同步 Microsoft Teams 會議錄音和文字稿到 HubSpot

將 Microsoft Teams 應用程式連接到您的 HubSpot 帳戶後，您可以自動將 Microsoft Teams 資料同步到 HubSpot，包括：

• 自動同步 Microsoft Teams 產生的會議視訊錄影及謄本到 HubSpot。
• 同步與會者資料至 HubSpot 中現有的聯絡人記錄。
• 為 CRM 中尚未有的會議出席者建立新的聯絡人記錄。
• 在 Call Index 中存取 Microsoft Teams 會議。
• 在相關記錄中快速預覽 Microsoft Teams 會議記錄和謄本。
• 使用Conversation Intelligence (CI)進一步分析 Microsoft Teams 會議記錄 (僅限Sales Hub 或 Service Hub Professional 或Enterprise )。

在您開始之前

確保您已將完整安裝版本的 Microsoft Teams 連接到您的 HubSpot 帳戶。如果您連接的是有限安裝選項，請解除安裝應用程式，然後安裝完整安裝選項。

請注意：若要將會議錄音和謄本同步到 HubSpot，會議必須在 Microsoft Teams 或 Microsoft Outlook 中有對應的行事曆事件。如果沒有行事曆事件，HubSpot 將無法擷取會議記錄和記錄謄本資料。

若要同步 Microsoft Teams 會議錄音和記錄謄本到 HubSpot，請按照以下步驟設定 PowerShell 並授權給使用者。

如果您已經透過 PowerShell 設定Microsoft Teams 網路研討會同步至 HubSpot 的應用程式存取政策，則可跳過此步驟。

設定 PowerShell 並連線至 Microsoft Teams

1. 按照本文中的指示在您的作業系統安裝 PowerShell。
2. 在您的系統中開啟 PowerShell：

• • Mac：開啟 Terminal 並執行pwsh 以啟動 PowerShell。
  • Windows：在「開始」功能表中搜尋「PowerShell」，然後按一下「以管理員身分執行」。

3. 在 PowerShell 中執行Connect-MicrosoftTeams ，然後按一下Enter 。如果您尚未安裝 Teams PowerShell 模組，請學習如何安裝模組。

授予使用者權限

按照本文中的指示向一組使用者授予權限：

1. 在 PowerShell 中執行以下指令以建立存取政策：New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION" 。
2. 要向所選使用者授予權限，請執行以下命令：Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • 若要取得使用者 ID，請按一下Microsoft 管理中心 中的特定使用者 。 使用者 ID 將會出現在頁面 URL 中。
  • 您必須針對每個使用者執行此指令。

3. 要向所有現有使用者授予權限，請執行以下指令： ：Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. 若要一次授予所有現有和未來使用者權限，請執行下列指令： ：Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

管理 Microsoft Teams 會議同步設定

配置您的 HubSpot 帳戶的會議同步設定，並決定會議錄音和記錄謄本如何從 Microsoft Teams 同步到 HubSpot。

管理全局 Microsoft Teams 會議設定

檢視並管理整個帳戶的 Microsoft Teams 會議設定：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，按一下頂部導覽列中的設定設定圖示。
2. 在左側欄功能表中，導覽到整合>連接的應用程式。
3. 按一下Microsoft Teams。
4. 按一下會議索引標籤，然後按一下全域設定索引標籤。

5. 在「會議 」區段中 ，切換「同步會議資料」開關，以便將未來所有會議的會議資料從 Microsoft Teams 同步到 HubSpot。
   

   
   
6. 在Sync meeting recordings and transcripts (同步會議錄音和記錄謄本) 區段中，從下列選項中選擇：

• • 不同步此帳號 Microsoft Teams 使用者的會議記錄和文字記錄： 會議記錄和文字記錄將不會同步到 HubSpot。不過，會議仍會以活動記錄在與會者的 HubSpot 聯絡人記錄上。

• • 同步此帳戶中所有 Microsoft Teams 使用者的會議記錄和文字記錄： 會議將自動記錄，會議記錄和文字記錄將同步至 Microsoft 租戶中所有使用者的 HubSpot。
    
  • Sync meeting recordings and transcripts for SELECTED Microsoft Teams users on this account: 管理員可以選擇特定的使用者，將會議記錄和記錄謄本同步到 HubSpot。

7. 在「排除項目」部分，新增網域以防止會議邀請人清單中擁有特定電子郵件位址網域的使用者將會議同步至 HubSpot。您也可以防止為內部員工建立新的聯絡人記錄。

• • 在記錄排除 部分，按一下輸入網域或從清單中選擇。
  • 在聯絡人排除項目中，輸入您公司的網域名稱，以防止內部員工在 HubSpot 中建立新的聯絡人。

管理個人 Microsoft Teams 會議設定

如果您是 Microsoft Teams 使用者，您也可以管理個人會議設定。

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，按一下頂部導覽列中的設定設定圖示。
2. 在左側功能表中，導覽到整合>連接的應用程式。
3. 按一下Microsoft Teams。
4. 按一下會議索引標籤，然後按一下我的設定索引標籤。
5. 在 [Meetings] (會議) 區段中，選擇是否要同步處理會議錄音和謄本：

• • 不同步會議錄音和謄本： 此選項 將不會同步任何會議錄音或謄本到 HubSpot。不過，會議仍會在與會者的 HubSpot 聯絡人記錄中記錄為活動。
    
  • Sync meeting recordings and transcripts（同步會議記錄和文字記錄）： 此選項會自動記錄會議，並將會議記錄和文字記錄同步到 HubSpot。
    

6. 在 [管理個別會議] 區段中，您可以依據您是組織者的會議 ID搜尋會議。您可以在會議邀請中找到 Microsoft Teams 會議 ID。然後按一下Sync meeting (同步會議)，將會議資料同步到 HubSpot。

檢視 Microsoft Teams 會議記錄和謄本

Microsoft Teams 會議結束後，會在您 HubSpot 帳戶的Call Index 頁面上建立通話記錄。通話記錄將包含會議視訊錄影及文字記錄。

若要檢視會議記錄謄本和視訊錄製：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到CRM>Calls。
2. 按一下會議的 標題，以檢視 Microsoft Teams 產生的會議記錄和視訊錄影。

如果您是擁有指定Sales Hub 或 Service Hub Professional 或Enterprise席位的使用者，您可以使用Conversation Intelligence (CI) 來 分析您的 Microsoft Teams 會議記錄，例如檢視追蹤的詞彙、檢視 AI 產生的通話摘要、將記錄新增至播放清單以進行輔導、檢視通話統計、將內線註解新增至記錄。

此外，通話記錄會與會議出席者聯絡人記錄上記錄的 Microsoft Teams 會議相關聯。記錄的會議將顯示會議日期、與會者和錄音連結。若要檢視會議記錄和謄本，請按一下檢視記錄。

如果 HubSpot 中尚未存在會議出席者的聯絡人記錄，則會建立新的聯絡人記錄。