Gestión de las reglas de registro del correo electrónico de los contactos

Configure las reglas de registro de correo electrónico de contacto predeterminadas de su cuenta y establezca qué correos electrónicos entrantes se registran en el CRM. Mediante la gestión de las reglas de registro para todos los usuarios, puede asegurarse de que las comunicaciones relevantes se capturan en todo su equipo para los contactos existentes o nuevos.

Gestiona las exclusiones de registro de correo electrónico añadiendo direcciones de correo y dominios a tu lista de nunca registrar. Las direcciones de correo electrónico y los dominios de la lista de no registrar nunca se excluyen del registro de correo electrónico y de la creación de contactos. 

Nota: para crear nuevos contactos a partir de los correos electrónicos registrados, un superadministrador puede incluir su cuenta en las reglas de registro de correos electrónicos de contacto: Nueva opción para "Crear nuevos contactos a partir de correos electrónicos registrados" beta.

Configurar reglas de registro de correo electrónico de contacto

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Actividades.

4. En la pestaña Registro de correo electrónico & Track , en la sección Reglas de registro de correo electrónico de contacto , seleccione una opción de registro:
   • Registrar sólo respuestas: las respuestas sólo se registran si forman parte de una conversación existente registrada en el CRM. Los mensajes entrantes no asociados a un hilo registrado no se registrarán. 
   • Registrar todos los correos electrónicos (de contactos conocidos):registrar todos los correos electrónicos enviados y recibidos por los contactos existentes de los usuariosque tengan una dirección de correo electrónico laboral personal conectada. Esta es la opción de registro por defecto para todas las cuentas.
     
     • Los correos electrónicos enviados desde fuera del CRM (por ejemplo, un cliente de correo electrónico o una aplicación móvil) a registros de contactos existentes se registran en el CRM.
     • Todos los correos electrónicos de los contactos existentes a los usuarios se registran en el CRM.
     • Los correos electrónicos enviados fuera de HubSpot a destinatarios que no son contactos, no se registran.
   • Crear nuevos contactos a partir de los correos electrónicos registrados (BETA): además de registrar todos los correos electrónicos de los contactos conocidos, esta opción crea nuevos contactos a partir de los correos electrónicos recibidos en direcciones de correo electrónico profesionales individuales vinculadas , si estos no existen en tu CRM.
5. Haz clic en Guardar.

Registrar correos electrónicos sin almacenar el contenido del cuerpo del mensaje (BETA)

Ten en cuenta que, si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la versión beta de «Cuerpos de correo electrónico censurados ».

Registrar los correos electrónicos en el CRM sin almacenar el contenido del cuerpo del mensaje. Utiliza esta configuración para mantener un registro de la actividad de correo electrónico y, al mismo tiempo, limitar la información confidencial almacenada en HubSpot. Por ejemplo, una organización sanitaria puede necesitar registrar que se ha enviado un correo electrónico con fines de auditoría sin almacenar la información incluida en el cuerpo del mensaje.

Utiliza esta configuración para ocultar el cuerpo de los correos electrónicos enviados y recibidos registrados en el CRM de HubSpot, incluidos los correos registrados mediante la extensión o el complemento de HubSpot Sales, así como las direcciones en copia oculta (CCO) o de reenvío. Esta configuración se aplica a todos los usuarios de la cuenta. Los usuarios no pueden activar ni desactivar la ocultación del cuerpo del correo electrónico en mensajes concretos ni en bandejas de entrada concretas.

Comportamiento de la ocultación del cuerpo del correo electrónico

Cuando la ocultación del cuerpo del correo electrónico está activada:

• El remitente, los destinatarios, el asunto y los archivos adjuntos del correo electrónico se registran en el CRM.
• El cuerpo del correo electrónico se ha ocultado y se ha sustituido por el texto de marcador de posición [Contenido del cuerpo del correo electrónico ocultado].

• Solo se ocultan los correos electrónicos registrados después de activar la configuración. Los cuerpos de los correos electrónicos registrados anteriormente no se ocultan.

Nota: el contenido del cuerpo del correo electrónico que se ha ocultado se elimina de forma permanente de las actividades del CRM y no se puede recuperar. Desactivar la ocultación del cuerpo del correo electrónico no restaura el contenido ocultado.

Activar la ocultación del cuerpo del correo electrónico

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú lateral izquierdo, en la sección «Gestión de datos», haz clic en «Objetos».
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Actividades.
4. En la pestaña «Registro de correo electrónico» ( & ) de «Seguimiento» , en la sección «Ocultar contenido », marca la casillade verificación «Ocultar el cuerpo del correo electrónico» ( ) .
5. Haz clic en Guardar.

Atribución del correo electrónico

Las siguientes reglas determinan qué usuario se atribuye como remitente del correo electrónico registrado en el CRM. Estas reglas también determinan qué correos electrónicos se contabilizan en la actividad total de un usuario en sus informes de ventas.

Los correos electrónicos registrados de los contactos que crean nuevos hilos de correo electrónico se atribuirán a los usuarios de HubSpot de la siguiente manera:

• Si el correo electrónico sólo tiene un destinatario, se atribuirá a ese usuario.
• Si el correo electrónico tiene varios destinatarios, pero sólo uno está asociado a un usuario, se atribuirá a ese usuario. Una dirección de correo electrónico se asocia a un usuario si está vinculada como su dirección de correo electrónico profesional personal, si es la dirección de correo electrónico de su cuenta de usuario de HubSpot o si se trata de un alias de correo electrónico.
• Si el correo electrónico tiene varios destinatarios, y más de uno asociado a un usuario, atribuir al propietario del contacto.