Regels voor het loggen van contacte-mails beheren

Configureer de standaardregels voor het loggen van contact e-mails en stel in welke inkomende e-mails naar de CRM worden gelogd. Door logboekregels voor alle gebruikers te beheren, kunt u ervoor zorgen dat relevante communicatie voor bestaande of nieuwe contactpersonen in uw team wordt vastgelegd.

Beheer uitsluitingen voor het loggen van e-mail door e-mailadressen en domeinen toe te voegen aan de lijst met nooit loggen. E-mailadressen en domeinen op de nooit loggen lijst worden uitgesloten van e-mail logging en het maken van contactpersonen.

Let op: als je nieuwe contactpersonen wilt maken op basis van gelogde e-mails, kan een Superbeheerder je account opnemen in de regels voor het loggen van contactpersonen: Nieuwe optie voor "Nieuwe contactpersonen maken van gelogde e-mails" bèta.

Regels voor het loggen van contacte-mails configureren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linker zijbalkmenu onder Gegevensbeheerop op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Activiteiten.
4. Selecteer een loggingoptie in de sectie Regels voor het loggen van contacte-mails :
   • Alleen antwoorden loggen: antwoorden worden alleen gelogd als ze deel uitmaken van een bestaande thread die is gelogd in de CRM. Inkomende berichten die niet zijn gekoppeld aan een gelogde thread worden niet gelogd.
   • Alle e-mails loggen (van bekende contactpersonen):log alle e-mails van en naar bestaande contactpersonen voor gebruikersmet gekoppelde persoonlijke inboxen.Dit is de standaard logboekoptie voor alle accounts.
     
     • E-mails die worden verzonden van buiten de CRM (bijv. een e-mailclient of mobiele app) naar bestaande contactrecords worden gelogd in de CRM.
     • Alle e-mails van bestaande contactpersonen naar gebruikers loggen in het CRM.
     • E-mails die buiten HubSpot worden verzonden naar ontvangers die geen contactpersonen zijn, worden niet gelogd.
   • Nieuwe contactpersonen maken van gelogde e-mails (BETA): naast het loggen van alle e-mails voor bekende contactpersonen, maakt deze optie nieuwe contactpersonen van binnenkomende e-mails naar gekoppelde persoonlijke inboxen als ze niet bestaan in je CRM.
5. Klik op Opslaan.

E-mail toewijzing

De volgende regels bepalen welke gebruiker wordt toegewezen als de afzender van de e-mail die wordt gelogd in het CRM. Deze regels bepalen ook welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

E-mails die zijn gelogd door contactpersonen die nieuwe e-mailthreads maken, worden als volgt toegewezen aan HubSpot-gebruikers:

• Als de e-mail slechts één ontvanger heeft, wordt deze aan die gebruiker toegewezen.
• Als de e-mail meerdere ontvangers heeft, maar slechts één is gekoppeld aan een gebruiker, dan wordt de e-mail toegewezen aan die gebruiker. Een e-mailadres is gekoppeld aan een gebruiker als het is gekoppeld als hun persoonlijke e-mailadres, het is hun HubSpot gebruikersaccount e-mailadres of een e-mail alias.
• Als de e-mail meerdere ontvangers heeft, en meer dan één is gekoppeld aan een gebruiker, wijs deze dan toe aan de eigenaar van het contact.