Gebruik de HubSpot App voor Zoom vergaderingen

De HubSpot App voor Zoom vergaderingen is een Zoom App waarmee je direct verbinding kunt maken met HubSpot vanuit een live Zoom vergadering. Je kunt de contact records van deelnemers aan een vergadering bekijken, informatie uit gekoppelde records opvragen en notities maken en koppelen aan het gespreksverslag vanuit Zoom.

Let op: de HubSpot App voor Zoom vergaderingen is een app voor tijdens de vergadering. Dit is anders dan de HubSpot-Zoom integratie.

Voordat je begint

• Zorg ervoor dat je Zoom account voldoet aan de voorwaarden zoals aangegeven door Zoom.
• Jij moet de host van de vergadering zijn om de HubSpot Zoom App te kunnen gebruiken.

Zoom vereist ook de volgende scopes:

• Bekijk je vergaderingen/vergadering:lezen
• Je gebruikersinformatie bekijken/gebruiker:lezen
• Zoom App inschakelen binnen Zoom Meeting Client/zoomapp:inmeeting

Als u de Zoom Apps knop niet kunt zien in het venster van uw Zoom vergadering, neem dan contact op met uw Zoom account admin.

Installeer de HubSpot app voor Zoom vergaderingen

Als je HubSpot en Zoom nog niet hebt gekoppeld:

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek en selecteer de Zoom (App by HubSpot) app.
3. Klik op Installeren.
4. Voer in het dialoogvenster je Zoom aanmeldgegevens in en klik op Aanmelden.
5. Je wordt gevraagd om HubSpot toestemming te geven voor toegang tot je Zoom-account. Klik op Toestaan.
6. Je wordt teruggeleid naar HubSpot.

Als je HubSpot en Zoom al hebt gekoppeld:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Navigeer naar het tabblad In-meeting app en klik op Install App.
4. Klik in het dialoogvenster op Installeren.

De HubSpot app gebruiken voor Zoom vergaderingen

1. Start een Zoom vergadering.
2. Klik op het Apps pictogram.
3. Selecteer HubSpot App voor Zoom-vergaderingen op het tabblad Mijn Apps.

4. Klik op de app.
5. Klik op Log in om in te loggen op je HubSpot account.
6. Selecteer het HubSpot account waarmee je het Zoom gesprek wilt synchroniseren.

Zodra je de HubSpot App voor Zoom Meetings hebt geopend tijdens het Zoomgesprek, kun je alle deelnemers aan het Zoomgesprek bekijken, contactrecords voor hen aanmaken, records aan het gesprek koppelen en notities maken tijdens het gesprek.

Vergadering opzetten

1. Nadat je de HubSpot App voor Zoom vergaderingen hebt aangesloten, navigeer je in je Zoom dashboard naar het Apps tabblad en klik je vervolgens op HubSpot App voor Zoom vergaderingen.

2. Dit opent de Zoom Meeting Planner in Zoom, waar je al je vorige en toekomstige vergaderingen kunt bekijken.

• • Voor eerdere vergaderingen: als je de HubSpot App for Zoom Meetings hebt gebruikt om notities te maken, klik dan op Bekijk in app naast de vergadering om deze te openen in je HubSpot account, waar je alle notities en acties kunt bekijken die tijdens de vergadering zijn gemaakt.
  • Voor komende vergaderingen: klik op Concept maken naast de vergadering. Dit opent de vergadering binnen Zoom, waar je het contactrecord van een deelnemer kunt bekijken, een vergadering aan een record kunt koppelen, notities kunt maken of een playbook kunt openen.

Het contactrecord van een deelnemer bekijken

Deelnemers aan een Zoom gesprek worden automatisch gekoppeld aan hun HubSpot contact record als deze bestaat in HubSpot. Alle notities en activiteiten van de vergadering worden automatisch gesynchroniseerd met het contact record wanneer de vergadering eindigt.

Klik op het contactDuplicate PPPDeelnemers om alle deelnemers aan het gesprek te bekijken. Deelnemers worden gekoppeld aan een HubSpot contactpersoon met behulp van hun voornaam en achternaam.

• Klik op edit Bewerken om te bewerken welke contactpersoon aan de deelnemer is gekoppeld.

• Als een deelnemer niet is gekoppeld, klik dan op Kaart om de deelnemer aan een contactpersoon toe te wijzen.
• Bewerk vervolgens de recordgegevens:
  
  • Maak op het tabblad Nieuw maken een nieuw contactrecord aan als er nog geen record bestaat.
    • Voer de relevante contacteigenschappen in.
    • Klik op Contactpersoon maken.

• • Op het tabblad Bestaande toevoegen selecteert u de voorgestelde contactpersoon. Of klik op het vervolgkeuzemenu Contactpersonen zoeken om een specifieke contactpersoon te zoeken.
  • Klik op Opslaan.

Het gesprek koppelen aan een bedrijf, deal of ticketrecord

1. Klik op het tabblad objectAssociations Associaties om de oproep te koppelen aan een bestaande bedrijfs-, deal- of ticketrecord in je account.
2. Klik op Toevoegen in de recordsectie.
3. Klik in de sectie Bestaande toevoegen op het vervolgkeuzemenu Zoeken en selecteer de record waaraan je de oproep wilt koppelen.

Als een van de secties grijs is weergegeven, moet de beheerder van je account je rechten geven om het objectrecord te bewerken.

Notities maken en koppelen

1. Klik op het tabblad edit Opmerkingen .
2. Voer de notitie in en klik op Opslaan.

De notitie wordt opgeslagen in het gespreksrecord.

Nadat de Zoom vergadering is afgelopen, wordt het opgeslagen op de gesprek index pagina in HubSpot waar je het gesprek, de bijbehorende records en de notities die tijdens de vergadering zijn gemaakt kunt bekijken.

Afspeelmappen gebruiken

1. Klik op het tabblad bulletList Playbooks.
2. Klik op het dropdown menu en selecteer de contactpersoon waaraan je het playbook wilt koppelen.
3. Selecteer het afspeelboek en voer de eventuele inhoud in.
4. Klik op Gesprek vastleggen om het gesprek en het bijbehorende playbook vast te leggen in het record van de contactpersoon.

De installatie van de HubSpot App voor Zoom vergaderingen ongedaan maken

Om de HubSpot App voor Zoom Meetings uit je Zoom client te verwijderen:

1. Log in op je Zoom account en navigeer naar de Zoom App Marketplace.
2. Klik op Beheren en vervolgens op Geïnstalleerde Apps. Of zoek naar HubSpot App voor Zoom Meetings in de zoekbalk.
3. Klik op HubSpot App voor Zoom Meetings.
4. Klik op Verwijderen.