Opnames en transcripties van Microsoft Teams-vergaderingen synchroniseren met HubSpot

Nadat je de Microsoft Teams app hebt gekoppeld aan je HubSpot account, kun je automatisch Microsoft Teams gegevens synchroniseren met HubSpot, inclusief:

• Automatisch synchroniseren van door Microsoft Teams gegenereerde video-opnames en transcripties van vergaderingen naar HubSpot.
• Synchroniseer deelnemersgegevens met bestaande contactrecords in HubSpot.
• Maak nieuwe contactrecords voor deelnemers aan vergaderingen die nog niet in het CRM staan.
• Krijg toegang tot Microsoft Teams-vergaderingen in de Gespreksindex.
• Snel een voorbeeld van opnames en transcripties van Microsoft Teams-vergaderingen bekijken in gekoppelde records.
• Gebruik Conversation Intelligence (CI) om de transcripts van Microsoft Teams-vergaderingen verder te analyseren (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de volledig geïnstalleerde versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot-account. Als je de beperkte installatieoptie hebt aangesloten, verwijder dan de app en installeer de volledige installatieoptie.

Let op: om opnames en transcripties van vergaderingen te synchroniseren met HubSpot, moet de vergadering een bijbehorende agenda-event hebben in Microsoft Teams of Microsoft Outlook. Als er geen kalendergebeurtenis is, kan HubSpot de opname- en transcriptgegevens niet ophalen.

Om opnames en transcripties van Microsoft Teams vergaderingen te synchroniseren met HubSpot, volg je de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

Als je al een toegangsbeleid voor applicaties hebt ingesteld via PowerShell voor Microsoft Teams webinar synchronisatie met HubSpot, dan kun je deze stap overslaan.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

1. Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren.
2. Open PowerShell op je systeem:

• • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.

3. Voer uit Connect-MicrosoftTeams in PowerShell en klik op Enter. Als je de Teams PowerShell module nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om rechten toe te kennen aan een set gebruikers:

1. Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Voer het volgende commando uit om machtigingen toe te kennen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Om een gebruikers-ID op te vragen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft admin center. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet dit commando voor elke individuele gebruiker uitvoeren.

3. Voer het volgende commando uit om alle bestaande gebruikers rechten te geven: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Voer het volgende commando uit om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Synchronisatie-instellingen voor Microsoft Teams-vergaderingen beheren

Configureer de synchronisatie-instellingen voor vergaderingen van je HubSpot-account en bepaal hoe opnames en transcripties van vergaderingen worden gesynchroniseerd van Microsoft Teams naar HubSpot.

Globale Microsoft Teams vergaderingsinstellingen beheren

Om accountbrede Microsoft Teams vergaderingsinstellingen te bekijken en te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het pictogram Instellingen in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Integrations > Connected Apps.
3. Klik op Microsoft Teams.
4. Klik op het tabblad Vergaderingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen .

5. Schakelin het gedeelte Vergaderingen de schakelaar Synchroniseer vergadergegevens in om vergadergegevens voor alle toekomstige vergaderingen van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren.
   

   
   
6. Kies in het gedeelte Opnames en transcripties van vergaderingen synchroniseren uit de volgende opties:

• • Synchroniseer opnames en transcripten van vergaderingen niet voor Microsoft Teams gebruikers met dit account: opnames en transcripten van vergaderingen worden niet gesynchroniseerd met HubSpot. Vergaderingen worden echter nog steeds geregistreerd als activiteiten in de HubSpot contactrecords van de deelnemers.

• • Synchroniseer opnames en transcripten van vergaderingen voor ALLE Microsoft Teams gebruikers op dit account: vergaderingen worden automatisch gelogd en opnames en transcripten van vergaderingen worden gesynchroniseerd naar HubSpot voor alle gebruikers op de Microsoft-tenant.
    
  • Synchroniseer vergaderopnames en transcripten voor GEKOZEN Microsoft Teams gebruikers op dit account: beheerders kunnen de specifieke gebruikers kiezen voor wie vergaderopnames en transcripten moeten worden gesynchroniseerd naar HubSpot.

7. Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat vergaderingen worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers in de lijst met genodigden voor vergaderingen die een bepaald e-mailadres domein hebben. Je kunt ook voorkomen dat nieuwe contactpersonen worden aangemaakt voor interne medewerkers.

• • Klik in de sectie Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in het gedeelte Contactuitsluitingen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot.

Persoonlijke instellingen voor Microsoft Teams-vergaderingen beheren

Als je een Microsoft Teams gebruiker bent, kun je ook je individuele instellingen voor Vergaderingen beheren.

1. Klik in je HubSpot-account op het pictogram Instellingen in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Integrations > Connected Apps.
3. Klik op Microsoft Teams.
4. Klik op het tabblad Vergaderingen en vervolgens op het tabblad Mijn instellingen.
5. Kies in het gedeelte Vergaderingen of je opnames en transcripties van vergaderingen wilt synchroniseren:

• • Geen opnames en transcripties van vergaderingen synchroniseren: deze optie synchroniseert geen opnames of transcripties van vergaderingen met HubSpot. Vergaderingen worden echter nog steeds geregistreerd als activiteiten in de HubSpot contactrecords van de deelnemers.
  • Opnames en transcripten van vergaderingen synchroniseren: met deze optie worden vergaderingen automatisch gelogd en opnames en transcripten van vergaderingen gesynchroniseerd met HubSpot.
    

6. In het gedeelte Individuele vergaderingen beheren kunt u vergaderingen zoeken op vergadering-ID waarvan u de organisator bent. Je vindt de Microsoft Teams Meeting ID in de uitnodiging voor de vergadering. Klik dan op Synchroniseer vergadering om de vergadergegevens te synchroniseren met HubSpot.

Problemen oplossen met Microsoft Teams-vergaderingen die niet synchroniseren

Als je Microsoft Teams-vergaderingen niet synchroniseren nadat je de synchronisatie hebt ingeschakeld, is de waarschijnlijke oorzaak dat ze geen aanwezigheidsrapporten genereren in je Microsoft Teams-tenant. Om te synchroniseren met HubSpot moeten Microsoft Teams vergaderingen een aanwezigheidsrapport genereren.

Een Microsoft Teams admin moet het vergaderbeleid bijwerken in het Microsoft Teams Beheercentrum:

1. Navigeer naar het Microsoft Teams Beheercentrum.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Vergaderingen > Vergaderingsbeleid.
3. Selecteer het beleid dat je wilt bijwerken, zoals het algemene beleid voor de hele organisatie of een aangepast beleid dat is toegewezen aan organisatoren van vergaderingen.
4. Navigeer naar de sectie Vergaderplanning .
5. Zoek de instelling Aanwezigheids- en inzetrapport of Aanwezigheidsrapport toestaan en zet de waarde op Aan.
   
   
6. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Opnames en transcripties van Microsoft Teams-vergaderingen bekijken

Zodra de Microsoft Teams vergadering is beëindigd, wordt er een gespreksrecord aangemaakt op de Gesprek Index pagina in je HubSpot account. Het gespreksverslag bevat zowel de video-opname als het transcript van de vergadering.

Het transcript van de vergadering en de video-opname bekijken:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
2. Klik op de titel van de vergadering om het door Microsoft Teams gegenereerde transcript van de vergadering en de video-opname te bekijken.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat , kun je Conversation Intelligence (CI) gebruiken om je Microsoft Teams-gesprek transcripten te analyseren, zoals het bekijken van gevolgde termen, het bekijken van AI-gegenereerde gesprekssamenvattingen, het toevoegen van opnames aan afspeellijsten voor coaching, het bekijken van gespreksstatistieken, het toevoegen van inline commentaar aan transcripten.

Daarnaast zal het gespreksrecord worden gekoppeld aan de Microsoft Teams vergadering die is vastgelegd in het contactrecord van de deelnemers aan de vergadering. De gelogde vergadering toont de datum van de vergadering, de deelnemers en een link naar de opname. Klik op Opname bekijken om de opname en het transcript van de vergadering te bekijken.

Als er nog geen contactpersoonrecord voor een vergaderdeelnemer bestaat in HubSpot, wordt er een nieuw contactpersoonrecord aangemaakt.