Microsoft Teams-Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte mit HubSpot synchronisieren

Nachdem Sie die Microsoft Teams-App mit Ihrem HubSpot-Account verknüpft haben, können Sie Microsoft Teams-Daten automatisch mit HubSpot synchronisieren, einschließlich: 

• Synchronisieren Sie automatisch Microsoft Teams-generierte Meeting-Videoaufzeichnungen und -transkripte mit HubSpot. 
• Synchronisieren Sie Teilnehmerdaten mit vorhandenen Kontaktdatensätzen in HubSpot.
• Erstellen Sie neue Kontaktdatensätze für Meeting-Teilnehmer, die noch nicht im CRM vorhanden sind.
• Greifen Sie über den Anrufindex auf Microsoft Teams-Meetings zu. 
• Sehen Sie sich schnell eine Vorschau von Microsoft Teams-Meetingaufzeichnungen und -Transkripten in zugehörigen Datensätzen an. 
• Verwenden Sie Conversation Intelligence (CI), um Ihre Microsoft Teams-Meetingtranskripte weiter zu analysieren (nur Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise ).

Bevor Sie loslegen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Version für die vollständige Installation von Microsoft Teams mit Ihrem HubSpot-Account verknüpft haben. Wenn Sie die Option „Eingeschränkte Installation“ verknüpft haben, deinstallieren Sie die App und installieren Sie die Option „Vollständige Installation“.

Bitte beachten: Damit Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte mit HubSpot synchronisiert werden können, muss das Meeting über ein entsprechendes Kalender-Event in Microsoft Teams oder Microsoft Outlook verfügen. Wenn es kein Kalender-Event gibt, kann HubSpot die Aufzeichnungs- und Transkriptdaten nicht abrufen.

Um Aufzeichnungen und Transkripte von Microsoft Teams-Meetings mit HubSpot zu synchronisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus, um PowerShell einzurichten und Benutzern Berechtigungen zu erteilen.

Wenn Sie bereits eine Anwendungszugriffsrichtlinie über PowerShell für die Synchronisierung von Microsoft Teams-Webinaren mit HubSpot eingerichtet haben, können Sie diesen Schritt überspringen. 

PowerShell einrichten und mit Microsoft Teams verknüpfen

1. Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um PowerShell in Ihrem Betriebssystem zu installieren.
2. Öffnen Sie PowerShell in Ihrem System:

• • Mac: Öffnen Sie Terminal und führen Sie pwsh aus, um PowerShell zu starten.
  • Windows: Suchen Sie im Startmenü nach „PowerShell“ und klicken Sie dann auf Als Administrator ausführen. 

3. Führen Sie Connect-MicrosoftTeams in PowerShell aus und klicken Sie auf Enter. Wenn Sie das Teams PowerShell-Modul noch nicht installiert haben, erfahren Sie hier, wie Sie das Modul installieren. 

Benutzern Berechtigungen gewähren

Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um Berechtigungen für eine Gruppe von Benutzern zu erteilen:

1. Führen Sie den folgenden Befehl in PowerShell aus, um eine Zugriffsrichtlinie zu erstellen: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Um ausgewählten Benutzern Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Um eine Benutzer-ID abzurufen, klicken Sie auf einen bestimmten Benutzer im Microsoft Admin Center. Die Benutzer-ID ist in der Seiten-URL enthalten. 
  • Sie müssen diesen Befehl für jeden einzelnen Benutzer ausführen. 

3. Um allen vorhandenen Benutzern Berechtigungen zu gewähren, führen Sie den folgenden Befehl aus: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Um allen bestehenden und zukünftigen Benutzern gleichzeitig Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Synchronisierungseinstellungen für Microsoft Teams-Meetings verwalten

Konfigurieren Sie die Meeting-Synchronisierungseinstellungen Ihres HubSpot-Accounts und entscheiden Sie, wie Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte von Microsoft Teams mit HubSpot synchronisiert werden sollen.

Globale Microsoft Teams-Meeting-Einstellungen verwalten

So zeigen Sie accountübergreifende Microsoft Teams-Meeting-Einstellungen an und verwalten diese:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der oberen Navigationsleiste auf das Zahnrad-Symbol.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen>Verknüpfte Apps .  
3. Klicken Sie auf Microsoft Teams.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings und dann auf die Registerkarte Globale Einstellungen . 

5. Aktivieren Sie im Abschnitt Meetings den Schalter Meeting-Daten synchronisieren , um die Meeting-Daten für alle zukünftigen Meetings von Microsoft Teams mit HubSpot zu synchronisieren.
   

