Gestisci le regole di registrazione delle e-mail dei contatti

Configura le regole di registrazione predefinite per le e-mail dei contatti del tuo account e stabilisci quali e-mail in arrivo debbano essere registrate nel CRM. Gestendo le regole di registrazione per tutti gli utenti, potrai garantire che le comunicazioni rilevanti relative ai contatti esistenti o nuovi vengano acquisite da tutto il tuo team.

Gestisci le esclusioni dalla registrazione delle e-mail aggiungendo indirizzi e-mail e domini all ’elenco “Non registrare mai”. Gli indirizzi e-mail e i domini presenti nell’elenco “Non registrare mai ” vengono esclusi dalla registrazione delle e-mail e dalla creazione dei contatti.

Nota: per creare nuovi contatti dalle e-mail registrate, un superamministratore può attivare per il tuo account l’opzione beta “Regole di registrazione delle e-mail dei contatti: Nuovo” relativa a “Crea nuovi contatti dalle e-mail registrate”.

Configurare le regole di registrazione delle e-mail dei contatti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce "Gestione dati", fare clic su "Oggetti".
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Attività".

4. Nella scheda " Registro e tracciamento e-mail ", nella sezione "Regole di registrazione delle e-mail dei contatti ", seleziona un'opzione di registrazione:
   • Registra solo le risposte: le risposte vengono registrate solo se fanno parte di un thread esistente già registrato nel CRM. I messaggi in arrivo non associati a un thread registrato non verranno registrati.
   • Registra tutte le e-mail (da contatti noti):registra tutte le e-mail inviate e ricevute dai contatti esistenti per gli utenticon indirizzi e-mail di lavoro individuali collegati.Questa è l’opzione di registrazione predefinita per tutti gli account.
     
     • Le e-mail inviate dall’esterno del CRM (ad es. da un client di posta elettronica o da un’app mobile) a record di contatti esistenti vengono registrate nel CRM.
     • Tutte le email inviate da contatti esistenti agli utenti vengono registrate nel CRM.
     • Le e-mail inviate al di fuori di HubSpot a destinatari che nonsono contatti non vengono registrate.
   • Crea nuovi contatti dalle email registrate (BETA): oltre a registrare tutte le email relative ai contatti noti, questa opzione crea nuovi contatti dalle email in arrivo indirizzate a indirizzi email di lavoro individuali collegati, qualora questi non esistano nel tuo CRM.
5. Fai clic su Salva.

Registra le e-mail senza memorizzare il contenuto del corpo del messaggio (BETA)

Nota: se sei un superamministratore, puoi attivare per il tuo account la versione beta della funzione di oscuramento del corpo delle e-mail.

Registra le email nel CRM senza memorizzare il contenuto del corpo del messaggio. Utilizza questa impostazione per mantenere una traccia dell’attività email limitando al contempo le informazioni sensibili memorizzate in HubSpot. Ad esempio, un’organizzazione sanitaria potrebbe aver bisogno di registrare l’invio di un’email a fini di audit senza memorizzare le informazioni incluse nel corpo del messaggio.

Utilizza questa impostazione per oscurare il corpo delle email inviate e ricevute registrate nel CRM, comprese le email registrate tramite l’estensione o il componente aggiuntivo HubSpot Sales, nonché gli indirizzi in CCN o di inoltro. Questa impostazione si applica a tutti gli utenti dell’account. Gli utenti non possono attivare o disattivare l’oscuramento del corpo delle email per singole email o caselle di posta.

Comportamento della mascheratura del corpo dell’e-mail

Quando l’occultamento del corpo dell’e-mail è attivato:

• Il mittente, i destinatari, l'oggetto e gli allegati dell'e-mail vengono registrati nel CRM.
• Il corpo dell'e-mail viene oscurato e sostituito con il testo segnaposto [Contenuto del corpo dell'e-mail oscurato].

• Vengono oscurati solo i messaggi registrati dopo l’attivazione dell’impostazione. I corpi dei messaggi registrati in precedenza non vengono oscurati.

Nota: il contenuto oscurato del corpo dell’e-mail viene rimosso in modo permanente dalle attività del CRM e non può essere ripristinato. La disattivazione dell’oscuramento del corpo dell’e-mail non ripristina il contenuto oscurato.

Attiva la censura del corpo delle e-mail

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Attività".
4. Nella scheda " Registro e tracciamento e-mail ", nella sezione " Modifica contenuto ", seleziona la caselladi controllo " Modificail corpo dell'e-mail ".
5. Fare clic su Salva.

Attribuzione delle email

Le seguenti regole determinano quale utente viene indicato come mittente dell'e-mail registrata nel CRM. Queste regole determinano inoltre quali e-mail vengono conteggiate ai fini dell'attività totale di un utente nei rapporti di vendita.

Le e-mail registrate provenienti da contatti che danno origine a nuove conversazioni e-mail saranno attribuite agli utenti HubSpot come segue:

• Se l’e-mail ha un solo destinatario, verrà attribuita a quell’utente.
• Se l’e-mail ha più destinatari, ma solo uno è associato a un utente, verrà attribuita a quell’utente. Un indirizzo e-mail è associato a un utente se è collegato come suo indirizzo e-mail di lavoro individuale, se è l’indirizzo e-mail del suo account utente HubSpot o se è un alias e-mail.
• Se l’e-mail ha più destinatari e più di uno è associato a un utente, attribuirla al proprietario del contatto.