Synkroniser optagelser og udskrifter af Microsoft Teams-møder til HubSpot

Når du har forbundet Microsoft Teams-appen med din HubSpot-konto, kan du automatisk synkronisere Microsoft Teams-data til HubSpot, herunder:

• Synkroniser automatisk Microsoft Teams-genererede mødevideooptagelser og udskrifter til HubSpot.
• Synkroniser deltagerdata til eksisterende kontaktoptegnelser i HubSpot.
• Opret nye kontaktoptegnelser for mødedeltagere, der ikke allerede er i CRM.
• Få adgang til Microsoft Teams-møder i opkaldsindekset.
• Hurtig forhåndsvisning af Microsoft Teams-mødeoptagelser og -udskrifter på tilknyttede poster.
• Brug Conversation Intelligence (CI) til at analysere dine Microsoft Teams-mødeudskrifter yderligere (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise ).

Før du går i gang

Sørg for, at du har forbundet den fulde installationsversion af Microsoft Teams med din HubSpot-konto. Hvis du har tilsluttet den begrænsede installationsmulighed, skal du afinstallere appen og installere den fulde installationsmulighed.

Bemærk: For at mødeoptagelser og -udskrifter kan synkroniseres med HubSpot, skal mødet have en tilsvarende kalenderbegivenhed i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. Hvis der ikke er nogen kalenderbegivenhed, kan HubSpot ikke hente optagelses- og udskriftsdataene.

For at synkronisere Microsoft Teams-mødeoptagelser og -udskrifter til HubSpot skal du følge nedenstående trin for at konfigurere PowerShell og give brugerne tilladelser.

Hvis du allerede har opsat en politik for programadgang via PowerShell til Microsoft Teams webinar-synkronisering til HubSpot, kan du springe dette trin over.

Opsæt PowerShell og opret forbindelse til Microsoft Teams

1. Følg instruktionerne i denne artikel for at installere PowerShell i dit operativsystem.
2. Åbn PowerShell i dit system:

• • Mac: Åbn Terminal og kør pwsh for at starte PowerShell.
  • Windows: Søg efter "PowerShell" i menuen Start, og klik derefter på Kør som administrator.

3. Kør Connect-MicrosoftTeams i PowerShell, og klik på Enter. Hvis du ikke har installeret Teams PowerShell-modulet, kan du læse, hvordan du installerer modulet.

Giv tilladelser til brugere

Følg instruktionerne i denne artikel for at give tilladelser til et sæt brugere:

1. Kør følgende kommando i PowerShell for at oprette en adgangspolitik: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Kør følgende kommando for at give tilladelser til udvalgte brugere: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • For at få et bruger-id skal du klikke på en bestemt bruger i Microsoft admin center. Bruger-ID'et vil være i sidens URL.
  • Du skal køre denne kommando for hver enkelt bruger.

3. For at give tilladelser til alle eksisterende brugere skal du køre følgende kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. For at give tilladelser til alle eksisterende og fremtidige brugere på én gang skal du køre følgende kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Administrer indstillinger for Microsoft Teams-mødesynkronisering

Konfigurer din HubSpot-kontos indstillinger for mødesynkronisering, og bestem, hvordan mødeoptagelser og -udskrifter skal synkroniseres fra Microsoft Teams til HubSpot.

Administrer globale Microsoft Teams-mødeindstillinger

For at se og administrere Microsoft Teams-mødeindstillinger for hele kontoen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på ikonet for indstillinger i den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre side skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
3. Klik på Microsoft Teams.
4. Klik på fanen Møder, og klik derefter på fanen Globale indstillinger.

5. I afsnittet Møder skal du slå Synkroniser mødedata til for at synkronisere mødedata for alle fremtidige møder fra Microsoft Teams til HubSpot.
   

