaux sociaux pour une collecte de fonds visant à construire un refuge pour chiens. Vous pouvez utiliser la requête Générer une image pour générer une image d'enfant avec un chien. Après avoir généré une image, cliquez sur Enregistrer l’image pour l’enregistrer directement dans l’outil Fichiers.
• Rédiger un e-mail de vente : vous êtes un représentant commercial qui souhaite obtenir des modèles d'e-mail applicables à différents scénarios. Vous pouvez utiliser les différentes requêtes d'e-mail de vente pour vous aider à générer des e-mails destinés à des prospects se trouvant à différentes phases du cycle de vie. Voici quelques exemples d'e-mails de vente : e-mail personnalisé de prise de contact, e-mail de réactivation de lead, e-mail destiné à un leader d'opinion, etc.
• Créer un workflow : vous êtes responsable des ventes et souhaitez attribuer de nouveaux leads à vos représentants commerciaux. Vous pouvez générer un workflow, comprenant des critères d'inscription et des actions, afin d'automatiser ce processus. Vous pouvez utiliser la structure Quand [cet événement se produit], alors [effectuer cette action] lorsque vous saisissez votre requête.
• Résumer les données du workflow : vous essayez de déterminer pourquoi quelque chose a pu se produire dans votre workflow. Par exemple, vous pouvez demander pourquoi une fiche d’informations a été inscrite ou non dans un workflow, les actions exécutées pour cette fiche d’informations, etc.
• Comparer différentes applications : vous devez choisir entre deux applications différentes dans le marketplace des applications HubSpot. Vous pouvez saisir une requête pour comparer les applications, puis utiliser des informations de haut niveau telles que les fonctionnalités d'intégration, les exigences de tarification et d'abonnement, les évaluations, etc. pour prendre votre décision.
• Effectuer des recherches sur une entreprise : vous effectuez des recherches sur un prospect et souhaitez en savoir plus sur son utilisation de la technologie et suivre l'actualité le concernant. Vous pouvez utiliser les requêtes Rechercher des informations sur la technologie et Rechercher des actualités sur l'entreprise pour collecter les informations requises.