   
   
6. Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren eine der folgenden Optionen aus:

• • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte für Microsoft Teams-Benutzer in diesem Account nicht synchronisieren: Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte werden nicht mit HubSpot synchronisiert. Meetings werden jedoch weiterhin als Aktivitäten in den HubSpot-Kontaktdatensätzen der Teilnehmer protokolliert.

• • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte für ALLE Microsoft Teams-Benutzer in diesem Account synchronisieren: Meetings werden automatisch protokolliert, Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte werden für alle Benutzer im Microsoft-Mandanten mit HubSpot synchronisiert. 
    
  • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte für AUSGEWÄHLTE Microsoft Teams-Benutzer in diesem Account synchronisieren: Administratoren können die spezifischen Benutzer auswählen, für die Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte mit HubSpot synchronisiert werden sollen.
    

7. Fügen Sie im Abschnitt Ausschlüsse Domains hinzu, um zu verhindern, dass Meetings von Benutzern in der Liste der Meeting-Eingeladenen, die über eine bestimmte E-Mail-Adress-Domain verfügen, mit HubSpot synchronisiert werden. Sie können auch verhindern, dass neue Kontaktdatensätze für interne Mitarbeiter erstellt werden. 

• • Klicken Sie im Abschnitt Aufzeichnungsausschlüsse auf Domain eingeben oder aus der Liste auswählen.
  • Geben Sie im Abschnitt Kontaktausschlüsse den Domain-Namen Ihres Unternehmens ein, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden. 

Persönliche Microsoft Teams-Meeting-Einstellungen verwalten

Als Microsoft Teams-Benutzer können Sie auch Ihre individuellen Meetings-Einstellungen verwalten. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der oberen Navigationsleiste auf das Zahnrad-Symbol.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen>Verknüpfte Apps .  
3. Klicken Sie auf Microsoft Teams.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings und dann auf die Registerkarte Meine Einstellungen. 
5. Wählen Sie im Abschnitt Meetings aus, ob Sie Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren möchten:

• • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte nicht synchronisieren: diese Option werden keine Meeting-Aufzeichnungen oder -Transkripte mit HubSpot synchronisiert. Meetings werden jedoch weiterhin als Aktivitäten in den HubSpot-Kontaktdatensätzen der Teilnehmer protokolliert.
    
  • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren: Mit dieser Option werden automatisch Meetings protokolliert und Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte mit HubSpot synchronisiert.
    

6. Im Abschnitt Individuelle Meetings verwalten können Sie Meetings anhand der Meeting-ID suchen, deren Organisator Sie sind. Sie finden die Microsoft Teams-Meeting-ID in der Meeting-Einladung. Klicken Sie dann auf Meeting synchronisieren , um die Meeting-Daten mit HubSpot zu synchronisieren. 

Microsoft Teams-Meetingaufzeichnungen und -Transkripte auswerten

Sobald das Microsoft Teams-Meeting beendet ist, wird auf der Indexseite für Anrufe in Ihrem HubSpot-Account ein Anrufdatensatz erstellt. Der Anrufdatensatz enthält sowohl die Videoaufzeichnung des Meetings als auch das Transkript.

So zeigen Sie das Meeting-Transkript und die Videoaufzeichnung an: 

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-Anrufe>.  
2. Klicken Sie auf den Titel des Meetings, um das von Microsoft Teams generierte Meeting-Transkript und die Videoaufzeichnung anzuzeigen.

Als Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz können Sie Conversation Intelligence (CI) verwenden, um Ihre Microsoft Teams-Meeting-Transkripte zu analysieren, z. B. Nachverfolgung von Begriffen, Anzeige von KI-generierten Anrufzusammenfassungen, Hinzufügen von Aufzeichnungen zu Wiedergabelisten für Coaching, Anzeigen von Anrufstatistiken, Hinzufügen von Inline-Kommentaren zu Abschriften.

Zusätzlich wird der Anrufdatensatz mit dem Microsoft Teams-Meeting verknüpft, das im Kontaktdatensatz der Meeting-Teilnehmer protokolliert ist. Das protokollierte Meeting zeigt das Meeting-Datum, die Teilnehmer und einen Link zur Aufzeichnung an. Um die Meeting-Aufzeichnung und das Transkript auszuwerten, klicken Sie auf Aufzeichnung überprüfen. 

 Wenn ein Kontaktdatensatz für einen Meeting-Teilnehmer noch nicht in HubSpot vorhanden ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt.