Gestisci le regole di registrazione delle e-mail dei contatti

Configura le regole di registrazione predefinite per le e-mail dei contatti del tuo account e stabilisci quali e-mail in arrivo debbano essere registrate nel CRM. Gestendo le regole di registrazione per tutti gli utenti, potrai garantire che le comunicazioni rilevanti relative ai contatti esistenti o nuovi vengano registrate a livello di team.

Gestisci le esclusioni dalla registrazione delle e-mail aggiungendo indirizzi e-mail e domini all ’elenco “Non registrare mai”. Gli indirizzi e-mail e i domini presenti nell’elenco “Non registrare mai ” vengono esclusi dalla registrazione delle e-mail e dalla creazione dei contatti.

Nota: per creare nuovi contatti dalle e-mail registrate, un superamministratore può attivare per il tuo account l’opzione beta “Regole di registrazione delle e-mail dei contatti: Nuovo” relativa alla funzione “Crea nuovi contatti dalle e-mail registrate”.

Configurare le regole di registrazione delle e-mail dei contatti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce "Gestione dati", fare clic su "Oggetti".
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Attività".

4. Nella scheda " Registro e tracciamento e-mail ", nella sezione "Regole di registrazione delle e-mail dei contatti ", seleziona un'opzione di registrazione:
   • Registra solo le risposte: le risposte vengono registrate solo se fanno parte di una conversazione esistente già registrata nel CRM. I messaggi in arrivo non associati a una conversazione registrata non verranno registrati.
   • Registra tutte le e-mail (da contatti noti):registra tutte le e-mail inviate e ricevute dai contatti esistenti per gli utenticon indirizzi e-mail di lavoro individuali collegati.Questa è l'opzione di registrazione predefinita per tutti gli account.
     
     • Le e-mail inviate dall’esterno del CRM (ad es. da un client di posta elettronica o da un’app mobile) a record di contatti esistenti vengono registrate nel CRM.
     • Tutte le email inviate da contatti esistenti agli utenti vengono registrate nel CRM.
     • Le e-mail inviate al di fuori di HubSpot a destinatari che nonsono contatti non vengono registrate.
   • Crea nuovi contatti dalle e-mail registrate (BETA): oltre a registrare tutte le e-mail relative ai contatti noti, questa opzione crea nuovi contatti dalle e-mail in arrivo indirizzate a indirizzi e-mail di lavoro individuali collegati, qualora questi non esistano nel tuo CRM.
5. Fai clic su Salva.

Attribuzione delle email

Le seguenti regole determinano quale utente viene indicato come mittente dell'e-mail registrata nel CRM. Queste regole determinano inoltre quali e-mail vengono conteggiate ai fini dell'attività totale di un utente nei rapporti di vendita.

Le email registrate da contatti che danno origine a nuovi thread di email saranno attribuite agli utenti HubSpot come segue:

• Se l’e-mail ha un solo destinatario, verrà attribuita a quell’utente.
• Se l’email ha più destinatari, ma solo uno è associato a un utente, verrà attribuita a quell’utente. Un indirizzo email è associato a un utente se è collegato come suo indirizzo email di lavoro individuale, se è l’indirizzo email del suo account utente HubSpot o se è un alias email.
• Se l’e-mail ha più destinatari e più di uno è associato a un utente, attribuirla al proprietario del contatto.