Synkroniser opptak og transkripsjoner fra Microsoft Teams-møter til HubSpot

Når du har koblet Microsoft Teams-appen til HubSpot-kontoen din, kan du automatisk synkronisere Microsoft Teams-data til HubSpot, inkludert:

• Synkroniser automatisk Microsoft Teams-genererte møtevideoopptak og transkripsjoner til HubSpot.
• Synkroniser deltakerdata med eksisterende kontaktoppføringer i HubSpot.
• Opprett nye kontaktoppføringer for møtedeltakere som ikke allerede finnes i CRM-systemet.
• Få tilgang til Microsoft Teams-møter i samtaleindeksen.
• Forhåndsvis raskt Microsoft Teams-møteopptak og transkripsjoner på tilknyttede poster.
• Bruk Conversation Intelligence (CI) til å analysere Microsoft Teams-møtetranskripsjonene dine ytterligere (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise ).

Før du kommer i gang

Forsikre deg om at du har koblet den fullstendige installasjonsversjonen av Microsoft Teams til HubSpot-kontoen din. Hvis du har koblet til Limited installasjonsalternativet, må du avinstallere appen og installere Full installasjonsalternativet.

Merk: For at møteopptak og transkripsjoner skal kunne synkroniseres med HubSpot, må møtet ha en tilsvarende kalenderhendelse i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. Hvis det ikke finnes noen kalenderhendelse, kan ikke HubSpot hente inn opptaks- og transkripsjonsdataene.

For å synkronisere opptak og transkripsjoner fra Microsoft Teams-møter til HubSpot, følger du trinnene nedenfor for å konfigurere PowerShell og gi brukere tillatelser.

Hvis du allerede har konfigurert en policy for applikasjonstilgang via PowerShell for Microsoft Teams webinar-synkronisering til HubSpot, kan du hoppe over dette trinnet.

Konfigurer PowerShell og koble til Microsoft Teams

1. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å installere PowerShell i operativsystemet ditt.
2. Åpne PowerShell i systemet ditt:

• • Mac: Åpne Terminal og kjør pwsh for å starte PowerShell.
  • Windows: Søk etter "PowerShell" i Start-menyen, og klikk deretter på Kjør som administrator.

3. Kjør Connect-MicrosoftTeams i PowerShell og klikk på Enter. Hvis du ikke har installert Teams PowerShell-modulen, kan du lære hvordan du installerer modulen.

Gi tillatelser til brukere

Følg instruksjonene i denne artikkelen for å tildele tillatelser til et sett med brukere:

1. Kjør følgende kommando i PowerShell for å opprette en tilgangspolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Kjør følgende kommando for å gi tillatelser til utvalgte brukere: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • For å få en bruker-ID klikker du på en bestemt bruker i Microsoft admin center. Bruker-ID-en vil stå i URL-adressen til siden.
  • Du må kjøre denne kommandoen for hver enkelt bruker.

3. Kjør følgende kommando for å gi tillatelser til alle eksisterende brukere: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Kjør følgende kommando for å tildele tillatelser til alle eksisterende og fremtidige brukere på én gang: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Administrer innstillinger for Microsoft Teams-møtesynkronisering

Konfigurer HubSpot-kontoens innstillinger for møtesynkronisering og bestem hvordan møteopptak og transkripsjoner skal synkroniseres fra Microsoft Teams til HubSpot.

Administrer globale Microsoft Teams-møteinnstillinger

Slik viser og administrerer du innstillinger for Microsoft Teams-møter for hele kontoen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillingsikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integrations > Connected Apps.
3. Klikk på Microsoft Teams.
4. Klikk på fanen Møter, og klikk deretter på fanen Globale innstillinger.

5. I delen Møter slår du på Synkroniser møtedata for å synkronisere møtedata for alle fremtidige møter fra Microsoft Teams til HubSpot.
   

