Synchronizacja rekordów i transkrypcji spotkań Microsoft Teams z HubSpot

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z kontem HubSpot można automatycznie synchronizować dane Microsoft Teams z HubSpot, w tym:

• Automatycznie synchronizuj wygenerowane przez Microsoft Teams rekordy wideo i transkrypcje spotkań z HubSpot.
• Synchronizacja danych uczestników z istniejącymi rekordami kontaktu w HubSpot.
• Utwórz nowe rekordy kontaktu dla uczestników spotkania, którzy nie są jeszcze w CRM.
• Dostęp do spotkań Microsoft Teams w Indeksie rozmów.
• Szybki podgląd nagrań i transkrypcji spotkań Microsoft Teams w powiązanych rekordach.
• Użyj analizy rozmów (CI) do dalszej analizy transkrypcji spotkań Microsoft Teams (tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise ).

Przed rozpoczęciem

Upewnij się, że połączyłeś pełną wersję Microsoft Teams z kontem HubSpot. Jeśli połączyłeś opcję ograniczonej instalacji, odinstaluj aplikację i zainstaluj opcję pełnej instalacji.

Uwaga: aby rekordy ze spotkań i transkrypcje mogły zostać zsynchronizowane z HubSpot, spotkanie musi mieć odpowiednie zdarzenie w kalendarzu w Microsoft Teams lub Microsoft Outlook. Jeśli nie ma zdarzenia w kalendarzu, HubSpot nie może pobrać rekordu i danych transkrypcji.

Aby zsynchronizować nagrania i transkrypcje spotkań Microsoft Teams z HubSpot, należy obserwować poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell i nadać uprawnienia użytkownikom.

Jeśli skonfigurowałeś już zasady dostępu do aplikacji za pomocą PowerShell dla synchronizacji webinarium Microsoft Teams z HubSpot, możesz pominąć ten krok.

Konfiguracja PowerShell i połączenie z Microsoft Teams

1. Obserwując instrukcje zawarte w tym artykule , możesz zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym.
2. Otwórz PowerShell w swoim systemie:

• • Mac: otwórz Terminal i uruchom pwsh , aby uruchomić PowerShell.
  • Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.

3. Uruchom Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został jeszcze zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.

Przyznawanie uprawnień użytkownikom

Obserwujący postępują zgodnie z instrukcjami zawartymi w tym artykule, aby nadać uprawnienia zestawowi użytkowników:

1. Uruchom obserwujące polecenie w PowerShell, aby utworzyć politykę dostępu: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Aby nadać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft . Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
  • Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.

3. Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Zarządzanie ustawieniami synchronizacji spotkań Microsoft Teams

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji spotkań na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób rekordy i transkrypcje spotkań są synchronizowane z Microsoft Teams do HubSpot.

Zarządzanie globalnymi ustawieniami spotkań Microsoft Teams

Aby wyświetlić ustawienia spotkań Microsoft Teams dla całego konta i zarządzać nimi:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Integracje > Connected Apps.
3. Kliknij Microsoft Teams.
4. Kliknij kartę Spotkanie , a następnie kliknij kartę Ustawienia globalne.

5. W sekcji Spotkania włącz przełącznik Synchronizuj dane spotkania , aby zsynchronizować dane spotkania dla wszystkich przyszłych spotkań z Microsoft Teams do HubSpot.
   

   
   
6. W sekcji Synchronizuj rekordy i transkrypcje spotkań wybierz jedną z poniższych opcji:

• • Nie synchronizujnagrań i transkrypcji spotkań dla użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: Rekordy i transkrypcje spotkań nie będą synchronizowane z HubSpot. Spotkania będą jednak nadal rejestrowane jako aktywności w rekordach kontaktu HubSpot uczestników.

• • Synchronizuj nagrania i transkrypcjespotkań dla WSZYSTKICH użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: spotkania będą automatycznie rejestrowane, a nagrania i transkrypcje spotkań będą synchronizowane z HubSpot dla wszystkich użytkowników w dzierżawie Microsoft.
    
  • Synchronizuj nagrania i transkrypcje spotkań dla WYBRANYCH użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: administratorzy mogą wybrać konkretnych użytkowników, dla których rekordy i transkrypcje spotkań powinny być synchronizowane z HubSpot.

