Utilisez l'application HubSpot pour les réunions Zoom

L'application HubSpot pour les réunions Zoom est un site Zoom App qui vous permet de vous connecter directement à HubSpot à partir d'une réunion Zoom en direct. Cela vous permet d'afficher les enregistrements de contact des participants à la réunion, de voir les informations des enregistrements associés, et de créer et d'associer des notes à l'enregistrement de l'appel depuis Zoom.

Veuillez noter que l'application HubSpot pour les réunions Zoom est une application de réunion. Ceci est différent de l'intégration HubSpot-Zoom . 

Avant de commencer

• Veillez à ce que votre compte Zoom réponde aux conditions préalables telles que définies par Zoom. 
• Vous devez être l'hôte de la réunion pour utiliser l'application HubSpot Zoom. 

Zoom nécessite également les portées suivantes :

• Voir vos réunions/réunions:lire
• Afficher vos informations d'utilisateur/user:read
• Activer Zoom App dans Zoom Meeting Client/zoomapp:inmeeting

Si vous ne parvenez pas à afficher le bouton Zoom Apps dans la fenêtre de votre réunion Zoom, adressez-vous à votre administrateur de compte . 

Installer l'application HubSpot pour les réunions Zoom

Si vous n'avez pas connecté HubSpot et Zoom :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Utilisez la barre de recherche  pour localiser l'application Zoom (Built by HubSpot).
• Cliquez sur Installer l'application. 
• Dans la boîte de dialogue, saisissez vos identifiants de connexion Zoom et cliquez sur Se connecter.
• Vous serez invité à autoriser Zoom pour HubSpot à accéder à votre compte Zoom. Cliquez sur Autoriser.
• Vous serez redirigé vers HubSpot. 

Si vous avez déjà connecté HubSpot et Zoom :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur Zoom.
• Cliquez sur l'onglet In-meeting app et cliquez sur Install. 

Utilisez l'application HubSpot pour les réunions Zoom

• Lancez une réunion Zoom.
• Cliquez sur l'icône Apps l'icône.
• Dans l'onglet My Apps, sélectionnez HubSpot App for Zoom Meetings. 
• Cliquez sur l'application.
• Cliquez sur Log in pour vous connecter à votre compte HubSpot. 

• Sélectionnez le compte HubSpot avec lequel vous souhaitez synchroniser l'appel Zoom. 

Une fois que l'application HubSpot pour les réunions Zoom est ouverte pendant l'appel Zoom, vous pouvez afficher tous les participants à l'appel Zoom et créer des enregistrements de contact pour eux, associer des enregistrements à l'appel et créer des notes pendant l'appel. 

Organisez votre réunion

• Après avoir connecté l'application HubSpot pour les réunions Zoom, dans votre tableau de bord Zoom, naviguez vers l'onglet Apps , puis cliquez sur HubSpot App pour les réunions Zoom.

• Cela ouvrira le site Zoom Meeting Planner dans Zoom, où vous pourrez voir toutes vos réunions passées et futures.
  • Pour les réunions passées : si vous avez utilisé l'application HubSpot pour Zoom Meetings pour enregistrer des notes, cliquez sur View in app à côté de la réunion pour l'ouvrir dans votre compte HubSpot, où vous pouvez voir toutes les notes et les actions prises pendant la réunion. 
  • Pour les réunions à venir : cliquez sur Edit draft à côté de la réunion. Cela ouvrira la réunion dans Zoom où vous pourrez voir la fiche de contact d'un participant, associer une réunion à une fiche, prendre des notes ou accéder à un guide conversationnel. 

Consulter la fiche de contact d'un participant

Les participants à un appel Zoom sont automatiquement mappés à leur enregistrement de contact HubSpot s'il existe dans ce dernier système. Toutes les fiches d'informations d'une réunion sont automatiquement synchronisées avec la fiche du contact à la fin de la réunion. 

• Cliquez sur l'onglet contactDuplicate parpparticipparticipants pour afficher tous les participants à l'appel. 
• Les participants sont mappés à un enregistrement de contact HubSpot à l'aide de leurs propriétés Prénom et Nom expéditeur. Pour modifier l'enregistrement de contact qui est modélisé pour le participant, cliquez sur l'onglet edit editedit
• Si un participant n'est pas mappé, cliquez sur Map pour mapper le participant à un enregistrement de contact.
• Ensuite, modifiez les détails de votre enregistrement : 
  
  • Dans l'onglet Créer un nouveau, créez un nouvel enregistrement de contact si un enregistrement n'existe pas.
    • Saisissez les coordonnées du contact concerné propriétés. 
    • Cliquez sur Créer un contact.

• • Dans l'onglet Ajouter existant , sélectionnez l'enregistrement de contactsuggéré. Ou bien, cliquez sur le menu déroulant Rechercher un contact pour rechercher un enregistrement de contact spécifique.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Associer l'appel à un enregistrement d'entreprise, d'affaire ou de ticket

• Cliquez sur l'onglet objectAssociations associations pour associer l'appel à une société, une affaire ou un ticket existant dans votre compte.
• Cliquez sur Ajouter dans la section des enregistrements.
• Dans la section Ajouter existant , cliquez sur le menu déroulant Rechercher et sélectionnez l'enregistrement auquel associer l'appel.

Si l'une des sections est grisée, l'administrateur de votre compte devra vous donner les autorisations nécessaires pour modifier l'enregistrement de l'objet. 

Créer et associer des notes

• Cliquez sur l'onglet edit edit .
• Saisissez la note et cliquez sur Enregistrer la note.

La note sera enregistrée dans l'enregistrement de l'appel.

Une fois la réunion Zoom terminée, elle sera enregistrée sur la page d'index des appels où vous pourrez vérifier l'appel, les fiches d'informations associées et les notes qui ont été prises pendant la réunion. 

Utiliser des guides

• Cliquez sur l'onglet bulletList playbooks.
• Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le contact auquel vous souhaitez associer le guide conversationnel.
• Sélectionnez le Guide conversationnel et saisissez tout contenu.
• Cliquez sur Enregistrer l'appel pour enregistrer l'appel et son guide conversationnel associé dans l'enregistrement du contact. 

Désinstaller l'application HubSpot pour les réunions Zoom

Pour désinstaller l'application HubSpot pour les réunions Zoom de votre client Zoom :

• Connectez-vous à votre compte Zoom et accédez à Zoom App Marketplace. 
• Cliquez sur Gérer, puis sur Apps installées. Ou bien, recherchez HubSpot App for Zoom Meetings dans la barre de recherche. 
• Cliquez sur HubSpot App for Zoom Meetings.
• Cliquez sur Désinstaller.