Organiser les conversations dans des vues personnalisées dans la boîte de réception

Vous pouvez filtrer les conversations dans des vues pour aider votre équipe à établir des priorités et à gérer efficacement les communications de vos clients dans la boîte de réception. Par exemple, créez une vue de toutes les conversations associées aux tickets hautement prioritaires afin que votre équipe sache qu'elle doit se concentrer sur ces conversations.

Remarque : Vous devez disposer de l'accès Vues personnalisées pour créer, modifier ou supprimer des vues.

Créer des vues personnalisées

Créez des vues personnalisées pour aider votre équipe à gérer les communications de vos clients.

Remarque : Vous pouvez créer jusqu'à 50 vues personnalisées.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boîte de réception.
• Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sélectionnez Créer une vue.
• Dans le panneau de droite, saisissez un nom pour la vue dans le champ Nom , puis cliquez sur Suivant.
• Dans la section Type de filtre , sélectionnez une option de filtre. Vous pouvez filtrer par défaut les propriétés de ticket ou de conversations, ainsi que les propriétés de ticket personnalisées. 

Remarque : vous ne pouvez pas filtrer par les propriétés suivantes : flux de discussion,boîte de réception, URL source, ID du fil de discussion, date de réponse de l'e-mail du premier agent, source etdélai de réponse du premier agent. 

• Cliquez sur Suivant.
• Recherchez et sélectionnez une propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer vos conversations, puis sélectionnez une option pour définir des critères basés sur cette propriété. Cliquez sur Appliquer le filtre.

• Pour ajouter d'autres critères de filtrage ou affiner les critères existants, cliquez sur ET ou OU. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de la logique ET ou OU.
• Cliquez sur Terminé.

En fonction de vos données, il peut s'écouler quelques heures avant que la vue ne soit ajoutée à votre boîte de réception. Lorsque la nouvelle vue est créée avec succès, les conversations qui répondent aux critères apparaissent dans cette vue. Les autres membres de l'équipe présents dans la boîte de réception pourront également accéder à ces vues.

Gérer les vues

Toutes vos vues HubSpot personnalisées et standard apparaîtront dans la barre latérale de la boîte de réception. Les vues suivantes sont standard et ne peuvent pas être supprimées :

• Non attribués
• Qui me sont attribués
• Toutes les ouvertures
• Chat
• Bots
• E-mail
• Messenger
• Formulaires
• Tous les fermés
• Envoyé
• Spam
• Corbeille

Les vues Non attribués, Qui me sont attribués, Toutes les ouvertures et Chat s'afficheront toujours. Pour accéder aux autres vues standard, cliquez sur Plus. 

Remarque : Si vous envoyez un e-mail à un contact à partir de la boîte de réception, l'e-mail envoyé n'apparaitra pas dans la vue Toutes les ouvertures jusqu'à ce que le destinataire réponde à l'e-mail.

Pour réorganiser l'ordre des vues personnalisées, cliquez sur la vue et faites-la glisser vers une position différente.

Vouspouvez également modifier le nom ou les critères de filtre d'une vue personnalisée existante.

• Pour modifier une propriété existante :
  • Dans la barre latérale de gauche de la boîte de réception, passez le curseur sur la vue et cliquez sur l'icône de menu verticalMenu, puis sélectionnez Modifier la vue.
  • Modifiez éventuellement le nom de la vue.
  • Pour modifier les critères de filtrage, cliquez sur Modifier à côté de la liste des filtres.

• • Cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer une vue :
  • Dans la barre latérale gauche de la boîte de réception, passez le curseur sur la vue et cliquez sur l'icône de menu verticalMenu, puis sélectionnez Supprimer la vue.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case à cocher Je suis sûr(e) que je veux supprimer cette vue, puis cliquez sur Supprimer. La suppression d'une vue ne supprime pas les conversations de cette vue.