Opnames en transcripties van Microsoft Teams-vergaderingen synchroniseren met HubSpot

Nadat je de Microsoft Teams app hebt gekoppeld aan je HubSpot account, kun je automatisch Microsoft Teams gegevens synchroniseren met HubSpot, inclusief:

• Synchroniseer automatisch Microsoft Teams gegenereerde video-opnamen en transcripten van vergaderingen met HubSpot.
• Synchroniseer deelnemersgegevens met bestaande contact records in HubSpot.
• Maak nieuwe contactrecords voor deelnemers aan vergaderingen die nog niet in de CRM staan.
• Toegang tot Microsoft Teams vergaderingen in de Call Index.
• Snel Microsoft Teams vergaderopnames en transcripties bekijken op gekoppelde records.
• Conversation Intelligence (CI) gebruiken om de transcripten van Microsoft Teams-vergaderingen verder te analyseren (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je de Full install-versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot-account. Als je de Limited install-optie hebt gekoppeld, verwijder dan de app en installeer de Full install-optie.

Let op: om opnames en transcripts van vergaderingen te synchroniseren met HubSpot, moet de vergadering een bijbehorende agenda-event hebben in Microsoft Teams of Microsoft Outlook. Als er geen agenda-event is, kan HubSpot de opname- en transcriptgegevens niet ophalen.

Om opnames en transcripten van Microsoft Teams-vergaderingen te synchroniseren met HubSpot, volg je de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

Als je al een toegangsbeleid voor applicaties hebt ingesteld via PowerShell voor Microsoft Teams webinar synchronisatie naar HubSpot, kun je deze stap overslaan.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

1. Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in uw besturingssysteem te installeren.
2. Open PowerShell in uw systeem:

• • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.

3. Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de module Teams PowerShell niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om machtigingen toe te kennen aan een set gebruikers:

1. Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Om een gebruikers-ID te krijgen, klik je op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.

3. Voer de volgende opdracht uit om machtigingen toe te kennen aan alle bestaande gebruikers: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Voer de volgende opdracht uit om machtigingen toe te kennen aan alle bestaande en toekomstige gebruikers tegelijk: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Beheer de synchronisatie-instellingen voor Microsoft Teams vergaderingen

Configureer de synchronisatie-instellingen voor vergaderingen van je HubSpot-account en bepaal hoe opnames en transcripten van vergaderingen worden gesynchroniseerd van Microsoft Teams naar HubSpot.

Globale Microsoft Teams vergadering instellingen beheren

Om accountbrede Microsoft Teams vergaderingsinstellingen te bekijken en te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het pictogram Instellingen in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Integraties > Aangesloten apps.
3. Klik op Microsoft Teams.
4. Klik op het tabblad Vergaderingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.

5. Schakelin het gedeelte Vergaderingen de schakelaar Synchroniseer vergadergegevens in om vergadergegevens voor alle toekomstige vergaderingen van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren.
   

   
   
6. Kies in het gedeelte Opnames en transcripties van vergaderingen synchroniseren uit de volgende opties:

• • Synchroniseer geen opnames en transcripties van vergaderingen voor Microsoft Teams-gebruikers met dit account: opnames en transcripties van vergaderingen worden niet gesynchroniseerd met HubSpot. Vergaderingen zullen echter nog steeds worden gelogd als activiteiten in de HubSpot-contactrecords van de deelnemers.

• • Synchroniseer vergaderopnamen en transcripten voor ALLE Microsoft Teams gebruikers op dit account: vergaderingen worden automatisch gelogd, vergaderopnamen en transcripten worden gesynchroniseerd naar HubSpot voor alle gebruikers op het Microsoft-tenant.
    
  • Synchroniseer gespreksopnamen en transcripten voor GEKOZEN Microsoft Teams gebruikers op dit account: beheerders kunnen specifieke gebruikers kiezen voor wie gespreksopnamen en transcripten moeten worden gesynchroniseerd naar HubSpot.
    

7. Voeg in de sectie Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat vergaderingen worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers in de lijst met genodigden voor vergaderingen die een bepaald e-mailadresdomein hebben. Je kunt ook voorkomen dat nieuwe contactrecords worden gemaakt voor interne medewerkers.

• • Klik in het gedeelte Opname-uitsluitingen op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in de sectie Contact uitsluitingen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot.

Persoonlijke Microsoft Teams vergaderingsinstellingen beheren

Als je een Microsoft Teams gebruiker bent, kun je ook je individuele instellingen voor vergaderingen beheren.

1. Klik in je HubSpot account op het instellingen pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Integraties > Aangesloten apps.
3. Klik op Microsoft Teams.
4. Klik op het tabblad Vergaderingen en vervolgens op het tabblad Mijn instellingen.
5. Kies in het gedeelte Vergaderingen of u opnames en transcripties van vergaderingen wilt synchroniseren:

• • Synchroniseer geen opnames en transcripten van vergaderingen: deze optie synchroniseert geen opnames of transcripten van vergaderingen met HubSpot. Vergaderingen zullen echter nog steeds worden gelogd als activiteiten in de HubSpot contact records van de deelnemers.
    
  • Opnamen en transcripten van vergaderingen synchroniseren : met deze optie worden vergaderingen automatisch gelogd en worden opnamen en transcripten van vergaderingen gesynchroniseerd met HubSpot.
    

6. In het gedeelte Individuele vergaderingen beheren kunt u vergaderingen zoeken op vergadering-ID waarvan u de organisator bent. Je vindt de Microsoft Teams Meeting ID in de uitnodiging voor de vergadering. Klik vervolgens op Synchroniseer vergadering om de vergadergegevens te synchroniseren met HubSpot.

Opnames en transcripties van Microsoft Teams-vergaderingen bekijken

Zodra de Microsoft Teams vergadering is afgelopen, wordt er een gespreksrecord aangemaakt op de Gesprek Index pagina in je HubSpot account. Het gespreksverslag bevat zowel de video-opname als het transcript van de vergadering.

Om het transcript en de video-opname van de vergadering te bekijken:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > Gesprekken.
2. Klik op de titel van de vergadering om het door Microsoft Teams gegenereerde transcript van de vergadering en de video-opname te bekijken.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat kun je Conversation Intelligence (CI) gebruiken om je Microsoft Teams meeting transcripten te analyseren, zoals het bekijken van gevolgde termen, het bekijken van AI-gegenereerde gesprekssamenvattingen, het toevoegen van opnames aan afspeellijsten voor coaching, het bekijken van gespreksstatistieken, het toevoegen van inline commentaar aan transcripten.

Daarnaast zal het gespreksverslag worden gekoppeld aan de Microsoft Teams vergadering die is vastgelegd in het contactverslag van de deelnemers aan de vergadering. De aangemelde vergadering toont de vergaderdatum, de deelnemers en een link naar de opname. Om de opname en het transcript van de vergadering te bekijken, klikt u op Opname bekijken.

Als er nog geen contactpersoonrecord voor een vergaderdeelnemer bestaat in HubSpot, dan wordt er een nieuw contactpersoonrecord aangemaakt.