Synkroniser oppføringer og utskrifter fra Microsoft Teams-møter til HubSpot

Når du har tilkoblet Microsoft Teams-appen til HubSpot-kontoen din, kan du automatisk synkronisere Microsoft Teams-data til HubSpot, inkludert:

• Synkroniser automatisk Microsoft Teams-genererte videoopptak og transkripsjoner av møter til HubSpot.
• Synkroniser deltakerdata med eksisterende kontaktoppføringer i HubSpot.
• Opprett nye kontaktoppføringer for møtedeltakere som ikke allerede finnes i Customer Relationship Management.
• Få tilgang til Microsoft Teams-møter i Ringer-indeksen.
• Forhåndsvis raskt opptak og utskrifter av Microsoft Teams-møter på tilknyttede oppføringer.
• Bruk Conversation Intelligence (CI) til å analysere Microsoft Teams-møtetranskripsjonene ytterligere (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise ).

Før du setter i gang

Forsikre deg om at du har tilkoblet den fullstendige versjonen av Microsoft Teams til HubSpot-kontoen din. Hvis du har tilkoblet alternativet Begrenset installasjon, avinstallerer du appen og avdrar alternativet Full installasjon.

Merk: For at oppføringer og transkripsjoner av møter skal kunne synkroniseres med HubSpot, må møtet ha en tilsvarende hendelse i kalenderen i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. Hvis det ikke finnes noen hendelse i kalenderen, kan ikke HubSpot hente oppføringene og transkripsjonsdataene.

For å synkronisere oppføringer og transkripsjoner fra Microsoft Teams-møter til HubSpot, følger du trinnene nedenfor for å konfigurere PowerShell og gi brukere tillatelser.

Hvis du allerede har satt opp en policy for applikasjonstilgang via PowerShell for synkronisering av Microsoft Teams webinar til HubSpot, kan du hoppe over dette trinnet .

Konfigurer PowerShell og tilkoble til Microsoft Teams

1. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å avdragene PowerShell i operativsystemet ditt.
2. Åpne PowerShell i systemet ditt:

• • Mac: Åpne Avslutt og kjør pwsh for å starte PowerShell.
  • Windows: Søk etter "PowerShell" i Start-menyen, og klikk deretter på Kjør som administrator.

3. Kjør Connect-MicrosoftTeams i PowerShell og klikk på Enter. Hvis du ikke har avdraget Teams PowerShell-modulen, kan du lære hvordan du gjør det.

Gi tillatelser til brukere

Følg instruksjonene i denne artikkelen for å tildele tillatelser til et sett med brukere:

1. Kjør følgende kommando i PowerShell for å opprette en tilgangspolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. For å gi rettigheter til utvalgte brukere , kjør følgende kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • For å få en bruker-ID klikker du på en bestemt bruker i Microsoft admin center. Bruker-ID-en vil stå i URL-adressen til siden.
  • Du må kjøre denne kommandoen for hver enkelt bruker.

3. Kjør følgende kommando for å gi rettigheter til alle eksisterende brukere: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Kjør følgende kommando for å gi rettigheter til alle eksisterende og fremtidige brukere på én gang: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Administrer innstillinger for synkronisering av Microsoft Teams-møter

Konfigurer HubSpot-kontoens innstillinger for synkronisering av møter, og bestem hvordan oppføringer og utskrifter av møter skal synkroniseres fra Microsoft Teams til HubSpot.

Administrer globale innstillinger for Microsoft Teams-møter

Slik viser og administrerer du innstillinger for Microsoft Teams-møter for hele kontoen:

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet for innstillinger i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integreringer > Tilkoblede apper.
3. Klikk på Microsoft Teams.
4. Klikk på Møte-fanen , og klikk deretter på fanen Globale innstillinger.

5. I Møte-delen slår du på Synkroniser møtedata for å synkronisere møtedata for alle fremtidige møter fra Microsoft Teams til HubSpot.
   

   
   
6. I delen Synkroniser oppføringer og utskrifter fra møter velger du blant følgende alternativer:

• • Ikke synkroniser oppføringer og utskrifter av møter for Microsoft Teams-brukere på denne kontoen: Oppføringer og utskrifter av møter vil ikke bli synkronisert med HubSpot. Møter vil imidlertid fortsatt logges som aktiviteter i HubSpot-kontaktoppføringene til deltakerne.