   
   
6. I delen Synkroniser møteopptak og transkripsjoner velger du blant følgende alternativer:

• • Ikke synkroniser møteopptak og transkripsjoner for Microsoft Teams-brukere på denne kontoen: møteopptak og transkripsjoner vil ikke bli synkronisert med HubSpot. Møtene vil imidlertid fortsatt logges som aktiviteter i HubSpot-kontaktregistrene til deltakerne.

• • Synkroniser møteopptak og transkripsjoner for ALLE Microsoft Teams-brukere på denne kontoen: Møter logges automatisk, og møteopptak og transkripsjoner synkroniseres til HubSpot for alle brukere på Microsoft-kontoen.
    
  • Synkroniser møteopptak og transkripsjoner for UTVALGTE Microsoft Teams-brukere på denne kontoen : Administratorer kan velge hvilke spesifikke brukere møteopptak og transkripsjoner som skal synkroniseres til HubSpot.
    

7. I delen Utelukkelser kan du legge til domener for å hindre at møter synkroniseres med HubSpot av brukere i møteinvitasjonslisten som har et bestemt e-postdomene. Du kan også forhindre at det opprettes nye kontaktoppføringer for interne ansatte.

• • I delen Opptaksekskluderinger klikker du på Angi domene eller velg fra listen.
  • I delen Kontaktunntak skriver du inn bedriftens domenenavn for å forhindre at interne ansatte opprettes som nye kontakter i HubSpot.

Administrer personlige Microsoft Teams-møteinnstillinger

Hvis du er en Microsoft Teams-bruker, kan du også administrere dine individuelle møteinnstillinger.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillingsikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integrasjoner > Tilkoblede apper.
3. Klikk på Microsoft Teams.
4. Klikk på fanen Møter, og klikk deretter på fanen Mine innstillinger.
5. I delen Møter velger du om du vil synkronisere møteopptak og transkripsjoner:

• • Ikke synkroniser møteopptak og transkripsjoner : Dette alternativet vil ikke synkronisere noen møteopptak eller transkripsjoner til HubSpot. Møter vil imidlertid fortsatt logges som aktiviteter i HubSpot-kontaktregistrene til deltakerne.
    
  • Synkroniser møteopptak og transkripsjoner : Dette alternativet vil automatisk logge møter og synkronisere møteopptak og transkripsjoner til HubSpot.
    

6. I delen Administrer individuelle møter kan du søke etter møter etter møte-ID som du er arrangør for. Du finner Microsoft Teams-møte-ID-en i møteinnkallingen. Klikk deretter på Synkroniser møte for å synkronisere møtedataene til HubSpot.

Se gjennom opptak og transkripsjoner fra Microsoft Teams-møter

Når Microsoft Teams-møtet er avsluttet, opprettes det en samtaleoppføring på siden Samtaleindeks i HubSpot-kontoen din. Samtaleoppføringen vil inneholde både videoopptaket og transkripsjonen av møtet.

Slik viser du møteutskriften og videoopptaket:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Samtaler.
2. Klikk på tittelen på møtet for å se den Microsoft Teams-genererte møteutskriften og videoopptaket.

Hvis du er en bruker med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete, kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til å analysere Microsoft Teams-møtetranskripsjonene dine, for eksempel ved å gå gjennom sporede termer, se AI-genererte samtalesammendrag, legge til opptak i spillelister for coaching, se samtalestatistikk og legge til kommentarer i transkripsjonene.

I tillegg vil samtaleopptaket bli knyttet til Microsoft Teams-møtet som er logget på kontaktoppføringen til møtedeltakerne. Det loggede møtet vil vise møtedato, deltakere og en lenke til opptaket. Klikk på Gjennomgå opptak for å se gjennom møteopptaket og transkripsjonen.

Hvis det ikke finnes en kontaktoppføring for en møtedeltaker i HubSpot ennå, opprettes det en ny kontaktoppføring.