Gérer la disponibilité utilisateur pour la boîte de réception des conversations

Dans les paramètres de gestion de la disponibilité de la boîte de réception des conversations, vous pouvez vérifier le statut de disponibilité de votre équipe et les boîtes de réception auxquelles elle a accès dans votre compte. 

Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs d’une boîte de réception, accédez aux paramètres de votre boîte de réception. 

Définir des heures de travail d'utilisateur

Les super administrateurs et les utilisateurs individuels peuvent définir des heures de travail hebdomadaires en fonction du fuseau horaire de l'utilisateur. Lorsqu’un utilisateur est en dehors de ses heures de travail, sa disponibilité passera à Absent et il ne sera pas éligible à l’attribution automatique dans la boîte de réception des conversations. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
4. Cliquez sur l'onglet Préférences. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
5. Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire pour sélectionner le fuseau horaire de l'utilisateur. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
6. Sous Heures de travail générales, cliquez sur + Ajouter des heures. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les jours de la semaine et les heures de début et de fin. Pour supprimer un jour, cliquez sur l'icône Supprimer delete.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. En haut de la fiche d'informations de l'utilisateur, vous pouvez maintenant voir le statut de disponibilité de l'utilisateur et ses heures de travail pour la journée.
   
   • Pour modifier manuellement le statut de disponibilité, cliquez sur le menu déroulant Statut de l'utilisateur, puis cliquez sur Disponible ou Absent.
   • Pour modifier les heures de travail, cliquez sur Modifier les heures de travail.

Définir l’utilisateur en dehors des heures de bureau 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
4. Cliquez sur l'onglet Préférences. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
5. Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire pour sélectionner le fuseau horaire de l'utilisateur. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
6. Sous Absent, cliquez sur + Ajouter des dates. Pour définir une période d'absence, cliquez sur le champ de sélecteur de dates et sélectionnez des dates. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les heures de début et de fin. Pour supprimer des dates, cliquez sur l'icône Supprimer delete.
7. Cliquez sur Enregistrer. 
8. En haut de la fiche d’informations utilisateur, le statut de disponibilité et les heures de travail de l’utilisateur pour la journée indiqueront les dates de début et de fin de la période d’absence du bureau de l’utilisateur.
   
   • Pour modifier manuellement le statut de disponibilité, cliquez sur le menu déroulant Statut de l'utilisateur, puis cliquez sur Disponible ou Absent.
   • Pour modifier les heures de travail, cliquez sur Modifier les heures de travail.

Synchronisez les événements du calendrier des absences avec HubSpot 

Si vous utilisez la synchronisation du calendrier de HubSpot avec Google ou le calendrier Outlook, vous pouvez synchroniser automatiquement des événements automatiques entre votre calendrier et HubSpot. 

Pour synchroniser des événements automatiques entre HubSpot et votre calendrier Google ou Outlook : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
• Cliquez sur l'onglet Préférences. Puis, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
• Dans la section Absence du bureau, sélectionnez la case à cocher Synchroniser les absences du bureau avec votre calendrier .

Définir le statut de disponibilité depuis la boîte de réception des conversations 

Au début des heures de travail d'un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement défini sur Disponible. À la fin des heures de travail d'un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement défini sur Absent. Les utilisateurs peuvent modifier manuellement leur statut de disponibilité en cours de journée pour indiquer lorsqu'ils sont absents.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Boîte de réception.
2. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur le menu déroulant Vous êtes disponible . Sélectionnez ensuite une option :
   
   • Définir comme absent : vous serez marqué comme Absent jusqu’à ce que vous redéfinissiez manuellement le statut sur Disponible.
   • Définir comme absent temporairement : si vous disposez d’une licence Service attribuée, vous pouvez vous définir comme absent pendant une durée spécifique.
     
     • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une durée prédéfinie. Pour définir une durée personnalisée, cliquez sur Personnalisé, puis saisissez votre temps préféré. Une fois la durée écoulée, votre statut repassera à Disponible. 
     • Cliquez sur Enregistrer.
   
   

Définir le statut de disponibilité pour les membres de l'équipe 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans la barre latérale de gauche, accédez à Gestion de la disponibilité du support dans la boîte de réception & .> 
3. Dans le tableau, affichez les utilisateurs qui ont accès à vos boîtes de réception ou à votre centre de support . Si un utilisateur n’est pas répertorié dans le tableau, découvrez comment vérifier l’accès à la boîte de réception.
4. Pour filtrer les utilisateurs, cliquez sur les filtres en haut du tableau et sélectionnez une valeur. Les filtres que vous appliquez seront visibles par tous les utilisateurs accédant à cette vue à l'avenir.
5. Pour supprimer des filtres, cliquez sur Effacer les filtres.
6. Cliquez sur le statut de l’utilisateur, puis sur Disponible ou Absent.
   
   

Remarque : Si vous êtes un utilisateur gratuit, vous pouvez voir le statut des autres membres de votre équipe, mais vous ne pouvez pas modifier le statut d’envoi d’un autre utilisateur.

Lorsque l’utilisateur accède à sa boîte de réception, il voit une alerte l’informant qu’un administrateur a changé son statut sur Absent. Pour recevoir à nouveau des messages, il devra cliquer sur Définir mon statut sur disponible.

Configurer les règles de transfert du canal 

Découvrez comment configurer des règles de transfert pour chaque canal de boîte de réception afin que les conversations entrantes soient automatiquement transférées vers des utilisateurs et équipes spécifiques dans votre compte.