7. W sekcji Wykluczenia dodaj domeny, aby zapobiec synchronizacji spotkań z HubSpot przez użytkowników z listy zaproszonych na spotkanie, którzy mają określoną domenę adresu e-mail. Można również uniemożliwić tworzenie nowych Rekordów kontaktu dla pracowników wewnętrznych.

• • W sekcji Wykluczenia rekordów kliknij Wprowadź domenę lub wybierz z listy.
  • W sekcji Wykluczenia kontaktów wprowadź nazwę domeny swojej firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.

Zarządzanie osobistymi ustawieniami spotkań Microsoft Teams

Jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft Teams, możesz również zarządzać indywidualnymi ustawieniami Spotkań.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Integracje > Connected Apps.
3. Kliknij Microsoft Teams.
4. Kliknij kartę Spotkania, a następnie kliknij kartę Moje ustawienia.
5. W sekcji Spotkania wybierz, czy chcesz synchronizować rekordy spotkań i transkrypcje:

• • Nie synchron izuj nagrańi transkrypcji spotkań: ta opcja nie będzie synchronizować żadnych nagrań ani transkrypcji spotkań z HubSpot. Spotkania będą jednak nadal rejestrowane jako aktywności w rekordach kontaktu HubSpot uczestników.
  • Synchronizuj nagrania i transkrypcje spotkań: ta opcja automatycznie rejestruje spotkania i synchronizuje nagrania i transkrypcje spotkań z HubSpot.
    

6. W sekcji Zarządzaj indywidualnymi spotkaniami możesz wyszukiwać spotkania według identyfikatora spotkania , którego jesteś organizatorem. Identyfikator spotkania Microsoft Teams można znaleźć w zaproszeniu na spotkanie. Następnie kliknij przycisk Synchronizuj spotkanie , aby zsynchronizować dane spotkania z HubSpot.

Rozwiązywanie problemów z brakiem synchronizacji spotkań Microsoft Teams

Jeśli spotkania Microsoft Teams nie są synchronizowane po włączeniu synchronizacji, prawdopodobną przyczyną jest to, że nie generują one raportów obecności w dzierżawie Microsoft Teams. Aby zsynchronizować się z HubSpot, spotkania Microsoft Teams muszą generować raport obecności.

Administrator Microsoft Teams musi zaktualizować zasady spotkań w Centrum administracyjnym Microsoft Teams:

1. Przejdź do Centrum administracyjnego Microsoft Teams.
2. W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Spotkania > Zasady spotkań.
3. Wybierz zasady , które chcesz zaktualizować, takie jak globalne zasady dla całej organizacji lub niestandardowe zasady przypisane do organizatorów spotkań.
4. Przejdź do sekcji Terminarz spotkań .
5. Zlokalizuj ustawienie Raport obecności i zaangażowania lub Zezwalaj na raport obecności i ustaw wartość na Wł.
   
   
6. Kliknij przycisk Zapisz , aby zastosować zmiany.

Wyświetlanie rekordów i transkrypcji spotkań Microsoft Teams

Po zakończeniu spotkania Microsoft Teams rekord połączenia zostanie utworzony na stronie Indeksu rozmów na koncie HubSpot. Rekord połączenia będzie zawierał zarówno nagranie wideo ze spotkania, jak i transkrypcję.

Aby zobaczyć zapis spotkania i nagranie wideo:

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź do funkcji systemu CRM HubSpot > Połączenia.
2. Kliknij tytuł spotkania, aby wyświetlić wygenerowany przez Microsoft Teams zapis spotkania i rekord wideo.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiemSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , możesz użyć analizy rozmów (CI) do analizowania transkrypcji spotkań Microsoft Teams, takich jak ocena śledzonych terminów, przeglądanie podsumowań połączeń generowanych przez sztuczną inteligencję, dodawanie nagrań do list odtwarzania w celu coachingu, przeglądanie statystyk połączeń, dodawanie komentarzy inline do transkrypcji.

Dodatkowo, rekord połączenia zostanie powiązany ze spotkaniem Microsoft Teams zarejestrowanym w rekordzie kontaktu uczestników spotkania. Zarejestrowane spotkanie pokaże datę spotkania, uczestników i łącze do spotkania. Aby ocenić nagranie i transkrypcję spotkania, kliknij przycisk Oceń nagranie.

Jeśli rekord kontaktu dla uczestnika spotkania nie istnieje jeszcze w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu.