Créer des associations automatiques pour les enregistrements et les activités

Les activités enregistrées sur un enregistrement sont automatiquement enregistrées sur certains enregistrements associés en fonction du type d'activité, de l'endroit où l'activité a été enregistrée pour la première fois et des objets associés. Dans vos paramètres d’activité, vous pouvez afficher les paramètres d’association par défaut pour comprendre comment les activités enregistrées sur les fiches d’informations sont associées à d’autres fiches d’informations et modifier la logique pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

Par exemple, vous pouvez faire en sorte que lorsqu'une réunion est enregistrée dans la fiche d'un contact, elle soit automatiquement associée à l'entreprise principale du contact et à la dernière transaction en cours qui lui est associée. Dans ce cas, lorsque vous enregistrez une réunion sur un contact, la société et la transaction concernées seront automatiquement sélectionnées en tant qu'associations.

Remarque : Les paramètres suivants s’appliquent uniquement aux activités consignées dans des fiches d’informations. Les paramètres ne s’appliquent pas aux activités créées via d’autres outils ou méthodes, tels que le support technique, une page de planification de réunions ou des intégrations.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Objets, puis sélectionnez Activités.
• Cliquez sur l'onglet Associations.

• Sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez définir des associations d'activités par défaut. Il s'agit de l'objet sur lequel l'activité a été enregistrée à l'origine. Par exemple, pour définir les valeurs par défaut des appels enregistrés pour un contact, sélectionnez Contacts.

• Sélectionnez le type d'activité . Il s'agit de l'activité pour laquelle les paramètres d'association automatique s'appliquent. Par exemple, si vous sélectionnez Contacts comme objet et Appels comme type d'activité, les paramètres s'appliqueront lorsqu'un appel sera enregistré dans une fiche de contact.
• Pour modifier si ou comment l'activité est automatiquement consignée dans un enregistrement associé, cliquez sur le menu déroulant Associé [objet], puis sélectionnez le paramètre. Choisissez parmi les options suivantes :
  • None: lorsque l'activité est enregistrée sur l'objet, elle n'est pas automatiquement associée aux enregistrements de l'objet sélectionné. Pour les appels et les e-mails, les contacts qui ont été appelés ou qui ont reçu un e-mail seront toujours automatiquement associés.
  • Log to all: lorsque l'activité est enregistrée sur l'objet, elle sera automatiquement associée à tous les enregistrements associés à l'objet sélectionné, jusqu'à 500 des associations les plus récentes.
  • Log to 1 most recently associated: lorsque l'activité est enregistrée sur l'objet, elle sera automatiquement associée à only l'enregistrement le plus récemment associé à l'objet sélectionné.
  • Enregistrer les 5 derniers enregistrements associés: lorsque l'activité est enregistrée sur l'objet, elle est automatiquement associée aux cinq derniers enregistrements associés.
  • Connexion à l'entreprise principale (entreprises uniquement) : lorsque l'activité est enregistrée sur l'objet, elle est automatiquement associée à uniquement l'enregistrement de l'entreprise principale associée .
• Pour revenir aux paramètres par défaut pour cet objet et cette activité, cliquez sur Réinitialiser tous les changements.
• Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.

Dans l'exemple ci-dessus, lorsqu'une réunion est enregistrée dans l'enregistrement d'une entreprise, elle est également enregistrée dans le contact associé le plus récent et dans toutes les transactions en cours associées, mais elle n'est pas enregistrée dans les entreprises ou les tickets associés.

Apprenez à associer manuellement des activités à des enregistrements.