Gérer les règles d’enregistrement des e-mails des contacts

Configurez les règles d’enregistrement des e-mails des contacts par défaut pour votre compte et définissez les e-mails entrants qui sont enregistrés dans le CRM. En gérant les règles de journalisation pour tous les utilisateurs, vous pouvez vous assurer que les communications pertinentes sont enregistrées au sein de votre équipe pour les contacts existants et nouveaux.

Gérez les exclusions relatives à l’enregistrement des e-mails en ajoutant des adresses e-mail et des domaines à votre liste Ne jamais enregistrer. Les adresses e-mail et les domaines de la liste Ne jamais enregistrer sont exclus de l’enregistrement d’e-mail et de la création de contacts. 

Remarque : Pour créer de nouveaux contacts à partir d’e-mails enregistrés, un super administrateur peut inscrire votre compte aux règles d’enregistrement des e-mails des contacts : Nouvelle option pour la version bêta « Créer de nouveaux contacts à partir d’e-mails enregistrés ».

Configurer les règles d’enregistrement des e-mails des contacts

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.

4. Dans l’onglet Suivi des journaux & d’e-mails , dans la section Règles d’enregistrement des e-mails des contacts , sélectionnez une option d’enregistrement :
   • Enregistrer uniquement les réponses : les réponses sont enregistrées uniquement si elles font partie d’un fil de discussion existant enregistré dans le CRM. Les messages entrants non associés à un fil de discussion enregistré ne seront pas consignés. 
   • Enregistrer tous les e-mails (de contacts connus) : log tous les e-mails à destination et en provenance de contacts existants pour les utiliseravec des e-mails professionnels individuels connectés. Il s’agit de l’option de journalisation par défaut pour tous les comptes.
     
     • Les e-mails envoyés depuis l’extérieur du CRM (par exemple, un client de messagerie ou une application mobile) vers des fiches d’informations de contacts existants se consignent dans le CRM.
     • Tous les e-mails envoyés aux utilisateurs existants sont enregistrés dans le CRM.
     • Les e-mails envoyés en dehors de HubSpot à des destinataires qui ne sont pas des contacts ne sont pas enregistrés.
   • Créer de nouveaux contacts à partir d’e-mails enregistrés (BÊTA) : en plus d’enregistrer tous les e-mails pour les contacts connus, cette option crée de nouveaux contacts à partir d’e-mails entrants vers des e-mails professionnels individuels connectés s’ils n’existent pas dans votre CRM.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer les e-mails sans stocker le contenu du corps de l’e-mail (BÊTA)

Remarque : Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta des corps d’e-mails caviardés .

Consignez les e-mails dans le CRM sans stocker le contenu du corps de l’e-mail. Utilisez ce paramètre pour conserver un enregistrement de l’activité d’e-mail tout en limitant les informations sensibles stockées dans HubSpot. Par exemple, un établissement de santé peut avoir besoin d’enregistrer l’envoi d’un e-mail à des fins d’audit sans stocker les informations incluses dans le corps de l’e-mail.

Utilisez ce paramètre pour caviarder le corps des e-mails envoyés et reçus enregistrés dans le CRM, y compris les e-mails enregistrés à l’aide de l’extension HubSpot Sales ou du complément et l’adresse CCI ou de transfert. Ce paramètre s’applique à tous les utilisateurs du compte. Les utilisateurs ne peuvent pas activer ou désactiver la rédaction du corps de l’e-mail pour des e-mails ou des boîtes de réception individuels.

Comportement de biffure de corps d’e-mail

Lorsque la biffure du corps de l’e-mail est activée :

• L’expéditeur, les destinataires, l’objet et les pièces jointes de l’e-mail sont enregistrés dans le CRM.
• Le corps de l’e-mail est caviardé et remplacé par le texte d’espace réservé [Contenu du corps de l’e-mail supprimé].

• Seuls les e-mails consignés après l’activation du paramètre sont caviardés. Les corps d’e-mails précédemment enregistrés ne sont pas expurgés.

Remarque : Le contenu du corps de l’e-mail expurgé est définitivement supprimé des activités du CRM et ne peut pas être restauré. La désactivation de la biffure du corps de l’e-mail ne restaure pas le contenu expurgé.

Activer la rédaction du corps de l’e-mail

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.
4. Dans l’onglet Suivi du journal des e-mails, dans la section Contenu & du contenu , sélectionnez la case à cocher Caviarder le contenu du corps de l’e-mail.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Attribution d’e-mail

Les règles suivantes déterminent quel utilisateur est attribué comme expéditeur de l’e-mail enregistré dans le CRM. Ces règles déterminent également quels e-mails sont comptabilisés dans l’activité totale d’un utilisateur dans vos rapports commerciaux.

Les e-mails consignés depuis des contacts qui créent de nouvelles chaînes d’e-mails seront attribués aux utilisateurs HubSpot comme suit :

• Si l’e-mail n’a qu’un seul destinataire, il sera attribué à cet utilisateur.
• Si l’e-mail a plusieurs destinataires, mais qu’un seul est associé à un utilisateur, il sera attribué à cet utilisateur. Une adresse e-mail est associée à un utilisateur si elle est connectée en tant qu’adresse e-mail professionnelle individuelle, en tant qu’adresse e-mail de son compte utilisateur HubSpot ou en tant qu’alias de messagerie.
• Si l'e-mail a plusieurs destinataires, et que plus d'un est associé à un utilisateur, l'attribution se fera au propriétaire du contact.