Gérer la liste d’autorisations et de rejets dans la boîte de réception des conversations

Lorsque vous connectez votre e-mail d’équipe à la boîte de réception des conversations ou au centre de support, tous les e-mails entrants y sont envoyés. Pour que ces canaux restent organisés, configurez votre liste d’interdictions et d’autorisation dans votre afin de garder votre boîte de réception exempte d’e-mails ne nécessitant pas l’attention de votre équipe.

L'ajout d'un E-mail ou d'un domaine à votre liste d'autorisation ou de refus dans HubSpot n'affectera pas les paramètres de votre client de messagerie externe ou de votre e-mail d'équipe connecté (par exemple, les e-mails ajoutés à votre liste de refus dans HubSpot ne seront pas envoyés à votre dossier spam dans un e-mail Gmail ou Outlook connecté).

Veuillez noter : vous devez être un utilisateur avec Account Access permissions pour faire des changements à la liste d'autorisation ou de refus.

Ajouter des e-mails ou des domaines à votre liste d'autorisation ou de refus

Les conversations envoyées depuis des adresses e-mail ou des domaines figurant sur votre liste d’autorisations ne seront jamais marquées comme spam, mais les adresses e-mail ou domaines figurant sur votre liste d’interdictions seront marqués comme spam et n’apparaîtront pas dans la boîte de réception ou le centre de support. Pour ajouter des adresses e-mail ou des domaines à votre liste d'autorisation ou de refus :

Remarque : toute conversation marquée comme spam, que ce soit manuellement ou automatiquement en fonction des règles de filtrage, sera définitivement supprimée de la vue Spam au bout de 90 jours.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Boîte de réception & Service d’assistance > Autoriser & les refus.
• Cliquez sur Ajouter un e-mail ou un domaine.

• Dans la boîte de dialogue, entrez une adresse e-mail ou un domaine.

• • Pour autoriser ou refuser l'envoi dans la boîte de réception d'E-mails provenant d'un destinataire spécifique, saisissez l'adresse e-mail sous la forme emailaddress@domain.com (par exemple, name@hubspot.com).
  • Pour autoriser ou refuser les e-mails envoyés à la boîte de réception à partir d'un domaine spécifique, saisissez le domaine sous la forme domain.com (par exemple, hubspot.com).

• Cliquez sur Ajouter.

Outre les adresses e-mail et les domaines que vous ajoutez manuellement à votre liste d’interdictions ou d’autorisation, les événements suivants se produiront par défaut dans votre boîte de réception ou votre centre de support :

Attention : à l'exception des e-mails marqués comme spam par votre fournisseur de messagerie, ces règles ne peuvent pas être modifiées en ajoutant les adresses e-mail ou les domaines à la liste d'autorisation .

• Les E-mails envoyés à partir d'un contact existant dans votre base de données ne seront pas marqués comme spam, sauf s'il s'agit d'une réponse automatisée.
• Les e-mails envoyés par votre équipe connectée à cette même adresse serontmarqués comme spam.
• Les e-mails envoyés par un visiteur bloqué seront marqués comme spam.
• Les e-mails envoyés à partir de noreply@hubspot.com seront marqués comme spam.
• Les E-mails envoyés depuis votre compte HubSpot (par exemple les E-mails envoyés depuis vos workflows) seront marqués comme spam.
• Les e-mails envoyés en réponse à un e-mail de workflow qui crée un nouveau fil de discussion dans la boîte de réception ou le centre de support seront marqués comme spam.
• Les e-mails marqués comme spam par votre fournisseur de messagerieseront marqués comme spam dans la boîte de réception des conversations ou le centre de support et apparaîtront dans la vue Spam.  Si l’e-mail est envoyé depuis une adresse e-mail ou un domaine figurant sur votre liste d’autorisations, il apparaîtra comme un e-mail ordinaire. 

• E-mail de réponse automatique : un e-mail généré automatiquement, tel qu'une réponse automatique ou une réponse en dehors du bureau.
• E-mails de marketing : e-mails envoyés dans le cadre d'une campagne de marketing.
• E-mails basés sur le rôle : e-mails qui ne sont pas envoyés par une personne en particulier mais par une entreprise, un département, un poste ou un groupe. Une liste complète des e-mails basés sur les rôles :
  • abuse
  • admin
  • alert
  • billing
  • compliance
  • devnull
  • dns
  • finance
  • ftp
  • hostmaster
  • info
  • infrastructure
  • inoc
  • ispfeedback
  • ispsupport
  • it
  • list
  • list-request
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • marketing
  • no-reply
  • noc
  • noreply
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • privacy
  • registrar
  • root
  • sales
  • security
  • spam
  • support
  • sysadmin
  • tech
  • undisclosed-recipients
  • unsubscribe
  • usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
• E-mails contenant des liens de désabonnement : e-mails contenant des liens de désabonnement.

• Cliquez sur Enregistrer.

Marquer les e-mails comme n'étant pas des spams

Si un visiteur a été marqué comme spam, vous pouvez effacer l’indicateur de spam afin que les futurs e-mails de cet expéditeur soient remis dans votre boîte de réception ou votre centre de support.

• Pour accéder à la boîte de réception des conversations, accédez à Boîte de réception du CRM>.  
• Pour accéder à centre de support, rendez-vous sur Espaces de travail >Help Desk.  
• Dans la barre latérale gauche, accédez à la vue Spam .
• Cliquez sur une conversation d'e-mail pour l'ouvrir.
• Dans la bannière au-dessus de la conversation, cliquez sur Marquer comme non spam.

Si vous avez activé les paramètres de création automatique de tickets de pour votre boîte de réception, un nouveau ticket sera créé dès que vous marquerez un fil d'e-mail comme n'étant pas un spam. Ce nouveau ticket sera horodaté en fonction de la date de réception initiale de l'e-mail, et non de la date à laquelle l'e-mail a été marqué comme n'étant pas un spam. De nouveaux tickets ne seront créés que pour les E-mails qui ont été automatiquement marqués comme spam.