Automatische koppelingen instellen voor records en activiteiten

Activiteitenlogboeken op een record worden automatisch gelogd op bepaalde gekoppelde records, afhankelijk van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst werd gelogd en de gekoppelde objecten. In uw activiteitinstellingen kunt u standaardassociatie-instellingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten die op records zijn gelogd, aan andere records worden gekoppeld en de logica bewerken om beter aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen.

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat wanneer een vergadering wordt vastgelegd voor een contactpersoonrecord, de vergadering automatisch wordt gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de meest recent geassocieerde open deal. In dit geval, wanneer u een vergadering bij een contactpersoon registreert, worden het betreffende bedrijf en de deal automatisch geselecteerd als associaties.

Let op: de volgende instellingen zijn alleen van toepassing op activiteitenlogboeken voor records. De instellingen zijn niet van toepassing op activiteiten die via andere tools of methoden zijn aangemaakt, zoals via de helpdesk, een vergaderplanningspagina of integraties.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer vervolgens Activiteiten.
• Klik op het tabblad Associaties.

• Selecteer het object waarvoor je de standaard activiteitenassociaties wilt instellen. Dit is het object waarop de activiteit oorspronkelijk werd gelogd. Om bijvoorbeeld standaardinstellingen in te stellen voor calls die zijn gelogd op een contactpersoon, selecteer je Contacts.

• Selecteer het activiteitstype. Dit is de activiteit waarvoor de automatische koppelingsinstellingen gelden. Als je bijvoorbeeld Contactpersonen selecteert als object en Calls als activiteittype, dan zijn de instellingen van toepassing wanneer een gesprek wordt gelogd op een contactpersoonrecord.
• Om bij te werken of en hoe de activiteit automatisch wordt gelogd op een gekoppeld record, klik je op het Gekoppeld [object] dropdown menu en selecteer je de instelling. Maak een keuze uit de volgende opties:
  • Geen: wanneer de activiteit op het object wordt gelogd, wordt deze niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records van het geselecteerde object. Voor calls en e-mails worden contactpersonen die gebeld of gemaild zijn nog steeds automatisch gekoppeld.
  • Log naar alle: wanneer de activiteit is gelogd op het object, zal het automatisch worden gekoppeld aan alle gekoppelde records van het geselecteerde object, tot 500 van de meest recente koppelingen.
  • Log naar 1 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het meest recent geassocieerde record van het geselecteerde object.
  • Log tot 5 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met de vijf meest recent geassocieerde records.
  • Log naar primair bedrijf (alleen bedrijven): wanneer de activiteit is gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het primair geassocieerde bedrijfsrecord.
• Om terug te gaan naar de standaardinstellingen voor dat object en die activiteit, klikt u op Alle wijzigingen resetten.
• Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.

In het bovenstaande voorbeeld, als een vergadering wordt vastgelegd op een bedrijfsrecord, wordt het ook vastgelegd op het meest recent gekoppelde contactpersoon en alle gekoppelde open deals, maar het wordt niet vastgelegd op gekoppelde bedrijven of tickets.

Leer hoe u handmatig activiteiten aan records kunt koppelen.