Sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams con HubSpot

Dopo aver collegato l'app Microsoft Teams all'account HubSpot, è possibile sincronizzare automaticamente i dati di Microsoft Teams con HubSpot, compresi i dati di Microsoft Teams:

• Sincronizzare automaticamente le registrazioni video e le trascrizioni delle riunioni generate da Microsoft Teams con HubSpot.
• Sincronizzazione dei dati dei partecipanti con i record di contatto esistenti in HubSpot.
• Creare nuovi record di contatto per i partecipanti alle riunioni che non sono già presenti nel CRM.
• Accedere alle riunioni di Microsoft Teams nell'indice delle chiamate.
• Visualizzare rapidamente le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams nei record associati.
• Utilizzare Conversation Intelligence (CI) per analizzare ulteriormente le trascrizioni delle riunioni Microsoft Teams (soloSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise ).

Prima di iniziare

Assicuratevi di aver collegato la versione di Microsoft Teams con installazione completa al vostro account HubSpot. Se avete collegato l'opzione di installazione limitata, disinstallate l'applicazione e installate l'opzione di installazione completa.

Nota bene: affinché le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni vengano sincronizzate con HubSpot, la riunione deve avere un evento di calendario corrispondente in Microsoft Teams o Microsoft Outlook. Se non c'è un evento di calendario, HubSpot non può recuperare i dati di registrazione e trascrizione.

Per sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams con HubSpot, seguire i passaggi seguenti per impostare PowerShell e concedere le autorizzazioni agli utenti.

Se avete già impostato un criterio di accesso alle applicazioni tramite PowerShell per la sincronizzazione dei webinar di Microsoft Teams con HubSpot, potete saltare questo passaggio.

Configurare PowerShell e connettersi a Microsoft Teams

1. Seguite le istruzioni di questo articolo per installare PowerShell nel vostro sistema operativo.
2. Aprite PowerShell nel vostro sistema:

• • Mac: aprire il Terminale ed eseguire pwsh per lanciare PowerShell.
  • Windows: cercate "PowerShell" nel menu Start, quindi fate clic su Esegui come amministratore.

3. Eseguire Connect-MicrosoftTeams in PowerShell e fare clic su Enter. Se non avete installato il modulo Teams PowerShell, scoprite come installarlo.

Concessione dei permessi agli utenti

Seguite le istruzioni di questo articolo per concedere le autorizzazioni a un gruppo di utenti:

1. Eseguite il seguente comando in PowerShell per creare un criterio di accesso: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Per concedere le autorizzazioni agli utenti selezionati, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Per ottenere un ID utente, fare clic su un utente specifico nel centro di amministrazione Microsoft. L'ID utente sarà presente nell'URL della pagina.
  • È necessario eseguire questo comando per ogni singolo utente.

3. Per concedere le autorizzazioni a tutti gli utenti esistenti, eseguire il seguente comando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Per concedere le autorizzazioni a tutti gli utenti esistenti e futuri in una sola volta, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Gestire le impostazioni di sincronizzazione delle riunioni di Microsoft Teams

Configurare le impostazioni di sincronizzazione dei meeting dell'account HubSpot e decidere come sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni dei meeting da Microsoft Teams a HubSpot.

Gestione delle impostazioni globali dei meeting Microsoft Teams

Per visualizzare e gestire le impostazioni dei meeting Microsoft Teams a livello di account:

1. Nel vostro account HubSpot, fate clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione superiore.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Integrazioni > App connesse.
3. Fare clic su Microsoft Teams.
4. Fare clic sulla scheda Riunioni e poi sulla scheda Impostazioni globali.

5. Nella sezione Riunioni , attivare l'interruttore Sincronizza dati riunione per sincronizzare i dati delle riunioni per tutte le riunioni future da Microsoft Teams a HubSpot.
   

