ซิงค์บันทึกการประชุม Microsoft Teams และทรานสคริปต์ไปยัง HubSpot

หลังจากเชื่อมต่อแอป Microsoft Teams กับบัญชี HubSpot ของคุณแล้วคุณสามารถซิงค์ข้อมูล Microsoft Teams กับ HubSpot ได้โดยอัตโนมัติรวมถึง: 

• ซิงค์บันทึกวิดีโอการประชุมและการถอดเสียงที่ Microsoft Teams สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติไปยัง HubSpot 
• ซิงค์ข้อมูลผู้เข้าร่วมกับบันทึกการติดต่อที่มีอยู่ใน HubSpot
• สร้างบันทึกการติดต่อใหม่สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่ยังไม่ได้อยู่ใน CRM
• เข้าถึงการประชุม Microsoft Teams ในดัชนีการเข้าพบลูกค้า 
• ดูตัวอย่างบันทึกการประชุมและทรานสคริปต์ของ Microsoft Teams ได้อย่างรวดเร็วในบันทึกที่เกี่ยวข้อง 
• ใช้ Conversation Intelligence (CI) เพื่อวิเคราะห์ทรานสคริปต์การประชุม Microsoft Teams ของคุณเพิ่มเติม (Sales Hub หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise เท่านั้น) 

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เชื่อมต่อ Microsoft Teams เวอร์ชันติดตั้งเต็มกับบัญชี HubSpot ของคุณแล้ว หากคุณเชื่อมต่อตัวเลือกการติดตั้งแบบจำกัดให้ถอนการติดตั้งแอปและติดตั้งตัวเลือกการติดตั้งแบบเต็ม

โปรดทราบ: สำหรับการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงเพื่อซิงค์กับ HubSpot การประชุมจะต้องมีเหตุการณ์ในปฏิทินที่เกี่ยวข้องใน Microsoft Teams หรือ Microsoft Outlook หากไม่มีกิจกรรมในปฏิทิน HubSpot จะไม่สามารถดึงข้อมูลการบันทึกและการถอดเสียงได้

หากต้องการซิงค์บันทึกการประชุม Microsoft Teams และการถอดเสียงไปยัง HubSpot ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่า PowerShell และให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้

หากคุณตั้งค่านโยบายการเข้าถึงแอปพลิเคชันผ่านการซิงค์การสัมมนาทางเว็บของ PowerShell for Microsoft Teams กับ HubSpot แล้วคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ 

ตั้งค่า PowerShell และเชื่อมต่อกับ Microsoft Teams

1. ทำตามคำแนะนำในบทความนี้เพื่อติดตั้ง PowerShell ในระบบปฏิบัติการของคุณ
2. เปิด PowerShell ในระบบของคุณ:

• • Mac: เปิดเทอร์มินัลและเรียกใช้ pwsh เพื่อเปิดตัว PowerShell
  • Windows: ค้นหา "PowerShell" ในเมนูเริ่มต้นจากนั้นคลิกเรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ 

3. เรียกConnect-MicrosoftTeams ใน Powershell แล้วคลิก Enter หากคุณยังไม่ได้ติดตั้งโมดูล Teams PowerShell ให้เรียนรู้วิธีติดตั้งโมดูล 

ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้

ทำตามคำแนะนำในบทความนี้เพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ชุดหนึ่ง:

1. เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้ใน PowerShell เพื่อสร้างนโยบายการเข้าถึง: New-CsApplicationAccessPolicy - IDENTITY MY-APP-POLICY New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION"
2. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่เลือกให้เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”

• • หากต้องการรับรหัสผู้ใช้ให้คลิกผู้ใช้เฉพาะในศูนย์ผู้ดูแลระบบของ Microsoft ID ผู้ใช้จะอยู่ใน URL ของหน้า 
  • คุณต้องเรียกใช้คำสั่งนี้สำหรับผู้ใช้แต่ละคน 

3. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่มีอยู่ทั้งหมดให้เรียกใช้คำสั่งต่อไปGet-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY MY-APP-POLICY
4. หากต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่มีอยู่และผู้ใช้ในอนาคตทั้งหมดในครั้งเดียวให้เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global GLOBAL

จัดการการตั้งค่าการซิงค์การประชุม Microsoft Teams

กำหนดค่าการตั้งค่าการซิงค์การประชุมของบัญชี HubSpot และตัดสินใจว่าจะซิงค์การบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจาก Microsoft Teams ไปยัง HubSpot อย่างไร

จัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ทั่วโลก

วิธีดูและจัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ทั้งบัญชี:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้คลิกไอคอนการตั้งค่าในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่การผสานรวม > แอปที่เชื่อมต่อ
3. คลิก Microsoft Teams
4. คลิกแท็บการประชุมแล้วคลิกแท็บการตั้งค่าส่วนกลาง  