• • Synkroniser oppføringer og transkripsjoner av møter for ALLE Microsoft Teams-brukere på denne kontoen: Møter logges automatisk, og oppføringer og transkripsjoner av møter synkroniseres til HubSpot for alle brukere på Microsoft-kontoen.
    
  • Synkroniser oppføringer og transkripsjoner av møter for UTVALGTE Microsoft Teams-brukere på denne kontoen: Administratorer kan velge hvilke spesifikke brukere som skal synkroniseres med HubSpot.

7. I delen Utelukkelser kan du legge til domener for å forhindre at møter synkroniseres med HubSpot av brukere på listen over møteinviterte som har et bestemt e-postdomene. Du kan også forhindre at det opprettes nye kontaktoppføringer for interne ansatte.

• • I delen Oppføring av unntak klikker du på Angi domene eller velg fra listen.
  • I delen Kontakt ekskluderinger skriver du inn bedriftens domemenavn for å forhindre at interne ansatte blir opprettet som nye kontakter i HubSpot.

Administrer personlige innstillinger for Microsoft Teams-møter

Hvis du er en Microsoft Teams-bruker, kan du også administrere innstillingene for individuelle møter.

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet for innstillinger i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integreringer > Tilkoblede apper.
3. Klikk på Microsoft Teams.
4. Klikk på Møte-fanen, og klikk deretter på Mine innstillinger-fanen.
5. I delen Møte velger du om du vil synkronisere oppføringer og utskrifter fra møter:

• • Ikke synkroniser oppføringer og transkripsjoner fra møter:Dette alternativet vil ikke synkronisere oppføringer eller transkripsjoner fra møter til HubSpot. Møter vil imidlertid fortsatt logges som aktiviteter i HubSpot-kontaktoppføringene til deltakerne.
  • Synkroniser oppføringer og transkripsjoner av møter: Dette alternativet logger automatisk møter og synkroniserer oppføringer og transkripsjoner av møter til HubSpot.
    

6. I delen Administrer enkeltmøter kan du søke etter Møte-ID som du er arrangør av. Du finner ID-en for Microsoft Teams Møte i invitasjonen til møtet. Klikk deretter på Synkroniser møte for å synkronisere møtedataene til HubSpot.

Feilsøke Microsoft Teams-møter som ikke synkroniseres

Hvis Microsoft Teams-møtene dine ikke synkroniseres etter at du har slått på synkroniseringen, er den sannsynlige årsaken at de ikke genererer rapporter om oppmøte i Microsoft Teams-leietakeren din. For å synkronisere med HubSpot må Microsoft Teams-møter generere en rapport om oppmøte.

En Microsoft Teams-administrator må oppdatere retningslinjene for møter i Microsoft Teams Admin Center:

1. Naviger til Microsoft Teams Admin Center.
2. I menyen til venstre klikker du på Møter > Retningslinjer for møter .
3. Velg policyen du vil oppdatere, for eksempel den globale policyen for hele organisasjonen eller en egendefinert policy som er tilordnet arrangører av møter.
4. Gå til delen Møteplanlegger .
5. Finn innstillingen Rapport om oppmøte og engasjement eller Tillat rapport om oppmøte , og sett verdien til På.
   
   
6. Klikk på Lagre for å ta endringene i bruk.

Se oppføringer og utskrifter fra møter i Microsoft Teams

Når Microsoft Teams-møtet er avsluttet, opprettes det en anropsoppføring på siden Anropsoppføring i HubSpot-kontoen din. Anropsoppføringen vil inneholde både videoopptak og transkripsjon av møtet.

For å se utskrift og videooppføring av møtet:

1. I HubSpot CRM-kontoen din navigerer du til CRM > Calls.
2. Klikk på tittelen på møtet for å se den Microsoft Teams-genererte utskriften av møtet og videooppføringen.

Hvis du er en bruker med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete , kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til å analysere Microsoft Teams-møteutskriftene dine, for eksempel ved å gjennomgå sporede termer, se AI-genererte samtaleoppsummeringer, legge til opptak i spillelister for coaching, legge til samtalestatistikk, legge til innebygde kommentarer i utskrifter.

I tillegg vil Anropsoppføringen bli tilknyttet Microsoft Teams-møtet som er logget på kontaktoppføringen til møtedeltakerne. Det loggede møtet vil vise møtedato, deltakere og en lenke til oppføringen. Klikk på Gjennomgå oppføring for å gjennomgå oppføring og utskrift av møtet.

Hvis det ikke finnes en kontaktoppføring for en møtedeltaker i HubSpot ennå, opprettes det en ny kontaktoppføring.