Synchroniser l'enregistrement et la transcription des réunions Microsoft Teams avec HubSpot

Après avoir connecté l’application Microsoft Teams à votre compte HubSpot, vous pouvez synchroniser automatiquement les données Microsoft Teams avec HubSpot, notamment : 

• Synchronisez automatiquement les enregistrements et transcriptions vidéo de réunions générés par Microsoft Teams avec HubSpot. 
• Synchronisez les données des participants avec les fiches d’informations de contacts existantes dans HubSpot.
• Créez de nouvelles fiches d’informations de contact pour les participants qui ne sont pas encore enregistrés dans le CRM.
• Accédez aux réunions Microsoft Teams dans l’index des appels. 
• Prévisualisez rapidement les enregistrements et transcriptions de réunions Microsoft Teams sur les fiches d’informations associées. 
• Utilisez l’intelligence conversationnelle pour analyser plus en détail vos transcriptions de réunions Microsoft Teams (Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement). 

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir connecté la version d’installation de Microsoft Teams à votre compte HubSpot. Si vous avez connecté l’option d’installation au niveau de l’utilisateur, désinstallez l’application et installez l’option d’installation au niveau de l’administrateur.

Remarque : Pour que les enregistrements et les transcriptions de réunions soient synchronisés avec HubSpot, un événement de calendrier doit être associé à un événement de calendrier dans Microsoft Teams ou Microsoft Outlook. En l’absence d’événement de calendrier, HubSpot ne peut pas récupérer les données d’enregistrement et de transcription.

Pour synchroniser les enregistrements et les transcriptions de réunions Microsoft Teams avec HubSpot, suivez les étapes ci-dessous pour configurer PowerShell et accorder des autorisations aux utilisateurs.

Si vous avez déjà configuré une stratégie d’accès aux applications via PowerShell pour la synchronisation des webinars Microsoft Teams avec HubSpot, vous pouvez passer cette étape. 

Configuration de PowerShell et connexion à Microsoft Teams

1. Suivez les instructions contenues dans cet article pour installer PowerShell dans votre système d’exploitation.
2. Ouvrez PowerShell dans votre système :

• • Mac : ouvrez Terminal et exécutez pwsh pour lancer PowerShell.
  • Windows : recherchez "PowerShell" dans le menu Démarrer, puis cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur. 

3. Exécutez Connect-MicrosoftTeams dans PowerShell et cliquez sur Enter. Si vous n'avez pas installé le module Teams PowerShell, découvrez comment installer le module. 

Accorder des autorisations aux utilisateurs

Suivez les instructions de cet article pour accorder des autorisations à un ensemble d'utilisateurs :

1. Exécutez la commande suivante dans PowerShell pour créer une politique d'accès : New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Pour accorder des autorisations aux utilisateurs sélectionnés , exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Pour obtenir un ID utilisateur, cliquez sur un utilisateur spécifique dans le centre d'administration Microsoft . L'identifiant de l'utilisateur figurera dans l'URL de la page. 
  • Vous devez exécuter cette commande pour chaque utilisateur. 

3. Pour accorder des autorisations à à tous les utilisateurs existants, exécutez la commande suivante : Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Pour accorder des autorisations à tous les utilisateurs existants et futurs en une seule fois, exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Gérer les paramètres de synchronisation des réunions Microsoft Teams

Configurez les paramètres de synchronisation des réunions de votre compte HubSpot et décidez comment les enregistrements et transcriptions de réunions sont synchronisés de Microsoft Teams à HubSpot.

Gérer les paramètres globaux de réunions Microsoft Teams

Pour afficher et gérer les paramètres de réunion Microsoft Teams à l’échelle du compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
3. Cliquez sur Microsoft Teams.
4. Cliquez sur l’onglet Réunions puis sur l’onglet Paramètres globaux . 

5. Dans la section Réunions, activez l’option Synchroniser les données de réunions pour synchroniser les données de réunions pour toutes les réunions futures de Microsoft Teams vers HubSpot.
   

   
   

   
6. Dans la section Synchroniser les enregistrements et les transcriptions de réunions , choisissez parmi les options suivantes :

• • Ne pas synchroniser les enregistrements et les transcriptions de réunions pour les utilisateurs de Microsoft Teams de ce compte : Les enregistrements et transcriptions de réunions ne seront pas synchronisés avec HubSpot. Cependant, les réunions seront toujours enregistrées en tant qu’activités sur les fiches d’informations de contact HubSpot des participants.

• • Synchronisez les enregistrements et transcriptions de réunions pour TOUS les utilisateurs de Microsoft Teams de ce compte : les réunions seront automatiquement consignées, les enregistrements et transcriptions de réunions seront synchronisés avec HubSpot pour tous les utilisateurs sur le locataire Microsoft. 
    
