ซิงค์บันทึกการประชุม Microsoft Teams และทรานสคริปต์ไปยัง HubSpot

หลังจากเชื่อมต่อแอป Microsoft Teams กับบัญชี HubSpot ของคุณแล้วคุณสามารถซิงค์ข้อมูล Microsoft Teams กับ HubSpot ได้โดยอัตโนมัติรวมถึง: 

• ซิงค์บันทึกวิดีโอการประชุมและการถอดเสียงที่ Microsoft Teams สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติไปยัง HubSpot 
• ซิงค์ข้อมูลผู้เข้าร่วมกับบันทึกการติดต่อที่มีอยู่ใน HubSpot
• สร้างบันทึกการติดต่อใหม่สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่ยังไม่ได้อยู่ใน CRM
• เข้าถึงการประชุม Microsoft Teams ในดัชนีการเข้าพบลูกค้า 
• ดูตัวอย่างบันทึกการประชุม Microsoft Teams และทรานสคริปต์ได้อย่างรวดเร็วในบันทึกที่เกี่ยวข้อง 
• ใช้ Conversation Intelligence (CI) เพื่อวิเคราะห์ทรานสคริปต์การประชุม Microsoft Teams ของคุณเพิ่มเติม (Sales Hub หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise เท่านั้น) 

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เชื่อมต่อ Microsoft Teams เวอร์ชันติดตั้ง ระดับผู้ดูแลระบบกับบัญชี HubSpot ของคุณแล้ว หากคุณเชื่อมต่อตัวเลือกการติดตั้งระดับผู้ใช้ให้ถอนการติดตั้งแอปและติดตั้งตัวเลือกการติดตั้งระดับผู้ดูแลระบบ

โปรดทราบ: สำหรับการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงเพื่อซิงค์กับ HubSpot การประชุมจะต้องมีเหตุการณ์ในปฏิทินที่เกี่ยวข้องใน Microsoft Teams หรือ Microsoft Outlook หากไม่มีกิจกรรมในปฏิทิน HubSpot จะไม่สามารถดึงข้อมูลการบันทึกและการถอดเสียงได้

หากต้องการซิงค์บันทึกการประชุม Microsoft Teams และการถอดเสียงไปยัง HubSpot ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่า PowerShell และให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้

หากคุณตั้งค่านโยบายการเข้าถึงแอปพลิเคชันผ่านการ ซิงค์การสัมมนาทางเว็บของ PowerShell for Microsoft Teams กับ HubSpot แล้วคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ 

ตั้งค่า PowerShell และเชื่อมต่อกับ Microsoft Teams

1. ทำตามคำแนะนำใน บทความนี้ เพื่อติดตั้ง PowerShell ในระบบปฏิบัติการของคุณ
2. เปิด PowerShell ในระบบของคุณ:

• • Mac: เปิดเทอร์มินัลและเรียกใช้ pwsh เพื่อเปิดใช้งาน PowerShell
  • Windows: ค้นหา "PowerShell" ในเมนูเริ่มต้นจากนั้นคลิก เรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ 

3. ทำงาน Connect-MicrosoftTeams ใน Powershell และคลิ Enterก หากคุณยังไม่ได้ติดตั้งโมดูล Teams PowerShell ให้เรียนรู้วิธี ติดตั้งโมดูล 

ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้

ทำตามคำแนะนำใน บทความนี้ เพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ชุดหนึ่ง:

1. เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้ใน PowerShell เพื่อสร้างนโยบายการเข้าถึง New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION":
2. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ ที่เลือก ให้เรียกใช้คำสั่งต่อไป Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”นี้:

• • หากต้องการรับรหัสผู้ใช้ให้คลิก ผู้ใช้เฉพาะ ในศูนย์ผู้ดูแลระบบของ Microsoft ID ผู้ใช้จะอยู่ใน URL ของหน้า 
  • คุณต้องเรียกใช้คำสั่งนี้สำหรับผู้ใช้แต่ละคน 

3. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ ผู้ใช้ที่มีอยู่ทั้งหมดให้เรียกใช้คำสั่งต่อไป Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICYนี้:
4. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่มีอยู่และผู้ใช้ในอนาคตทั้งหมดในครั้งเดียวให้เรียกใช้คำสั่งต่อไป Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Globalนี้:

จัดการการตั้งค่าการซิงค์การประชุม Microsoft Teams

กำหนดค่าการตั้งค่าการซิงค์การประชุมของบัญชี HubSpot และตัดสินใจว่าจะซิงค์การบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจาก Microsoft Teams ไปยัง HubSpot อย่างไร

จัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ทั่วโลก

วิธีดูและจัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ทั้งบัญชี:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่> แอปที่เชื่อมต่อ การบูรณาการ
3. คลิก Microsoft Teams
4. คลิกแท็บ การประชุม แล้วคลิกแท็บการตั้งค่าส่วนกลาง 

5. ในส่วน การประชุม ให้สลับสวิตช์ซิงค์ข้อมูลการประชุม เพื่อซิงค์ข้อมูลการประชุมสำหรับการประชุมในอนาคตทั้งหมดจาก Microsoft Teams ไปยัง HubSpot 
   

   
   

   
6. ในส่วนการ ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียง ให้เลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้: 

• • อย่าซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ในบัญชีนี้: การบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจะไม่ซิงค์กับ HubSpot อย่างไรก็ตามการประชุมจะยังคงบันทึกเป็นกิจกรรมในบันทึกการติดต่อ HubSpot ของผู้เข้าร่วม 

• • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ทั้งหมดในบัญชีนี้: การประชุมจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจะถูกซิงค์กับ HubSpot สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในผู้เช่า Microsoft 
    
  • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ที่เลือกในบัญชีนี้: ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกผู้ใช้เฉพาะที่ควรซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงกับ HubSpot 

7. ในส่วนข้อยกเว้นให้เพิ่มโดเมนเพื่อป้องกันไม่ให้การประชุมซิงค์กับ HubSpot โดยผู้ใช้ในรายชื่อผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมที่มีโดเมนที่อยู่อีเมลเฉพาะ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้องกันไม่ให้มีการสร้างบันทึกการติดต่อใหม่สำหรับพนักงานภายในได้อีกด้วย 

• • ในส่วนการยกเว้นการบันทึกให้คลิกป้อนโดเมนหรือเลือกจากรายการ
  • ในส่วนการยกเว้นผู้ติดต่อให้ป้อนชื่อโดเมนของบริษัทคุณเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานภายในถูกสร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่ใน HubSpot 

จัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ส่วนบุคคล

หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Teams คุณยังสามารถจัดการการตั้งค่าการประชุมแต่ละรายการของคุณได้อีกด้วย 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่> แอปที่เชื่อมต่อ การผสานรวม
3. คลิก Microsoft Teams
4. คลิกแท็บการประชุมแล้วคลิกแท็บการตั้งค่าของฉัน 
5. ในส่วน การประชุม ให้เลือกว่าคุณต้องการซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงหรือไม่:

• • อย่าซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียง: ตัวเลือกนี้ จะไม่ซิงค์บันทึกการประชุมหรือการถอดเสียงไปยัง HubSpot อย่างไรก็ตามการประชุมจะยังคงบันทึกเป็นกิจกรรมในบันทึกการติดต่อ HubSpot ของผู้เข้าร่วม
  • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียง: ตัวเลือกนี้จะบันทึกการประชุมและซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงไปยัง HubSpot โดยอัตโนมัติ

6. ในส่วน จัดการการประชุมแต่ละรายการ คุณสามารถค้นหาการ ประชุมตามรหัส การประชุมที่คุณเป็นผู้จัดได้ คุณสามารถค้นหา ID การประชุม Microsoft Teams ได้ในคำเชิญเข้าร่วมการประชุม จากนั้นคลิก การประชุมซิ งค์เพื่อซิงค์ข้อมูลการประชุมไปยัง HubSpot 

การแก้ปัญหาการประชุม Microsoft Teams ไม่ซิงค์

หากการประชุม Microsoft Teams ของคุณไม่ซิงค์หลังจากเปิดการซิงค์สาเหตุที่เป็นไปได้คือพวกเขาไม่ได้สร้างรายงานการเข้าร่วมในผู้เช่า Microsoft Teams ของคุณ ในการซิงค์กับ HubSpot การประชุม Microsoft Teams จะต้องสร้างรายงานการเข้าร่วม

ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams ต้องอัปเดตนโย บายการประชุมในศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams:

1. ไปที่ศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams 
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิก > นโยบาย การประชุม 
3. เลือก นโยบาย ที่คุณต้องการอัพเดทเช่นนโยบายทั่วทั้งองค์กรหรือนโยบายที่กำหนดเองที่กำหนดให้กับผู้จัดประชุม
4. ไปที่ส่วน กำหนดการประชุม
5. ค้นหาการตั้งค่า รายงานการเข้าร่วมและการมีส่วน ร่วมหรืออนุญาตรายงานการเข้าร่วมและตั้งค่าเป็น 
   เปิด
   
   
6. คลิก บันทึก เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

ดูการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงของ Microsoft Teams

เมื่อการประชุม Microsoft Teams สิ้นสุดลงบันทึกการโทรจะถูกสร้างขึ้นในหน้าดัชนีการโทรในบัญชี HubSpot ของคุณ บันทึกการโทรจะมีทั้งการบันทึกวิดีโอการประชุมและการถอดเสียง

วิธีดูบันทึกการประชุมและการบันทึกวิดีโอ: 

1. ไปที่การ> โทร CRM ในบัญชี HubSpot ของคุณ
2. คลิกชื่อ การประชุมเพื่อดูบันทึกการประชุมและการบันทึกวิดีโอที่ Microsoft Teams สร้างขึ้น

หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มี Sales Hub หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายคุณสามารถใช้ Conversation Intelligence (CI) เพื่อ วิเคราะห์การถอดเสียงการประชุม Microsoft Teams ของคุณเช่นการตรวจสอบคำศัพท์ที่ติดตามการดูสรุปการโทรที่ AI สร้างขึ้นการเพิ่มการบันทึกลงในเพลย์ลิสต์สำหรับการโค้ชการดูสถิติการโทรการเพิ่มความคิดเห็นแบบอินไลน์ในการถอดเสียง 

นอกจากนี้บันทึกการโทรจะเชื่อมโยงกับการประชุม Microsoft Teams ที่บันทึกไว้ในบันทึกการติดต่อของผู้เข้าร่วมการประชุม การประชุมที่บันทึกไว้จะแสดงวันที่ประชุมผู้เข้าร่วมและลิงก์ไปยังการบันทึก หากต้องการตรวจสอบการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงให้คลิกตรวจสอบการบันทึก 

 หากยังไม่มีบันทึกการติดต่อสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมใน HubSpot บันทึกการติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้น