Hallitse yhteystietojen sähköpostilokisääntöjä

Määritä tilisi oletusarvoiset yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissäännöt ja valitse, mitkä saapuvat sähköpostit kirjataan CRM-järjestelmään. Hallitsemalla kaikkien käyttäjien kirjaamissääntöjä voit varmistaa, että koko tiimisi osalta kirjataan merkitykselliset viestit sekä olemassa olevista että uusista yhteyshenkilöistä.

Hallitse sähköpostin kirjaamisen poikkeuksia lisäämällä sähköpostiosoitteita ja verkkotunnuksia ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon. ”Älä koskaan kirjaa” -luettelossa olevat sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset jätetään pois sähköpostin kirjaamisesta ja yhteyshenkilöiden luomisesta.

Huomaa: jotta uusia yhteyshenkilöitä voidaan luoda kirjatuista sähköposteista, pääkäyttäjä voi liittää tilisi ”Yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissäännöt: Uusi” -vaihtoehtoon, joka mahdollistaa ”Uusien yhteyshenkilöiden luomisen kirjatuista sähköposteista” -beetaominaisuuden.

Määritä yhteystietojen sähköpostilokisäännöt

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta( Data Management)ja valitse Objekti( ) .
3. Napsauta Objektit -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.

4. Valitse Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta -välilehden Yhteyshenkilön sähköpostin kirjaamissäännöt -osiosta jokin kirjaamisvaihtoehto:
   • Lokita vain vastaukset: vastaukset lokataan vain, jos ne ovat osa CRM:ään lokattua olemassa olevaa keskusteluketjua. Saapuvia viestejä, joita ei ole liitetty lokattuun keskusteluketjuun, ei lokata.
   • Kirjaa kaikki sähköpostit (tunnetuilta yhteyshenkilöiltä):kirjaa kaikki olemassa olevien yhteyshenkilöiden lähettämät ja vastaanottamat sähköpostit käyttäjille,joilla on liitetty henkilökohtainen työsähköposti.Tämä on oletusarvoinen kirjaamisvaihtoehto kaikille tileille.
     
     • CRM:n ulkopuolelta (esim. sähköpostiohjelmasta tai mobiilisovelluksesta) olemassa oleviin yhteystietueisiin lähetetyt sähköpostit kirjataan CRM:ään.
     • Kaikki olemassa olevilta yhteyshenkilöiltä käyttäjille lähetetyt sähköpostit tallennetaan CRM:ään.
     • HubSpotin ulkopuolelta lähetetyt sähköpostit vastaanottajille, jotka eivätole yhteystietoja, eivät tallennu.
   • Luo uusia yhteystietoja kirjatuista sähköposteista (BETA): tämän vaihtoehdon avulla kirjataan kaikki tunnettujen yhteyshenkilöiden sähköpostit, ja lisäksi luodaan uusia yhteystietoja saapuvista sähköposteista, jotka on lähetetty liitettyihin henkilökohtaisiin työsähköpostiosoitteisiin, jos niitä ei vielä ole CRM-järjestelmässäsi.
5. Napsauta Tallenna.

Kirjaa sähköpostit tallentamatta viestin sisältöä (BETA)

Huomaa: jos olet superjärjestelmänvalvoja, voit ottaa tilillesi käyttöön sähköpostiviestien tekstin peittämisen beta-version.

Kirjaa sähköpostit CRM:ään tallentamatta sähköpostin tekstin sisältöä. Käytä tätä asetusta, jos haluat säilyttää kirjanpidon sähköpostiliikenteestä ja samalla rajoittaa HubSpotissa tallennettavien arkaluonteisten tietojen määrää. Esimerkiksi terveydenhuollon organisaatio saattaa joutua kirjaamaan sähköpostin lähettämisen auditointitarkoituksia varten tallentamatta sähköpostin tekstissä olevia tietoja.

Käytä tätä asetusta peittämään CRM:ään kirjattujen lähetettyjen ja vastaanotettujen sähköpostien teksti, mukaan lukien HubSpot Sales -laajennuksella tai -lisäosalla kirjatut sähköpostit sekä BCC- tai edelleenlähetysosoitteet. Tämä asetus koskee kaikkia tilin käyttäjiä. Käyttäjät eivät voi ottaa sähköpostitekstin peittämistä käyttöön tai poistaa sitä käytöstä yksittäisten sähköpostien tai postilaatikoiden osalta.

Sähköpostiviestin tekstin peittämisen toiminta

Kun sähköpostiviestien tekstin peittäminen on käytössä:

• Sähköpostin lähettäjä, vastaanottajat, aihe ja liitteet kirjataan CRM-järjestelmään.
• Sähköpostin teksti peitetään ja korvataan paikkamerkillä [Sähköpostin teksti peitetty].

• Vain asetuksen käyttöönoton jälkeen kirjattujen sähköpostien sisältö peitetään. Aiemmin kirjattujen sähköpostien sisältöä ei peitetä.

Huomaa: peitetty sähköpostiviestin teksti poistetaan pysyvästi CRM-toiminnoista, eikä sitä voi palauttaa. Sähköpostiviestin tekstin peittämisen poistaminen käytöstä ei palauta peitettyä sisältöä.

Ota sähköpostiviestien sisällön peittäminen käyttöön

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta vaihtoehtoa Objektit.
3. Napsauta Objektit -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.
4. Valitse Sähköpostin loki ja seuranta -välilehden Sisällön peittäminen -osiosta Sähköpostin tekstin peittäminen -valintaruutu.
5. Napsauta Tallenna.

Sähköpostin attribuointi

Seuraavat säännöt määrittävät, kuka käyttäjä merkitään CRM-järjestelmään kirjattavan sähköpostin lähettäjäksi. Nämä säännöt määrittävät myös, mitkä sähköpostit lasketaan mukaan käyttäjän kokonaisaktiivisuuteen myyntiraporteissasi.

Sähköpostit, jotka on kirjattu kontakteilta ja jotka luovat uusia sähköpostiketjuja, kirjataan HubSpot-käyttäjille seuraavasti:

• Jos sähköpostiviestillä on vain yksi vastaanottaja, se kirjataan kyseiselle käyttäjälle.
• Jos sähköpostiviestillä on useita vastaanottajia, mutta vain yksi on liitetty käyttäjään, se kirjataan kyseiselle käyttäjälle. Sähköpostiosoite on liitetty käyttäjään, jos se on määritetty käyttäjän henkilökohtaiseksi työosoitteeksi, se on käyttäjän HubSpot-tilin sähköpostiosoite tai se on sähköpostialiaksia.
• Jos sähköpostiviestillä on useita vastaanottajia ja useampi kuin yksi on liitetty käyttäjään, liitä se yhteyshenkilön omistajalle.