   
   
6. Nella sezione Sincronizza registrazioni e trascrizioni delle riunioni, scegliere tra le seguenti opzioni:

• • Non sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni per gli utenti di Microsoft Teams su questo account: le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni non saranno sincronizzate con HubSpot. Tuttavia, le riunioni verranno comunque registrate come attività nei record dei contatti HubSpot dei partecipanti.

• • Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni per TUTTI gli utenti di Microsoft Teams su questo account: le riunioni saranno registrate automaticamente, le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni saranno sincronizzate con HubSpot per tutti gli utenti del tenant Microsoft.
    
  • Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni per gli utenti Microsoft Teams SELEZIONATI di questo account: gli amministratori possono scegliere gli utenti specifici per i quali le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni devono essere sincronizzate con HubSpot.
    

7. Nella sezione Esclusioni, aggiungere domini per impedire che le riunioni vengano sincronizzate con HubSpot dagli utenti dell'elenco degli invitati alla riunione che hanno un particolare dominio di indirizzo e-mail. È anche possibile impedire la creazione di nuovi record di contatto per i dipendenti interni.

• • Nella sezione Esclusioni di registrazione , fare clic su Inserisci dominio o scegli dall'elenco.
  • Nella sezione Esclusioni dei contatti, inserire il nome del dominio dell'azienda per evitare che i dipendenti interni vengano creati come nuovi contatti in HubSpot.

Gestire le impostazioni personali delle riunioni di Microsoft Teams

Se siete utenti di Microsoft Teams, potete anche gestire le vostre impostazioni individuali dei meeting.

1. Nel vostro account HubSpot, fate clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione superiore.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Integrazioni > App connesse.
3. Fare clic su Microsoft Teams.
4. Fare clic sulla scheda Riunioni e poi sulla scheda Le mie impostazioni.
5. Nella sezione Riunioni, scegliere se si desidera sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni:

• • Non sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni: questa opzione non sincronizza le registrazioni o le trascrizioni delle riunioni con HubSpot. Tuttavia, le riunioni verranno comunque registrate come attività nei record dei contatti HubSpot dei partecipanti.
    
  • Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni: questa opzione registra automaticamente le riunioni e sincronizza le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni con HubSpot.
    

6. Nella sezione Gestisci riunioni individuali, è possibile cercare le riunioni per ID riunione di cui si è l'organizzatore. L'ID riunione di Microsoft Teams si trova nell'invito alla riunione. Quindi fare clic su Sincronizza riunione per sincronizzare i dati della riunione con HubSpot.

Rivedere le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni Microsoft Teams

Una volta terminata la riunione di Microsoft Teams, verrà creata una registrazione della chiamata nella pagina Call Index del vostro account HubSpot. Il record della chiamata conterrà sia la registrazione video che la trascrizione della riunione.

Per visualizzare la trascrizione della riunione e la registrazione video:

1. Nell'account HubSpot, navigare in CRM > Chiamate.
2. Fare clic sul titolo della riunione per visualizzare la trascrizione e la registrazione video della riunione generata da Microsoft Teams.

Se si è un utente con un posto assegnato in Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile utilizzare Conversation Intelligence (CI) per analizzare le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams all'indirizzo , ad esempio rivedendo i termini tracciati, visualizzando i riepiloghi delle chiamate generati dall'intelligenza artificiale, aggiungendo le registrazioni alle playlist per il coaching, visualizzando le statistiche delle chiamate e aggiungendo commenti in linea alle trascrizioni.

Inoltre, la registrazione della chiamata sarà associata alla riunione di Microsoft Teams registrata nel registro dei contatti dei partecipanti alla riunione. La riunione registrata mostrerà la data della riunione, i partecipanti e un link alla registrazione. Per rivedere la registrazione e la trascrizione della riunione, fare clic su Rivedi registrazione.

Se il record di contatto di un partecipante alla riunione non esiste ancora in HubSpot, verrà creato un nuovo record di contatto.