Gérer les règles d’enregistrement des e-mails des contacts

Pour gérer les règles d’enregistrement des e-mails des contacts :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.
3. Dans la section Règles d’enregistrement des e-mails des contacts , sélectionnez une option :
   • Consigner uniquement les réponses : les réponses ne seront enregistrées que si elles font partie d’un fil de discussion existant enregistré dans le CRM. Les messages entrants non associés à un fil de discussion enregistré ne seront pas consignés.
   • Enregistrer tous les e-mails : cette option est sélectionnée par défaut pour tous les comptes. Tous les e-mails envoyés depuis et vers des contacts existants depuis l’une de vos adresses e-mail connectées. Pour qu’un e-mail soit enregistré, il doit être envoyé par un utilisateur disposant d’autorisations d’accès aux e-mails personnels à des contacts qui ne figurent pas sur la liste Ne jamais enregistrer.
     • Tous les e-mails que les utilisateurs envoient de l’extérieur de HubSpot (comme le client de messagerie et les applications mobiles) à des fiches d’informations de contacts existantes seront enregistrés dans le CRM.
     • Tous les e-mails envoyés par des contacts existants à des utilisateurs seront enregistrés dans le CRM.
     • Les e-mails envoyés en dehors de HubSpot à des destinataires qui ne sont pas des contacts, ne seront pas enregistrés. Vous devrez continuer à utiliser les extensions HubSpot Sales ou ajouter l’adresse Cci.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Attribution d’e-mail

Les règles suivantes déterminent quel utilisateur est attribué comme expéditeur de l’e-mail enregistré dans le CRM. Ces règles déterminent également quels e-mails sont comptabilisés dans l’activité totale d’un utilisateur dans vos rapports commerciaux.

Les e-mails consignés depuis des contacts qui créent de nouvelles chaînes d’e-mails seront attribués aux utilisateurs HubSpot comme suit :

• Si l’e-mail n’a qu’un seul destinataire, il sera attribué à cet utilisateur.
• Si l’e-mail a plusieurs destinataires, mais qu’un seul est associé à un utilisateur, il sera attribué à cet utilisateur. Une adresse e-mail est associée à un utilisateur si elle est connectée en tant qu’adresse e-mail personnelle, en tant qu’adresse e-mail de son compte utilisateur HubSpot ou en tant qu’alias de messagerie.
• Si l'e-mail a plusieurs destinataires, et que plus d'un est associé à un utilisateur, l'attribution se fera au propriétaire du contact.