Synkronoi Microsoft Teamsin kokoustallenteet ja transkriptiot HubSpotiin.

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teams -sovelluksen HubSpot-tiliisi, voit synkronoida Microsoft Teamsin tiedot automaattisesti HubSpotiin, mukaan lukien:

• Synkronoi automaattisesti Microsoft Teamsin tuottamat kokousten videotallenteet ja pöytäkirjat HubSpotiin.
• Synkronoi osallistujatiedot HubSpotissa oleviin yhteystietueisiin.
• Luo uusia yhteystietoja kokousosallistujille, joita ei vielä ole CRM:ssä.
• Pääsy Microsoft Teams -kokouksiin puheluindeksissä.
• Microsoft Teams -kokoustallenteiden ja -pöytäkirjojen nopea esikatselu niihin liittyvissä tietueissa.
• Käytä Conversation Intelligencea (CI) Microsoft Teams -kokousten pöytäkirjojen tarkempaan analysointiin (vainSales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise ).

Ennen kuin aloitat

Varmista, että olet yhdistänyt Microsoft Teamsin Full install - version HubSpot-tiliisi. Jos olet yhdistänyt rajoitetun asennusvaihtoehdon, poista sovellus ja asenna täysi asennusvaihtoehto.

Huomaa: Jotta kokoustallenteet ja -pöytäkirjat voidaan synkronoida HubSpotiin, kokouksella on oltava vastaava kalenteritapahtuma Microsoft Teamsissa tai Microsoft Outlookissa. Jos kalenteritapahtumaa ei ole, HubSpot ei voi hakea tallennus- ja pöytäkirjatietoja.

Jos haluat synkronoida Microsoft Teams -kokousten tallenteet ja transkriptiot HubSpotiin, noudata alla olevia ohjeita PowerShellin määrittämiseksi ja oikeuksien myöntämiseksi käyttäjille.

Jos olet jo määrittänyt sovelluksen käyttöoikeuskäytännön PowerShellin avulla Microsoft Teams -webinaarien synkronointia varten HubSpotiin, voit ohittaa tämän vaiheen.

PowerShellin määrittäminen ja yhteyden muodostaminen Microsoft Teamsiin

1. Seuraa tämän artikkelin ohjeita asentaaksesi PowerShellin käyttöjärjestelmääsi.
2. Avaa PowerShell järjestelmässäsi:

• • Mac: avaa Terminal ja suorita pwsh käynnistääksesi PowerShellin.
  • Windows: etsi Käynnistä-valikosta "PowerShell" ja valitse sitten Suorita järjestelmänvalvojana.

3. Suorita Connect-MicrosoftTeams PowerShellissä ja napsauta Enter. Jos et ole asentanut Teams PowerShell -moduulia, tutustu moduulin asentamiseen.

Myönnä käyttöoikeudet käyttäjille

Seuraa tämän artikkelin ohjeita myöntäessäsi käyttöoikeuksia joukolle käyttäjiä:

1. Suorita PowerShellissä seuraava komento käyttöoikeuskäytännön luomiseksi: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Jos haluat myöntää käyttöoikeudet valituille käyttäjille , suorita seuraava komento: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Saat käyttäjätunnuksen napsauttamalla Microsoftin hallintakeskuksessa tiettyä käyttäjää . Käyttäjätunnus on sivun URL-osoitteessa.
  • Tämä komento on suoritettava jokaiselle yksittäiselle käyttäjälle.

3. Jos haluat myöntää käyttöoikeudet kaikille olemassa oleville käyttäjille, suorita seuraava komento: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Jos haluat myöntää käyttöoikeudet kaikille nykyisille ja tuleville käyttäjille kerralla, suorita seuraava komento: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Microsoft Teams -kokousten synkronointiasetusten hallinta

Määritä HubSpot-tilisi kokousten synkronointiasetukset ja päätä, miten kokousten tallenteet ja transkriptiot synkronoidaan Microsoft Teamsista HubSpotiin.

Microsoft Teamsin yleisten kokousasetusten hallinta

Voit tarkastella ja hallita tilin laajuisia Microsoft Teams -kokousasetuksia:

1. HubSpot-tililläsi napsauta asetukset Asetukset -kuvaketta ylänavigointipalkissa.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Napsauta Microsoft Teams.
4. Napsauta Kokoukset-välilehteä ja napsauta sitten Globaalit asetukset -välilehteä.

5. Kytke Kokoukset-osiossa Synkronoi kokoustiedot -kytkin päälle synkronoidaksesi kaikkien tulevien kokousten kokoustiedot Microsoft Teamsista HubSpotiin.
   

   
   
6. Valitse Synkronoi kokoustallenteet ja -äänikirjoitukset -osiossa seuraavista vaihtoehdoista:

• • Älä synkronoi kokoustallenteita ja -äänikirjoituksia Microsoft Teams -käyttäjille tällä tilillä: Kokoustallenteita ja -äänikirjoituksia ei synkronoida HubSpotiin. Kokoukset kirjautuvat kuitenkin edelleen aktiviteetteina osallistujien HubSpot-yhteystietoihin.

• • Synkronoi kokousten tallenteet ja transkriptiot KAIKILLE tämän tilin Microsoft Teams -käyttäjille: kokoukset kirjataan automaattisesti, kokousten tallenteet ja transkriptiot synkronoidaan HubSpotiin kaikkien Microsoftin vuokralaisen käyttäjien osalta.
    
  • Synkronoi kokoustallenteet ja transkriptiot tämän tilin VALITSEVIEN Microsoft Teams -käyttäjien osalta: ylläpitäjät voivat valita tietyt käyttäjät, joiden kokoustallenteet ja transkriptiot synkronoidaan HubSpotiin.
    

7. Lisää Poissulkemiset-osiossa verkkotunnuksia, jotta kokousten synkronointi HubSpotiin ei onnistu kokouskutsujaluettelossa olevilta käyttäjiltä, joilla on tietty sähköpostiosoitteen verkkotunnus. Voit myös estää uusien yhteystietueiden luomisen sisäisille työntekijöille.

• • Valitse Tallennuksen poissulkeminen -osiossa Anna toimialue tai valitse luettelosta.
  • Kirjoita Contact exclusions (Yhteyshenkilöiden poissulkemiset ) -osioon yrityksesi verkkotunnus, jotta sisäisiä työntekijöitä ei luoda uusina yhteystietoina HubSpotissa.

Henkilökohtaisten Microsoft Teams -kokousasetusten hallinta

Jos olet Microsoft Teams -käyttäjä, voit hallita myös henkilökohtaisia kokousasetuksiasi.

1. Napsauta HubSpot-tililläsi ylänavigointipalkin Asetukset-asetukset-kuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Integraatiot > Liitetyt sovellukset.
3. Valitse Microsoft Teams.
4. Napsauta Kokoukset-välilehteä ja napsauta sitten Omat asetukset-välilehteä.
5. Valitse Kokoukset-osiossa, haluatko synkronoida kokousten tallenteet ja puhtaaksikirjoitukset:

• • Älä synkronoi kokoustallenteita ja -äänikirjoituksia: Tämä vaihtoehto ei synkronoi mitään kokoustallenteita tai -äänikirjoituksia HubSpotiin. Kokoukset kirjautuvat kuitenkin edelleen aktiviteetteina osallistujien HubSpot-yhteystietoihin.
    
  • Synkronoi kokoustallenteet ja -pöytäkirjat: Tämä vaihtoehto kirjaa kokoukset automaattisesti ja synkronoi kokoustallenteet ja -pöytäkirjat HubSpotiin.
    

6. Yksittäisten kokousten hallinta -osiossa voit etsiä kokouksia kokoustunnuksen perusteella, joiden järjestäjä olet. Microsoft Teamsin kokoustunnus löytyy kokouskutsusta. Valitse sitten Synkronoi kokous synkronoidaksesi kokoustiedot HubSpotiin.

Microsoft Teams -kokousten tallenteiden ja pöytäkirjojen tarkastelu

Kun Microsoft Teams -kokous on päättynyt, puhelutallenne luodaan HubSpot-tilisi Call Index -sivulle. Puhelutietue sisältää sekä kokouksen videotallenteen että transkriptin.

Voit tarkastella kokouksen transkriptiota ja videotallennetta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Puhelut.
2. Napsauta kokouksen otsikkoa nähdäksesi Microsoft Teamsin luoman kokouksen pöytäkirjan ja videotallenteen.

Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-paikka, voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -palvelua analysoidaksesi Microsoft Teams -kokousten pöytäkirjoja, kuten tarkastella seurattuja termejä, tarkastella tekoälyn luomia puheluyhteenvetoja, lisätä tallenteita soittolistoihin valmennusta varten, tarkastella puhelutilastoja ja lisätä rivikommentteja pöytäkirjoihin.

Lisäksi puhelutallenne liitetään Microsoft Teams -kokoukseen, joka on kirjattu kokouksen osallistujien yhteystietoihin. Kirjautuneessa kokouksessa näkyy kokouksen päivämäärä, osallistujat ja linkki tallenteeseen. Voit tarkastella kokoustallennetta ja transkriptiota napsauttamalla Review recording (Tarkista tallennus).

Jos kokouksen osallistujan yhteystietue ei ole vielä olemassa HubSpotissa, uusi yhteystietue luodaan.