  • Synchroniser les enregistrements et transcriptions de réunions pour CERTAINS utilisateurs Microsoft Teams de ce compte : les administrateurs peuvent choisir les utilisateurs spécifiques pour lesquels les enregistrements et transcriptions de réunions doivent être synchronisés avec HubSpot. 

7. Dans la section Exclusions, ajoutez des domaines pour empêcher les rendez-vous d’être synchronisés avec HubSpot par les utilisateurs de la liste des invités au rendez-vous qui ont un domaine d’adresse e-mail spécifique. Vous pouvez également empêcher la création de nouvelles fiches d’informations de contact pour vos employés internes. 

• • Dans la section Enregistrement des exclusions , cliquez sur Entrez le domaine ou choisissez-le dans la liste.
  • Dans la section Exclusions de contacts, saisissez le nom de domaine de votre entreprise pour éviter que les employés internes ne soient créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot. 

Gérer les paramètres personnels des réunions Microsoft Teams

Si vous utilisez Microsoft Teams, vous pouvez également gérer vos paramètres de réunions individuelles. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
3. Cliquez sur Microsoft Teams.
4. Cliquez sur l’onglet Réunions puis sur l’onglet Mes paramètres. 
5. Dans la section Réunions , indiquez si vous souhaitez synchroniser les enregistrements et les transcriptions de rendez-vous :

• • Ne pas synchroniser les enregistrements et transcriptions de réunions : cette option ne synchronisera aucun enregistrement ni transcription de réunions avec HubSpot. Cependant, les réunions seront toujours enregistrées en tant qu'activités sur les fiches d'informations de contact HubSpot des participants.
  • Synchroniser les enregistrements et les transcriptions de réunions : cette option enregistre automatiquement les réunions et synchronise les enregistrements et transcriptions de réunions dans HubSpot.

6. Dans la section Gérer les réunions individuelles , vous pouvez rechercher des réunions selon l’ID de réunion dont vous êtes l’organisateur. Vous trouverez l'ID de réunion Microsoft Teams dans l'invitation à la réunion. Cliquez ensuite sur Synchroniser la réunion pour synchroniser les données de la réunion avec HubSpot. 

Résoudre les problèmes de synchronisation des réunions Microsoft Teams

Si vos réunions Microsoft Teams ne sont pas synchronisées après l’activation de la synchronisation, la cause probable est qu’elles ne génèrent pas de rapports de participation dans votre locataire Microsoft Teams. Pour se synchroniser avec HubSpot, les réunions Microsoft Teams doivent générer un rapport de présence.

Un administrateur Microsoft Teams doit mettre à jour la stratégie de réunion dans le Centre d’administration de Microsoft Teams :

1. Accédez au centre d’administration de Microsoft Teams. 
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Réunions Stratégies > de réunions. 
3. Sélectionnez la politique que vous souhaitez mettre à jour, comme la politique globale de l’organisation ou une stratégie personnalisée attribuée aux organisateurs de la réunion.
4. Accédez à la section Planification de rendez-vous .
5. Recherchez le paramètre Rapport de présence et d’engagement ou Autoriser le rapport de participation, et définissez la valeur sur Activé.
   
   
   
6. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Afficher les enregistrements et transcriptions de réunions Microsoft Teams

Une fois la réunion Microsoft Teams terminée, une fiche d’informations d’appel sera créée sur la page d’index des appels de votre compte HubSpot. L’enregistrement de l’appel contiendra l’enregistrement vidéo et la transcription de la réunion.

Pour consulter la transcription de la réunion et l’enregistrement vidéo : 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Appels CRM>.  
2. Cliquez sur le titre de la réunion pour afficher la transcription et l’enregistrement vidéo générés par Microsoft Teams.

Si vous êtes un utilisateur avec une licence assignée Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise , vous pouvez utiliser l’intelligence conversationnelle pour analyser les transcriptions de vos réunions Microsoft Teams, telles que l’examen des termes suivis, l’affichage des résumés d’appels générés par l’IA, l’ajout d’enregistrements à des listes de lecture pour le coaching, l’affichage des statistiques d’appels ou l’ajout de commentaires intralignes aux transcriptions. 

En outre, l’enregistrement de l’appel sera associé à la réunion Microsoft Teams enregistrée sur la fiche d’informations d’informations d’un contact des participants. La réunion enregistrée affichera la date de la réunion, les participants et un lien vers l'enregistrement. Pour consulter l’enregistrement et la transcription de la réunion, cliquez sur Analyser l’enregistrement. 

 Si la fiche d’informations d’informations d’un contact pour un participant à une réunion n’existe pas encore dans HubSpot, une nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact sera créée.