レコードとアクティビティーの自動関連付けの設定

レコードにログ記録されたアクティビティーは、アクティビティーのタイプ、アクティビティーが最初にログ記録された場所、関連付けされたオブジェクトに応じて、、特定の関連レコードに自動的にログ記録されます。アクティビティー設定では、既定の関連付け設定を表示して、ログオンアクティビティーレコードが他のレコードとどのように関連付けられているかを理解し、ビジネス ニーズに合うようにロジックを編集できます。

例えば、ミーティングがコンタクトレコードにログを残すと、ミーティングは自動的にコンタクトのプライマリー会社と直近に関連付けられている取引に関連付けられるように設定できます。この場合、コンタクトにミーティングのログを残すと、関連付けとして該当する会社と取引が自動的に選択されます。

注: 以下の設定は、 レコードにログオンしたアクティビティー にのみ 適用されます。この設定は、ヘルプデスク、ミーティングのスケジュール設定ページ、連携など、他のツールや方法で作成されたアクティビティーには適用 されません 。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左サイドバーのメニューで、「オブジェクト」、、次に「アクティビティー」を選択します。
• ［関連付け］タブをクリックします。

• 既定のアクティビティー関連付けを設定したいオブジェクトを選択します。これは、アクティビティーが最初にログを残したオブジェクトである。例えば、コンタクトに記録された通話の既定の設定をするには、「コンタクト」を選択します。

• アクティビティータイプを選択する。これは、自動関連付けの設定が適用されるアクティビティーです。例えば、「コンタクト」をオブジェクトとして選択し、Callsをアクティビティータイプとして選択した場合、コンタクトレコードに通話のログを残すと設定が適用されます。
• 関連レコードにアクティビティーが自動的に記録されるかどうか、またはどのように記録される かを更新するには、Associated[オブジェクト]ドロップダウンメニューをクリックし、設定を選択します。以下のオプションから選択します。
  • なし : オブジェクトにアクティビティーがログを残しても、選択したオブジェクトの関連付けされたレコードには自動的に関連付けされません。通話やEメールの場合、通話やEメールをしたコンタクトは自動的に関連付けされます。
  • すべてのにログを残す：アクティビティーがオブジェクトにログを残すと、自動的に選択したオブジェクトのすべての関連レコード（最新の関連付けの最大500件）に関連付けられます。
  • Log to 1 most recently associated : アクティビティーがオブジェクトにログ付けされると、自動的に、選択したオブジェクトの最も最近関連付けされたレコードのみ。
  • Log to 5 most recently associated : オブジェクトにアクティビティーが記録されると、自動的に直近に関連付けられた5つのレコードに関連付けられます。
  • プライマリー会社にログを残す (会社のみ): アクティビティーがオブジェクトにログ付けされると、自動的にのみプライマリー関連付けられた会社のレコードに関連付けられます。
• そのオブジェクトとアクティビティーの既定の設定に戻るには、全ての変更をリセットをクリックします。
• ［保存］をクリックして変更を確定します。

上記の例では、ミーティングのログを "会社 "レコードに残すと、直近に関連付けられているコンタクトおよび進行中の取引すべてにログが残りますが、関連会社やチケットには残りません。

手動でアクティビティーとレコードを関連付ける方法を学ぶ。