Regels voor het loggen van e-mailberichten van contactpersonen beheren

Stel de standaardregels voor het registreren van e-mails van contactpersonen in voor je account en bepaal welke inkomende e-mails in het CRM worden geregistreerd. Door de registratieregels voor alle gebruikers te beheren, kun je ervoor zorgen dat relevante communicatie binnen je team wordt vastgelegd, zowel voor bestaande als voor nieuwe contactpersonen.

Beheer uitsluitingen voor e-mailregistratie door e-mailadressen en domeinen toe te voegen aan uw lijst met uitsluitingen. E-mailadressen en domeinen op de lijst met uitsluitingen worden uitgesloten van e-mailregistratie en het aanmaken van contacten.

Let op: om nieuwe contactpersonen aan te maken op basis van geregistreerde e-mails, kan een superbeheerder uw account aanmelden voor de bètaversie van de optie 'Regels voor het registreren van contact-e-mails: Nieuw' onder 'Nieuwe contactpersonen aanmaken op basis van geregistreerde e-mails'.

Regels voor het loggen van e-mails van contactpersonen configureren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, onder 'Gegevensbeheer' en' ' ,op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Activiteiten'.

4. Selecteer op het tabblad 'E-mail loggen en volgen', in het gedeelte 'Regels voor het loggen van contact-e-mails ', een logoptie:
   • Alleen antwoorden loggen: antwoorden worden alleen gelogd als ze deel uitmaken van een bestaande thread die in het CRM is gelogd. Inkomende berichten die niet aan een gelogde thread zijn gekoppeld, worden niet gelogd.
   • Alle e-mails loggen (van bekende contactpersonen):log alle e-mails van en naar bestaande contactpersonen voor gebruikersmet gekoppelde persoonlijke zakelijke e-mailadressen.Dit is de standaardlogoptie voor alle accounts.
     
     • E-mails die van buiten het CRM (bijvoorbeeld vanuit een e-mailclient of mobiele app) naar bestaande contactrecords worden verzonden, worden in het CRM geregistreerd.
     • Alle e-mails van bestaande contacten aan gebruikers worden in het CRM geregistreerd.
     • E-mails die buiten HubSpot worden verzonden naar ontvangers die geen contactpersonenzijn , worden niet geregistreerd.
   • Nieuwe contacten aanmaken op basis van geregistreerde e-mails (BETA): naast het registreren van alle e-mails voor bekende contacten, maakt deze optie nieuwe contacten aan op basis van inkomende e-mails naar gekoppelde persoonlijke werk-e-mailadressen, als deze nog niet in je CRM bestaan.
5. Klik op 'Opslaan'.

E-mails registreren zonder de inhoud van de e-mail op te slaan (BETA)

Let op: als je een superbeheerder, kun je je account aanmelden voor de bètaversie van geredigeerde e-mailteksten.

Registreer e-mails in het CRM zonder de inhoud van de e-mailtekst op te slaan. Gebruik deze instelling om een overzicht van e-mailactiviteiten bij te houden en tegelijkertijd de hoeveelheid gevoelige informatie die in HubSpot wordt opgeslagen te beperken. Een organisatie in de gezondheidszorg kan het bijvoorbeeld nodig hebben om voor auditdoeleinden vast te leggen dat er een e-mail is verzonden, zonder de informatie in de e-mailtekst op te slaan.

Gebruik deze instelling om de e-mailtekst van verzonden en ontvangen e-mails die in het CRM worden geregistreerd te redigeren, inclusief e-mails die worden geregistreerd via de HubSpot Sales-extensie of -add-in en het BCC- of doorstuuradres. Deze instelling geldt voor alle gebruikers in het account. Gebruikers kunnen het redigeren van e-mailtekst niet in- of uitschakelen voor individuele e-mails of inboxen.

Werking van het redigeren van e-mailteksten

Wanneer het verbergen van de e-mailtekst is ingeschakeld:

• De afzender, ontvangers, het onderwerp en de bijlagen van de e-mail worden geregistreerd in het CRM.
• De inhoud van de e-mail wordt verborgen en vervangen door de plaatshoudertekst [Inhoud van de e-mail verborgen].

• Alleen e-mails die zijn geregistreerd nadat de instelling is ingeschakeld, worden bewerkt. E-mailteksten die eerder zijn geregistreerd, worden niet bewerkt.

Let op: bewerkte e-mailteksten worden definitief verwijderd uit CRM-activiteiten en kunnen niet worden hersteld. Het uitschakelen van het bewerken van e-mailteksten leidt niet tot het herstel van bewerkte inhoud.

Redactie van e-mailteksten inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, onder Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Activiteiten'.
4. Selecteer op het tabblad E-mail loggen en volgen, in het gedeelte Inhoud redigeren, het selectievakje E-mailtekst redigeren .
5. Klik op 'Opslaan'.

E-mailattributie

De volgende regels bepalen welke gebruiker wordt aangemerkt als afzender van de e-mail die in het CRM wordt geregistreerd. Deze regels bepalen ook welke e-mails worden meegeteld in de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

E-mails van contactpersonen die een nieuwe e-mailconversatie starten, worden als volgt toegewezen aan HubSpot-gebruikers:

• Als de e-mail slechts één ontvanger heeft, wordt deze aan die gebruiker toegeschreven.
• Als de e-mail meerdere ontvangers heeft, maar er slechts één aan een gebruiker is gekoppeld, wordt deze aan die gebruiker toegewezen. Een e-mailadres is aan een gebruiker gekoppeld als het is geregistreerd als zijn of haar persoonlijke zakelijke e-mailadres, het e-mailadres van zijn of haar HubSpot-gebruikersaccount is, of een e-mailalias is.
• Als de e-mail meerdere ontvangers heeft en er meer dan één aan een gebruiker is gekoppeld, wordt deze toegeschreven aan de eigenaar van het contact.