Demander l'autorisation d'envoyer un e-mail de marketing

Pour rationaliser la coordination entre les concepteurs d'e-mails marketing et les autres utilisateurs de votre compte HubSpot, vous pouvez activer les demandes d'approbation des e-mails, ce qui notifiera automatiquement les parties prenantes et les invitera à examiner l'e-mail avant qu'il ne puisse être envoyé.

Une fois activée, l'approbation sera requise pour tous les utilisateurs, à l'exception des super-administrateurs de votre compte HubSpot. Les super-administrateurs peuvent toujours demander l'approbation des autres utilisateurs de leur compte.

Si vous souhaitez tester le processus d'approbation des e-mails sans empêcher les autres utilisateurs de votre compte de publier normalement des e-mails, vous pouvez activer l'approbation des e-mails dans un compte bac à sable standard.

Activer les demandes d'approbation par e-mail

Pour activer les demandes d'approbation, un super administrateur de votre compte doit effectuer les opérations suivantes :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Approbations.
• Sous Marketing, cliquez sur Configurer les approbations pour les e-mails marketing.
• Dans la section Choose who can skip approvals , sélectionnez une option  pour laquelle les utilisateurs n'ont pas besoin d'approbation pour publier du contenu :
  • Seuls les super administrateurs peuvent ignorer les approbations : seuls les utilisateurs dispsant d'autorisations Super administrateur peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d'approbation. 
  • Tout le monde peut ignorer les approbations : tous les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d'approbation. 
  • Seuls les utilisateurs que je choisis peuvent ignorer des approbations : des utilisateurs spécifiques peuvent envoyer des e-mails marketing sans demander d'approbation. Lorsque vous sélectionnez cette option, cochez la case à côté de chaque utilisateur qui peut ignorer les approbations. Les super-administrateurs ne peuvent pas être sélectionnés, car ils ont toujours la possibilité d'ignorer les approbations. 

• Cliquez sur Suivant. 
• Cliquez sur Activer les approbations, puis cliquez sur Terminé. 

Personnaliser les autorisations d'approbation

Une fois que vous avez activé les approbations marketing, tous les super administrateurs de votre compte auront automatiquement l'autorisation d'approuver les e-mails marketing par défaut. Vous pouvez également autoriser d'autres utilisateurs de votre compte à approuver les e-mails marketing, ou permettre à certains utilisateurs de passer outre le processus d'approbation.

Accorder des autorisations d'approbation des e-mails

Pour accorder l'autorisation d'approbation des e-mails aux utilisateurs qui ne sont pas des super-administrateurs :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Users et teams.
• Survolez un utilisateur, puis cliquez sur Modifier les autorisations.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet Marketing.
• Assurez-vous que le commutateur Marketing Access est activé, puis cliquez sur la section Approvals pour la développer.
• Cliquez pour activer l'interrupteur Approuver les e-mails marketing.

Vous pouvez également ajouter l'autorisation Approuver le contenu à un ensemble d'autorisations. En savoir plus sur la création et la gestion des jeux de permissions.

Une fois que vous avez activé l'approbation des e-mails marketing et configuré les personnes autorisées à donner leur accord, les autres utilisateurs de votre compte peuvent demander l'approbation d'un e-mail dans le panneau Révision et envoi de l'éditeur d'e-mails. Vous pouvez également demander une approbation, visualiser l'activité d'approbation ou approuver un e-mail à l'aide de la barre latérale de collaboration.

Permettre aux utilisateurs d'ignorer l'approbation

Par défaut, seuls les superadministrateurs peuvent ignorer le processus d'approbation. Pour modifier ce paramètre afin d'autoriser des utilisateurs spécifiques à contourner le processus d'approbation ou d'autoriser tout le monde à ignorer les approbations :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > E-mail.
• Dans l'onglet Configuration, cliquez sur Approbations.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet Skip approvals.

• Sélectionnez les personnes autorisées à ignorer les approbations :
  • Seuls les superadministrateurs peuvent ignorer les approbations : seuls les superadministrateurs de votre compte peuvent ignorer le processus d'approbation des e-mails.
  • Tout le monde peut ignorer les approbations : Vous pouvez sélectionner cette option si vous souhaitez maintenir le processus d'approbation en place mais autoriser tous les utilisateurs de votre compte à ignorer les approbations. Par exemple, cette option peut être utile si vous devez envoyer des E-mails critiques et que vos approbateurs habituels sont occupés.
  • Seuls les utilisateurs que je choisis peuvent ignorer les approbations : En plus des super administrateurs, vous pouvez sélectionner des utilisateurs spécifiques dans votre compte qui auront également la permission d'ignorer le processus d'approbation.
• Cliquez sur Enregistrer.

