Synchronizowanie nagrań i transkrypcji spotkań Microsoft Teams z HubSpot

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z kontem HubSpot można automatycznie synchronizować dane Microsoft Teams z HubSpot, w tym:

• Automatycznie synchronizuj nagrania wideo i transkrypcje spotkań wygenerowane przez Microsoft Teams z HubSpot.
• Synchronizowanie danych uczestników z istniejącymi rekordami kontaktów w HubSpot.
• Tworzenie nowych rekordów kontaktów dla uczestników spotkań, którzy nie znajdują się jeszcze w CRM.
• Dostęp do spotkań Microsoft Teams w indeksie połączeń.
• Szybki podgląd nagrań i transkrypcji spotkań Microsoft Teams w powiązanych rekordach.
• Używanie Conversation Intelligence (CI) do dalszej analizy transkrypcji spotkań Microsoft Teams (tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise ).

Zanim zaczniesz

Upewnij się, że z kontem HubSpot została połączona pełna wersja instalacyjna aplikacji Microsoft Teams. Jeśli podłączono ograniczoną wersję instalacyjną, odinstaluj aplikację i zainstaluj pełną wersję instalacyjną.

Uwaga: aby nagrania i transkrypcje spotkań mogły zostać zsynchronizowane z HubSpot, spotkanie musi mieć odpowiednie wydarzenie kalendarza w Microsoft Teams lub Microsoft Outlook. Jeśli nie ma wydarzenia w kalendarzu, HubSpot nie może pobrać danych nagrania i transkrypcji.

Aby zsynchronizować nagrania i transkrypcje spotkań Microsoft Teams z HubSpot, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell i przyznać uprawnienia użytkownikom.

Jeśli skonfigurowałeś już zasady dostępu do aplikacji za pomocą PowerShell dla synchronizacji webinarów Microsoft Teams z HubSpot, możesz pominąć ten krok.

Skonfiguruj PowerShell i połącz się z Microsoft Teams

1. Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym.
2. Otwórz PowerShell w swoim systemie:

• • Mac: otwórz Terminal i uruchom pwsh, aby uruchomić PowerShell.
  • Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.

3. Uruchom Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został jeszcze zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.

Przyznawanie uprawnień użytkownikom

Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby przyznać uprawnienia zestawowi użytkowników:

1. Uruchom następujące polecenie w programie PowerShell, aby utworzyć zasady dostępu: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Aby przyznać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft. Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
  • Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.

3. Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Zarządzanie ustawieniami synchronizacji spotkań Microsoft Teams

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji spotkań na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób nagrania i transkrypcje spotkań są synchronizowane z Microsoft Teams do HubSpot.

Zarządzanie globalnymi ustawieniami spotkań Microsoft Teams

Wyświetlanie ustawień spotkań Microsoft Teams dla całego konta i zarządzanie nimi:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
3. Kliknij Microsoft Teams.
4. Kliknij kartę Spotkania, a następnie kliknij kartę Ustawienia globalne.

5. W sekcji Spotkania włącz przełącznik Synchronizuj dane spotkania, aby zsynchronizować dane spotkania dla wszystkich przyszłych spotkań z Microsoft Teams do HubSpot.
   

   
   
6. W sekcji Synchronizuj nagrania i transkrypcje spotkań wybierz jedną z następujących opcji:

• • Nie synchronizuj nagrań spotkań i transkrypcji dla użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: nagrania spotkań i transkrypcje nie będą synchronizowane z HubSpot. Spotkania będą jednak nadal rejestrowane jako działania w rekordach kontaktów HubSpot uczestników.

• • Synchronizuj nagrania spotkań i transkrypcjedla WSZYSTKICH użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: spotkania będą automatycznie rejestrowane, nagrania spotkań i transkrypcje będą synchronizowane z HubSpot dla wszystkich użytkowników w dzierżawie Microsoft.
    
  • Synchronizuj nagrania spotkań i transkrypcje dla WYBRANYCH użytkowników Microsoft Teams na tym koncie: administratorzy mogą wybrać konkretnych użytkowników, dla których nagrania spotkań i transkrypcje powinny być synchronizowane z HubSpot.
    

7. W sekcji Wykluczenia dodaj domeny, aby zapobiec synchronizacji spotkań z HubSpot przez użytkowników z listy zaproszonych na spotkanie, którzy mają określoną domenę adresu e-mail. Można również uniemożliwić tworzenie nowych rekordów kontaktów dla pracowników wewnętrznych.

• • W sekcji Wykluczenia nag rań kliknij opcję Wprowadź domenę lub wybierz z listy.
  • W sekcji Wykluczenia kontaktów wprowadź nazwę domeny swojej firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.

Zarządzanie osobistymi ustawieniami spotkań Microsoft Teams

Jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft Teams, możesz również zarządzać swoimi indywidualnymi ustawieniami spotkań.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
3. Kliknij Microsoft Teams.
4. Kliknij kartę Spotkania, a następnie kliknij kartę Moje ustawienia.
5. W sekcji Spotkania wybierz, czy chcesz synchronizować nagrania i transkrypcje spotkań:

• • Nie synchronizuj nagrań i transkrypcjispotkań : ta opcja nie synchronizuje żadnych nagrań ani transkrypcji spotkań z HubSpot. Spotkania będą jednak nadal rejestrowane jako działania w rekordach kontaktów uczestników w HubSpot.
    
  • Synchronizuj nagrania i transkrypcje spotkań: ta opcja automatycznie rejestruje spotkania i synchronizuje nagrania i transkrypcje spotkań z HubSpot.
    

6. W sekcji Zarządzaj indywidualnymi spotkaniami możesz wyszukiwać spotkania według identyfikatora spotkania, którego jesteś organizatorem. Identyfikator spotkania Microsoft Teams można znaleźć w zaproszeniu na spotkanie. Następnie kliknij przycisk Synchronizuj spotkanie, aby zsynchronizować dane spotkania z HubSpot.

Przeglądanie nagrań i transkrypcji spotkań Microsoft Teams

Po zakończeniu spotkania Microsoft Teams zostanie utworzony rekord połączenia na stronie indeksu połączeń na koncie HubSpot. Zapis rozmowy będzie zawierał zarówno nagranie wideo ze spotkania, jak i transkrypcję.

Aby wyświetlić transkrypcję spotkania i nagranie wideo:

1. Na koncie HubSpot przejdź do CRM > Połączenia.
2. Kliknij tytuł spotkania, aby wyświetlić wygenerowaną przez Microsoft Teams transkrypcję spotkania i nagranie wideo.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym miejscemSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz użyć Conversation Intelligence (CI), aby analizować transkrypcje spotkań Microsoft Teams, takie jak przeglądanie śledzonych terminów, przeglądanie podsumowań połączeń generowanych przez AI, dodawanie nagrań do list odtwarzania w celu coachingu, przeglądanie statystyk połączeń, dodawanie komentarzy w tekście do transkrypcji.

Ponadto rekord połączenia zostanie powiązany ze spotkaniem Microsoft Teams zarejestrowanym w rekordzie kontaktów uczestników spotkania. Zarejestrowane spotkanie pokaże datę spotkania, uczestników i link do nagrania. Aby przejrzeć nagranie spotkania i transkrypcję, kliknij opcję Przejrzyj nagranie.

Jeśli rekord kontaktu dla uczestnika spotkania nie istnieje jeszcze w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu.