Synkronisera inspelningar och transkriptioner av Microsoft Teams-möten till HubSpot

När du har anslutit Microsoft Teams-appen till ditt HubSpot-konto kan du automatiskt synkronisera Microsoft Teams-data till HubSpot, inklusive:

• Synkronisera automatiskt Microsoft Teams-genererade mötesvideoinspelningar och transkriptioner till HubSpot.
• Synkronisera deltagardata till befintliga kontaktposter i HubSpot.
• Skapa nya kontaktposter för mötesdeltagare som inte redan finns i CRM.
• Få åtkomst till Microsoft Teams-möten i samtalsindexet.
• Snabbt förhandsgranska inspelningar och utskrifter av Microsoft Teams-möten på tillhörande poster.
• Använda Conversation Intelligence (CI) för att ytterligare analysera dina Microsoft Teams-mötesutskrifter (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise ).

Innan du börjar

Kontrollera att du har anslutit den fullständiga installationsversionen av Microsoft Teams till ditt HubSpot-konto. Om du har anslutit det begränsade installationsalternativet, avinstallera appen och installera det fullständiga installationsalternativet.

Observera: för att mötesinspelningar och transkriptioner ska synkroniseras till HubSpot måste mötet ha en motsvarande kalenderhändelse i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. Om det inte finns någon kalenderhändelse kan HubSpot inte hämta inspelnings- och transkriptionsdata.

För att synkronisera Microsoft Teams mötesinspelningar och transkriptioner till HubSpot, följ stegen nedan för att konfigurera PowerShell och ge behörighet till användare.

Om du redan har konfigurerat en policy för programåtkomst via PowerShell för Microsoft Teams webinar-synkronisering till HubSpot kan du hoppa över det här steget.

Konfigurera PowerShell och anslut till Microsoft Teams

1. Följ anvisningarna i den här artikeln för att installera PowerShell i operativsystemet.
2. Öppna PowerShell i ditt system:

• • Mac: öppna Terminal och kör pwsh för att starta PowerShell.
  • Windows: sök efter "PowerShell" i Start-menyn och klicka sedan på Kör som administratör.

3. Kör Connect-MicrosoftTeams i PowerShell och klicka på Enter. Om du inte har installerat Teams PowerShell-modulen kan du läsa mer om hur du installerar modulen.

Ge behörigheter till användare

Följ instruktionerna i den här artikeln för att ge behörigheter till en uppsättning användare:

1. Kör följande kommando i PowerShell för att skapa en åtkomstpolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Kör följande kommando för att ge behörigheter till utvalda användare: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • För att få ett användar-ID klickar du på en specifik användare i Microsoft admin center . Användar-ID:t kommer att finnas i sidans URL.
  • Du måste köra det här kommandot för varje enskild användare.

3. Om du vill ge behörighet till alla befintliga användare kör du följande kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Om du vill ge behörighet till alla befintliga och framtida användare på en gång kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Hantera inställningar för synkning av Microsoft Teams-möten

Konfigurera ditt HubSpot-kontos inställningar för mötessynkronisering och bestäm hur mötesinspelningar och transkriptioner synkroniseras från Microsoft Teams till HubSpot.

Hantera globala Microsoft Teams-mötesinställningar

För att visa och hantera kontotäckande Microsoft Teams-mötesinställningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på ikonen för inställningsinställningar i den övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Integrationer > Anslutna appar.
3. Klicka på Microsoft Teams.
4. Klicka på fliken Meetings och sedan på fliken Global Settings.

5. I avsnittet Möten slår du på knappen Synkronisera mötesdata för att synkronisera mötesdata för alla framtida möten från Microsoft Teams till HubSpot.
   

   
   
6. I avsnittet Synkronisera mötesinspelningar och transkriptioner väljer du bland följande alternativ:

• • Synkronisera inte mötesinspelningar och utskrifter för Microsoft Teams-användare på det här kontot: mötesinspelningar och utskrifter kommer inte att synkroniseras till HubSpot. Möten kommer dock fortfarande att loggas som aktiviteter i deltagarnas kontaktregister i HubSpot.

• • Synkronisera mötesinspelningar och transkriptioner för ALLA Microsoft Teams-användare på det här kontot: möten loggas automatiskt, mötesinspelningar och transkriptioner synkroniseras till HubSpot för alla användare på Microsofts klient.
    
  • Synkronisera mötesinspelningar och transkriptioner för VÄLJDA Microsoft Teams-användare på det här kontot : administratörer kan välja de specifika användare för vilka mötesinspelningar och transkriptioner ska synkroniseras till HubSpot.
    

7. I avsnittet Undantag lägger du till domäner för att förhindra att möten synkroniseras till HubSpot av användare i listan över mötesinbjudna som har en viss e-postadressdomän. Du kan också förhindra att nya kontaktposter skapas för interna anställda.

• • I avsnittet Inspelningsundantag klickar du på Ange domän eller välj från listan.
  • I avsnittet Kontaktundantag anger du ditt företags domännamn för att förhindra att interna anställda skapas som nya kontakter i HubSpot.

Hantera personliga Microsoft Teams-mötesinställningar

Om du är en Microsoft Teams-användare kan du också hantera dina individuella mötesinställningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på ikonen för inställningsinställningar i den övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Integrationer > Anslutna appar.
3. Klicka på Microsoft Teams.
4. Klicka på fliken Möten och sedan på fliken Mina inställningar.
5. I avsnittet Möten väljer du om du vill synkronisera inspelningar och utskrifter av möten:

• • Synkronisera inte mötesinspelningar och transkriptioner : det här alternativet synkroniserar inte några mötesinspelningar eller transkriptioner till HubSpot. Möten kommer dock fortfarande att loggas som aktiviteter i deltagarnas kontaktregister i HubSpot.
    
  • Synkronisera mötesinspelningar och transkriptioner : det här alternativet loggar automatiskt möten och synkroniserar mötesinspelningar och transkriptioner till HubSpot.
    

6. I avsnittet Hantera enskilda möten kan du söka efter möten med mötes-ID som du är arrangör för. Du hittar Microsoft Teams Meeting ID i mötesinbjudan. Klicka sedan på Synkronisera möte för att synkronisera mötesdata till HubSpot.

Granska inspelningar och utskrifter av Microsoft Teams-möten

När Microsoft Teams-mötet har avslutats skapas en samtalspost på sidan Samtalsindex i ditt HubSpot-konto. Samtalsposten innehåller både videoinspelningen och transkriberingen av mötet.

Så här visar du mötets transkript och videoinspelning:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
2. Klicka på mötets titel för att visa det Microsoft Teams-genererade möteskopiorna och videoinspelningen.

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sits kan du använda Conversation Intelligence (CI) för att analysera dina Microsoft Teams-mötesutskrifter, till exempel granska spårade termer, visa AI-genererade samtalssammanfattningar, lägga till inspelningar i spellistor för coachning, visa samtalsstatistik, lägga till kommentarer i utskrifterna.

Dessutom kommer samtalsinspelningen att associeras med Microsoft Teams-mötet som loggas i kontaktregistret för mötesdeltagarna. Det loggade mötet visar mötesdatumet, deltagarna och en länk till inspelningen. Om du vill granska inspelningen och utskriften av mötet klickar du på Granska inspelning.

Om en kontaktpost för en mötesdeltagare inte finns i HubSpot ännu, skapas en ny kontaktpost.