Utilizzare l'app HubSpot per le riunioni Zoom

HubSpot App for Zoom Meetings è un'applicazione Zoom che consente di connettersi direttamente a HubSpot da una riunione Zoom in diretta. È possibile visualizzare i record dei contatti dei partecipanti alla riunione, accedere alle informazioni dei record associati e creare e associare note al record della chiamata dall'interno di Zoom.

Nota bene: l'App HubSpot per Zoom Meetings è un'applicazione per le riunioni. È diversa dall'integrazione HubSpot-Zoom.

Prima di iniziare

• Assicuratevi che il vostro account Zoom soddisfi i prerequisiti indicati da Zoom.
• Per utilizzare l'applicazione HubSpot Zoom è necessario essere l'organizzatore della riunione.

Zoom richiede anche i seguenti ambiti:

• Visualizza le riunioni/meeting:leggi
• Visualizza le informazioni sull'utente/utente:leggi
• Abilitare l'applicazione Zoom all'interno di Zoom Meeting Client/zoomapp:inmeeting

Se non riuscite a visualizzare il pulsante Zoom Apps nella finestra della riunione Zoom, parlate con l'amministratore del vostro account Zoom.

Installare l'app HubSpot per le riunioni Zoom

Se non avete ancora collegato HubSpot e Zoom:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace di HubSpot.
2. Cercare e selezionare l'app Zoom (App by HubSpot).
3. Fare clic su Installa.
4. Nella finestra di dialogo, inserire le credenziali di accesso a Zoom, quindi fare clic su Accedi.
5. Verrà richiesto di autorizzare HubSpot ad accedere all'account Zoom. Fare clic su Consenti.
6. Verrete reindirizzati a HubSpot.

Se avete già collegato HubSpot e Zoom:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Zoom.
3. Passare alla scheda dell'app In-meeting e fare clic su Installa app.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Installa.

Utilizzare l'app HubSpot per le riunioni Zoom

1. Avviare una riunione Zoom.
2. Fare clic sull'icona Applicazioni .
3. Nella scheda Le mie applicazioni, selezionare HubSpot App per riunioni Zoom.

4. Fare clic sull'applicazione.
5. Fare clic su Accedi per accedere all'account HubSpot.
6. Selezionare l'account HubSpot a cui si desidera sincronizzare la chiamata Zoom.

Una volta aperta l'App HubSpot per Zoom Meetings durante la chiamata Zoom, è possibile visualizzare tutti i partecipanti alla chiamata Zoom, creare record di contatti per loro, associare record alla chiamata e creare note durante la chiamata.

Impostazione della riunione

1. Dopo aver collegato l'App HubSpot per le riunioni Zoom, nella dashboard di Zoom, passare alla scheda Applicazioni , quindi fare clic sull'App HubSpot per le riunioni Zoom.

2. In questo modo si aprirà lo Zoom Meeting Planner in Zoom, dove è possibile visualizzare tutte le riunioni passate e future.

• • Per le riunioni passate: se si è utilizzata l'App HubSpot per Zoom Meetings per registrare le note, fare clic su Visualizza nell'app accanto alla riunione per aprirla nel proprio account HubSpot, dove è possibile visualizzare tutte le note e le azioni intraprese durante la riunione.
  • Per le riunioni imminenti: fare clic su Crea bozza accanto alla riunione. In questo modo si aprirà la riunione all'interno di Zoom, dove è possibile visualizzare il record di contatto di un partecipante, associare una riunione a un record, prendere appunti o accedere a un playbook.

Visualizzare il record di contatto di un partecipante

I partecipanti a una chiamata Zoom vengono automaticamente mappati al loro record di contatto HubSpot, se questo esiste in HubSpot. Tutte le note e le attività della riunione vengono sincronizzate automaticamente con il record del contatto al termine della riunione.

Fare clic sulla scheda contactDuplicate PPPPartecipanti per visualizzare tutti i partecipanti alla chiamata. I partecipanti sono mappati a un record di contatto HubSpot utilizzando le proprietà Nome e Cognome.

• Per modificare il record di contatto mappato al partecipante, fare clic su edit .

• Se un partecipante non è mappato, fare clic su Mappa per mappare il partecipante a un record di contatto.
• Quindi, modificare i dettagli del record:
  
  • Nella scheda Crea nuovo, creare un nuovo record di contatto se non esiste.
    • Inserire le proprietà del contatto.
    • Fare clic su Crea contatto.

• • Nella scheda Aggiungi esistente , selezionare il record di contatto suggerito. Oppure, fare clic sul menu a discesa Cerca contatti per cercare un record di contatto specifico.
  • Fare clic su Salva.

Associare la chiamata a un record di azienda, affare o biglietto

1. Fare clic sulla scheda objectAssociations Associations per associare la chiamata a qualsiasi record di azienda, accordo o biglietto esistente nell'account.
2. Fare clic su Aggiungi nella sezione dei record.
3. Nella sezione Aggiungi esistente , fare clic sul menu a discesa Cerca e selezionare il record a cui associare la chiamata.

Se una delle sezioni è oscurata, l'amministratore dell'account deve concedere le autorizzazioni per modificare il record dell'oggetto.

Creare e associare le note

1. Fare clic sulla scheda edit Comments (Commenti) .
2. Inserire la nota e fare clic su Salva.

La nota verrà salvata nella registrazione della chiamata.

Al termine della riunione Zoom, verrà salvata nella pagina dell'indice della chiamata in HubSpot, dove sarà possibile rivedere la chiamata, i record associati e le note prese durante la riunione.

Utilizzare i playbook

1. Fate clic sulla scheda bulletList Playbooks.
2. Fare clic sul menu a discesa e selezionare il contatto a cui si desidera associare il playbook.
3. Selezionare la playbook e inserire il contenuto.
4. Fare clic su Registra chiamata per registrare la chiamata e la playbook associata nel record del contatto.

Disinstallare l'app HubSpot per le riunioni Zoom

Per disinstallare l'App HubSpot per Zoom Meetings dal client Zoom:

1. Accedere all'account Zoom e navigare nel Marketplace delle applicazioni Zoom.
2. Fare clic su Gestisci, quindi su App installate. Oppure, cercare HubSpot App for Zoom Meetings nella barra di ricerca.
3. Fare clic su HubSpot App per Zoom Meetings.
4. Fare clic su Disinstalla.