Demander l'autorisation d'envoyer un e-mail de marketing

Pour rationaliser la coordination entre les concepteurs d'e-mails marketing et les autres utilisateurs de votre compte HubSpot, vous pouvez activer les demandes d'approbation des e-mails, ce qui notifiera automatiquement les parties prenantes et les invitera à examiner l'e-mail avant qu'il ne puisse être envoyé.

Une fois activée, l'approbation sera requise pour tous les utilisateurs, à l'exception des super-administrateurs de votre compte HubSpot. Les super-administrateurs peuvent toujours demander l'approbation des autres utilisateurs de leur compte.

Si vous souhaitez tester le processus d'approbation des e-mails sans empêcher les autres utilisateurs de votre compte de publier normalement des e-mails, vous pouvez activer l'approbation des e-mails dans un compte bac à sable standard.

Activer les demandes d'approbation par e-mail

Pour activer les demandes d'approbation, un super administrateur de votre compte doit effectuer les opérations suivantes :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > E-mail.
• Dans l'onglet Configuration, cliquez sur Approbations.
• Cliquez sur ce bouton pour activer l'option Ajouter des approbations à tous les e-mails marketing .

Accorder à l'approbateur des autorisations à d'autres utilisateurs

Une fois que vous avez activé les approbations marketing, tous les super administrateurs de votre compte auront automatiquement l'autorisation d'approuver les e-mails marketing par défaut. Vous pouvez également autoriser d'autres utilisateurs de votre compte à approuver les e-mails marketing.

Pour accorder l'autorisation d'approbation des e-mails aux utilisateurs qui ne sont pas des super-administrateurs :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Utilisateurs et équipes.
• Passez la souris sur un utilisateur, puis cliquez sur le menu déroulant Actions . Sélectionnez Modifier.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet Compte.
• Sous Accès aux paramètres, cliquez sur Paramètres pour développer la section, puis cliquez sur pour activer l'option Approuver le contenu.

Vous pouvez également ajouter l'autorisation Approuver le contenu à un ensemble d'autorisations. En savoir plus sur la création et la gestion des jeux de permissions.

Une fois que vous avez activé l'approbation des e-mails marketing et configuré les personnes autorisées à donner leur accord, les autres utilisateurs de votre compte peuvent demander l'approbation d'un e-mail dans le panneau Révision et envoi de l' éditeur d'e-mails. Vous pouvez également demander une approbation, visualiser l'activité d'approbation ou approuver un e-mail à l'aide de la barre latérale de collaboration.

Demande d'approbation dans l'éditeur d'e-mail

Si vous concevez un e-mail de marketing et que vous souhaitez demander une évaluation :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• En haut à droite, cliquez sur Créer un e-mail ou sur le nom d' un e-mail existant.
• Lorsque vous avez terminé la conception de votre e-mail, cliquez sur Demander l'approbation en haut à droite de l'éditeur.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur , puis sélectionnez jusqu'à 10 utilisateurs que vous souhaitez voir examiner et approuver votre E-mail. Si vous sélectionnez plusieurs approbateurs, ils doivent tous approuver votre E-mail avant que vous puissiez le publier.
• Saisissez un message facultatif qui sera inclus dans la notification de demande d'approbation.
• Cliquez sur Demande d'approbation.

Gérez vos approbations avec la barre latérale de collaboration

Après avoir demandé une approbation, vous pouvez consulter et gérer le statut d'approbation d'un e-mail à partir de votre barre latérale de collaboration. Vous pouvez également utiliser la barre latérale de collaboration pour ajouter des commentaires à votre e-mail pendant le processus d'approbation. En savoir plus sur l' utilisation de la barre latérale de collaboration. 

Pour revoir et gérer vos approbations avec la barre latérale de collaboration :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Passez le curseur de votre souris sur votre e-mail et cliquez sur Modifier. 
• En haut à droite, cliquez sur l'icône approvals sur l' icône des approbations. Si une approbation a été demandée, l'un des statuts d'approbation suivants s'affiche :
  • En attente d'approbation : l'e-mail est en attente d'approbation. Les autres utilisateurs, y compris les super administrateurs, ne pourront pas publier et envoyer l'e-mail marketing. 
  • Approuvé : l'e-mail marketing a été approuvé et peut être envoyé. 
  • Approbation rappelée : l'approbation a été rappelée par l'utilisateur qui l'avait initialement demandée. 

• Pour approuver un e-mail :
  • Cliquez sur Approuver.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez un message. Ce message sera affiché dans la notification d'approbation. 

• • Pour demander des modifications à l'e-mail, cliquez sur Demander des modifications. Dans l'onglet commentaires, vous pouvez ajouter des commentaires pour fournir un contexte supplémentaire. Vous pouvez également @mentionner vos coéquipiers, ce qui les informera que 

Rappeler l'approbation d'un e-mail

Si vous devez relancer entièrement le processus d'approbation, vous pouvez rappeler une approbation et la demander à nouveau après avoir apporté vos modifications.

Rappeler une approbation :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Survolez l'e-mail dont vous souhaitez rappeler l'approbation, puis cliquez sur Modifier.
• En haut à droite, cliquez sur Approbations, puis sélectionnez Approbation du rappel.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez un message pour expliquer la raison du rappel de l'approbation. Ce message sera inclus dans la notification adressée à tous les approbateurs initiaux.
• Cliquez sur Rappeler l'approbation.

Examiner les approbations sur la page d'index des e-mails

Si vous vous rendez sur la page d'index des e-mails marketing, vous pouvez consulter le statut d'approbation de vos e-mails dans la colonne Statut d'approbation . Si la colonne n'est pas présente sur la page, vous pouvez cliquer sur Gérer les colonnes, puis cocher la case Statut d'approbation pour l'ajouter aux colonnes de la page d'index.

Approbation des e-mails d'abonnement à des flux RSS et à des blogs

Lors de la demande d'approbation d'un e-mail d'abonnement à un flux RSS ou à un blog, l'e-mail ne doit être approuvé qu'une seule fois. Toute mise à jour ultérieure de l'E-mail peut être publiée immédiatement sans qu'il soit nécessaire d'obtenir à nouveau l'approbation.

En savoir plus sur la manière de configurer un e-mail d' abonnement à un blog ou à un flux RSS.