5. ในส่วนการประชุม ให้สลับสวิตช์ซิงค์ข้อมูลการประชุมเพื่อซิงค์ข้อมูลการประชุมสำหรับการประชุมในอนาคตทั้งหมดจาก Microsoft Teams ไปยัง HubSpot 
   

   
   
6. ในส่วนการซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงให้เลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้: 

• • อย่าซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ในบัญชีนี้: การบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจะไม่ซิงค์กับ HubSpot อย่างไรก็ตามการประชุมจะยังคงบันทึกเป็นกิจกรรมในบันทึกการติดต่อ HubSpot ของผู้เข้าร่วม 

• • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ทั้งหมดในบัญชีนี้: การประชุมจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงจะถูกซิงค์กับ HubSpot สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในผู้เช่า Microsoft 
    
  • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ที่เลือกในบัญชีนี้: ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกผู้ใช้เฉพาะที่ควรซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงกับ HubSpot 

7. ในส่วนข้อยกเว้นให้เพิ่มโดเมนเพื่อป้องกันไม่ให้การประชุมซิงค์กับ HubSpot โดยผู้ใช้ในรายชื่อผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมที่มีโดเมนที่อยู่อีเมลเฉพาะ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้องกันไม่ให้มีการสร้างบันทึกการติดต่อใหม่สำหรับพนักงานภายในได้อีกด้วย 

• • ในส่วนการยกเว้นการบันทึกให้คลิกป้อนโดเมนหรือเลือกจากรายการ
  • ในส่วนการยกเว้นผู้ติดต่อให้ป้อนชื่อโดเมนของบริษัทคุณเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานภายในถูกสร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่ใน HubSpot 

จัดการการตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams ส่วนบุคคล

หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Teams คุณยังสามารถจัดการการตั้งค่าการประชุมแต่ละรายการของคุณได้อีกด้วย 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้คลิกไอคอนการตั้งค่าในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่การผสานรวม > แอปที่เชื่อมต่อ
3. คลิก Microsoft Teams
4. คลิกแท็บการประชุมแล้วคลิกแท็บการตั้งค่าของฉัน 
5. ในส่วนการประชุมให้เลือกว่าคุณต้องการซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงหรือไม่:

• • อย่าซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียง: ตัวเลือกนี้ จะไม่ซิงค์บันทึกการประชุมหรือการถอดเสียงไปยัง HubSpot อย่างไรก็ตามการประชุมจะยังคงบันทึกเป็นกิจกรรมในบันทึกการติดต่อ HubSpot ของผู้เข้าร่วม
    
  • ซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียง: ตัวเลือกนี้จะบันทึกการประชุมและซิงค์บันทึกการประชุมและการถอดเสียงไปยัง HubSpot โดยอัตโนมัติ
    

6. ในส่วนจัดการการประชุมแต่ละรายการคุณสามารถค้นหาการประชุมตามรหัสการประชุมที่คุณเป็นผู้จัดได้ คุณสามารถค้นหา ID การประชุม Microsoft Teams ได้ในคำเชิญเข้าร่วมการประชุม จากนั้นคลิกการประชุมซิงค์เพื่อซิงค์ข้อมูลการประชุมไปยัง HubSpot 

ดูการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงของ Microsoft Teams

เมื่อการประชุม Microsoft Teams สิ้นสุดลงบันทึกการโทรจะถูกสร้างขึ้นในหน้าดัชนีการโทรในบัญชี HubSpot ของคุณ บันทึกการโทรจะมีทั้งการบันทึกวิดีโอการประชุมและการถอดเสียง

วิธีดูบันทึกการประชุมและการบันทึกวิดีโอ: 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > การโทร
2. คลิกชื่อการประชุมเพื่อดูบันทึกการประชุมและการบันทึกวิดีโอที่ Microsoft Teams สร้างขึ้น

หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มี Sales Hub หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายคุณสามารถใช้ Conversation Intelligence (CI) เพื่อ วิเคราะห์การถอดเสียงการประชุม Microsoft Teams ของคุณเช่นการตรวจสอบคำศัพท์ที่ติดตามการดูสรุปการโทรที่ AI สร้างขึ้นการเพิ่มการบันทึกลงในเพลย์ลิสต์สำหรับการโค้ชการดูสถิติการโทรการเพิ่มความคิดเห็นแบบอินไลน์ในการถอดเสียง 

นอกจากนี้บันทึกการโทรจะเชื่อมโยงกับการประชุม Microsoft Teams ที่บันทึกไว้ในบันทึกการติดต่อของผู้เข้าร่วมการประชุม การประชุมที่บันทึกไว้จะแสดงวันที่ประชุมผู้เข้าร่วมและลิงก์ไปยังการบันทึก หากต้องการตรวจสอบการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงให้คลิกตรวจสอบการบันทึก 

 หากยังไม่มีบันทึกการติดต่อสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมใน HubSpot บันทึกการติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้น