Demande d'approbation dans l'éditeur d'e-mail

Si vous concevez un e-mail de marketing et que vous souhaitez demander une évaluation :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• En haut à droite, cliquez sur Créer un e-mail ou sur le nom d'un e-mail existant.
• Lorsque vous avez terminé la conception de votre e-mail, cliquez sur Demander l'approbation en haut à droite de l'éditeur.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur , puis sélectionnez jusqu'à 10 utilisateurs que vous souhaitez voir examiner et approuver votre E-mail. Si vous sélectionnez plusieurs approbateurs, ils doivent tous approuver votre E-mail avant que vous puissiez le publier.
• Sélectionnez une option sur le seuil d'approbation requis :
  • Tous les approbateurs : tous les approbateurs sélectionnés à l'étape précédente doivent approuver votre E-mail avant qu'il ne soit publié.
  • Un seul approbateur : un seul approbateur doit approuver votre e-mail avant que vous puissiez le publier.

• Saisissez un message facultatif qui sera inclus dans la notification de demande d'approbation.
• Cliquez sur Demande d'approbation.

Gérez vos approbations avec la barre latérale de collaboration

Après avoir demandé une approbation, vous pouvez consulter et gérer le statut d'approbation d'un e-mail à partir de votre barre latérale de collaboration. Vous pouvez également utiliser la barre latérale de collaboration pour ajouter des commentaires à votre e-mail pendant le processus d'approbation. En savoir plus sur l'utilisation de la barre latérale de collaboration. 

Pour revoir et gérer vos approbations avec la barre latérale de collaboration :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Passez le curseur de votre souris sur votre e-mail et cliquez sur Modifier. 
• En haut à droite, cliquez sur l'icône approvals sur l'icône des approbations. Si une approbation a été demandée, l'un des statuts d'approbation suivants s'affiche :
  • En attente d'approbation : l'e-mail est en attente d'approbation. Les autres utilisateurs, y compris les super administrateurs, ne pourront pas publier et envoyer l'e-mail marketing. 
  • Approuvé : l'e-mail marketing a été approuvé et peut être envoyé. 
  • Approbation rappelée : l'approbation a été rappelée par l'utilisateur qui l'avait initialement demandée. 

• Pour approuver un e-mail :
  • Cliquez sur Approuver.
  • Dans la boîte de dialogue, entrez un message . Ce message sera affiché dans la notification d'approbation. 

• • Pour demander des modifications à l'e-mail, cliquez sur Demander des modifications. Dans l'onglet commentaires, vous pouvez ajouter des commentaires pour fournir un contexte supplémentaire. Vous pouvez également @mentionner vos coéquipiers, ce qui les informera que 

Rappeler l'approbation d'un e-mail

Si vous devez relancer entièrement le processus d'approbation, vous pouvez rappeler une approbation et la demander à nouveau après avoir apporté vos modifications.

Rappeler une approbation :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Survolez l'e-mail dont vous souhaitez rappeler l'approbation, puis cliquez sur Modifier.
• En haut à droite, cliquez sur Approbations, puis sélectionnez Approbation du rappel.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez un message pour expliquer la raison du rappel de l'approbation. Ce message sera inclus dans la notification adressée à tous les approbateurs initiaux.
• Cliquez sur Rappeler l'approbation.

Examiner les approbations sur la page d'index des e-mails

Si vous vous rendez sur la page d'index des e-mails marketing, vous pouvez consulter le statut d'approbation de vos e-mails dans la colonne Statut d'approbation . Si la colonne n'est pas présente sur la page, vous pouvez cliquer sur Gérer les colonnes, puis cocher la case Statut d'approbation pour l'ajouter aux colonnes de la page d'index.

Approbation des e-mails d'abonnement à des flux RSS et à des blogs

Lors de la demande d'approbation d'un e-mail d'abonnement à un flux RSS ou à un blog, l'e-mail ne doit être approuvé qu'une seule fois. Toute mise à jour ultérieure de l'E-mail peut être publiée immédiatement sans qu'il soit nécessaire d'obtenir à nouveau l'approbation.

En savoir plus sur la manière de configurer un e-mail d'abonnement à un blog ou à un flux RSS.