管理聯絡人電子郵件記錄規則

設定您帳戶的預設聯絡人電子郵件記錄規則，並指定哪些收到的電子郵件會記錄至 CRM。透過管理所有使用者的記錄規則，您可以確保團隊中所有與現有或新聯絡人相關的通訊內容皆能被完整記錄。

透過將電子郵件地址和網域新增至「永不記錄清單」，來管理電子郵件記錄的排除項目。列入「永不記錄清單」的電子郵件地址和網域將不會被納入電子郵件記錄及聯絡人建立流程。

請注意：若要從已記錄的電子郵件建立新聯絡人，超級管理員可將您的帳戶加入「聯絡人電子郵件記錄規則：新功能」的「從已記錄電子郵件建立新聯絡人」測試版。

設定聯絡人電子郵件記錄規則

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，於 「資料管理」下， 點擊 「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，並選擇「活動」。

4. 在「電子郵件記錄與追蹤」分頁的「 聯絡人電子郵件記錄規則」區段中 ，選擇一種記錄選項：
   • 僅記錄回覆：僅當回覆屬於 CRM 中已記錄的現有討論串時，才會進行記錄。未與已記錄討論串相關聯的來信將不會被記錄。
   • 記錄所有電子郵件（來自已知聯絡人）：針對 已連結個人工作電子郵件的用戶，記錄與現有聯絡人之間的所有收發電子郵件。此為所有帳戶的預設記錄選項。
     
     • 從 CRM 外部（例如電子郵件客戶端或行動應用程式）發送至現有聯絡人記錄的電子郵件，將記錄至 CRM。
     • 來自現有聯絡人發送給用戶的所有電子郵件都會記錄在 CRM 中。
     • 從 HubSpot 外部發送給 非 聯絡人的電子郵件 ，將不會記錄。
   • 根據已記錄的電子郵件建立新聯絡人 （測試版）：除了記錄所有已知聯絡人的電子郵件外，此選項還會根據發送至已連結之個人工作電子郵件的來信，在您的 CRM 中不存在對應聯絡人時，自動建立新的聯絡人。
5. 點擊「儲存」。

記錄電子郵件但不儲存郵件正文內容（測試版）

請注意：如果您是 超級管理員，您可以選擇讓您的帳戶參與「電子郵件正文遮蔽」測試版。

將電子郵件記錄至 CRM，同時不儲存電子郵件正文內容。使用此設定可保留電子郵件活動紀錄，同時限制儲存於 HubSpot 中的敏感資訊。例如，醫療保健機構可能需要為稽核目的記錄已發送電子郵件，但無需儲存電子郵件正文中的資訊。

使用此設定可對記錄至 CRM 的已發送及已接收電子郵件的郵件正文進行遮蔽處理，包括透過 HubSpot Sales 擴充功能或附加元件記錄的電子郵件，以及密件副本 (BCC) 或轉寄地址。此設定適用於帳戶中的所有使用者。使用者無法針對個別電子郵件或收件匣啟用或停用郵件正文遮蔽功能。

電子郵件正文遮蔽行為

當電子郵件正文遮蔽功能開啟時：

• 電子郵件的寄件者、收件者、主旨及附件都會記錄在 CRM 中。
• 電子郵件正文將被遮蔽，並替換為佔位文字[電子郵件正文內容已遮蔽]。

• 僅在啟用此設定後記錄的電子郵件才會被遮蔽。先前已記錄的電子郵件正文不會被遮蔽。

請注意：經遮蔽的電子郵件正文內容將從 CRM 活動中永久移除，且無法還原。即使關閉電子郵件正文遮蔽功能，已遮蔽的內容也不會恢復。

開啟電子郵件正文遮蔽功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選取物件」下拉式選單，並選擇「活動」。
4. 在「電子郵件記錄與追蹤」分頁的「內容遮蔽」區段中，勾選「遮蔽電子郵件正文 內容」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。

電子郵件歸因

以下規則將決定哪位使用者會被視為記錄於 CRM 中的電子郵件發件人。這些規則同時也決定哪些電子郵件會計入使用者在銷售報告中的總活動次數。

來自聯絡人且建立新電子郵件討論串的電子郵件，將依照以下方式歸因給 HubSpot 使用者：

• 若電子郵件僅有一位收件者，則會歸屬於該使用者。
• 若電子郵件有多位收件者，但僅有一位與某位使用者相關聯，則該電子郵件將歸屬於該使用者。若電子郵件地址已設定為使用者的個人工作電子郵件地址、其 HubSpot使用者帳戶電子郵件，或為電子郵件別名，即視為與該使用者相關聯。
• 若電子郵件有多位收件者，且其中有多位與某位使用者相關聯，則歸因於該聯絡人的擁有者。