   
   
6. I afsnittet Synkroniser mødeoptagelser og -udskrifter skal du vælge mellem følgende muligheder:

• • Synkroniser ikke mødeoptagelser og -udskrifter for Microsoft Teams-brugere på denne konto: Mødeoptagelser og -udskrifter synkroniseres ikke med HubSpot. Møder vil dog stadig blive logget som aktiviteter i deltagernes HubSpot-kontaktoptegnelser.

• • Synkroniser mødeoptagelser og udskrifter for ALLE Microsoft Teams-brugere på denne konto: Møder logges automatisk, og mødeoptagelser og udskrifter synkroniseres med HubSpot for alle brugere på Microsoft-kontoen.
    
  • Synkroniser mødeoptagelser og udskrifter for UDVALGTE Microsoft Teams-brugere på denne konto: Administratorer kan vælge de specifikke brugere, for hvem mødeoptagelser og udskrifter skal synkroniseres til HubSpot.
    

7. I afsnittet Udelukkelser kan du tilføje domæner for at forhindre, at møder synkroniseres til HubSpot af brugere på listen over mødeinviterede, som har et bestemt e-mailadressedomæne. Du kan også forhindre, at der oprettes nye kontaktoptegnelser for interne medarbejdere.

• • I afsnittet Optagelsesundtagelser skal du klikke på Indtast domæne eller vælg fra listen.
  • I afsnittet Kontaktundtagelser skal du indtaste din virksomheds domænenavn for at forhindre interne medarbejdere i at blive oprettet som nye kontakter i HubSpot.

Administrer personlige Microsoft Teams-mødeindstillinger

Hvis du er Microsoft Teams-bruger, kan du også administrere dine individuelle mødeindstillinger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på ikonet for indstillinger i den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre side skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
3. Klik på Microsoft Teams.
4. Klik på fanen Møder, og klik derefter på fanen Mine indstillinger.
5. I afsnittet Møder skal du vælge, om du vil synkronisere mødeoptagelser og udskrifter:

• • Synkroniser ikke mødeoptagelser og -udskrifter: Denne indstilling synkroniserer ikke nogen mødeoptagelser eller -udskrifter til HubSpot. Møder vil dog stadig blive logget som aktiviteter i deltagernes HubSpot-kontaktoptegnelser.
    
  • Synkroniser mødeoptagelser og -udskrifter : Denne indstilling logger automatisk møder og synkroniserer mødeoptagelser og -udskrifter til HubSpot.
    

6. I afsnittet Administrer individuelle møder kan du søge efter møder efter møde-id, som du er arrangør af. Du kan finde Microsoft Teams-møde-id'et i mødeindkaldelsen. Klik derefter på Synkroniser møde for at synkronisere mødedataene til HubSpot.

Gennemgå optagelser og udskrifter af Microsoft Teams-møder

Når Microsoft Teams-mødet er slut, oprettes der en opkaldsliste på siden Call Index i din HubSpot-konto. Opkaldsoptegnelsen indeholder både videooptagelsen og udskriften af mødet.

Sådan ser du mødeudskriften og videooptagelsen:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Opkald.
2. Klik på titlen på mødet for at se den Microsoft Teams-genererede mødeudskrift og videooptagelse.

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sæde, kan du bruge Conversation Intelligence (CI) til at analysere dine Microsoft Teams-mødeudskrifter, såsom at gennemgå sporede termer, se AI-genererede opkaldsresuméer, tilføje optagelser til afspilningslister til coaching, se opkaldsstatistikker, tilføje inline-kommentarer til udskrifter.

Derudover vil opkaldsoptagelsen blive knyttet til det Microsoft Teams-møde, der er logget på mødedeltagernes kontaktoplysninger. Det loggede møde viser mødedatoen, deltagerne og et link til optagelsen. Klik på Gennemse optagelse for at se optagelsen og udskriften af mødet.

Hvis der endnu ikke findes en kontaktoptegnelse for en mødedeltager i HubSpot, vil der blive oprettet en ny kontaktoptegnelse.