Yhteystietojen sähköpostilokisääntöjen hallinta

Määritä tilisi oletusarvoiset yhteyshenkilöiden sähköpostilokisäännöt ja valitse, mitkä saapuvat sähköpostit tallennetaan CRM-järjestelmään. Hallitsemalla kaikkien käyttäjien lokisääntöjä voit varmistaa, että koko tiimisi osalta tallennetaan olennaiset viestit sekä nykyisistä että uusista yhteyshenkilöistä.

Hallitse sähköpostin kirjaamisen poikkeuksia lisäämällä sähköpostiosoitteita ja verkkotunnuksia ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon. ”Älä koskaan kirjaa” -luettelossa olevat sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset jätetään pois sähköpostin kirjaamisesta ja kontaktien luomisesta.

Huomaa: jotta uusia yhteyshenkilöitä voidaan luoda kirjatuista sähköposteista, pääkäyttäjä voi liittää tilisi ”Yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissäännöt: Uusi” -vaihtoehtoon, joka mahdollistaa ”Uusien yhteyshenkilöiden luomisen kirjatuista sähköposteista” -beetaominaisuuden käytön.

Määritä yhteystietojen sähköpostilokisäännöt

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta (Data Management) >Objektiiviset asetukset ( ) kohtaa Objektit (Objects).
3. Napsauta Objektit -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.

4. Valitse Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta -välilehden Yhteyshenkilön sähköpostin kirjaamissäännöt -osiosta jokin kirjaamisvaihtoehto:
   • Kirjaa vain vastaukset: vastaukset kirjataan vain, jos ne ovat osa CRM:ään kirjattua olemassa olevaa keskusteluketjua. Saapuvia viestejä, joita ei ole liitetty kirjattuun keskusteluketjuun, ei kirjata.
   • Kirjaa kaikki sähköpostit (tunnetuilta yhteyshenkilöiltä):kirjaa kaikki olemassa olevien yhteyshenkilöiden lähettämät ja vastaanottamat sähköpostit käyttäjille,joilla on liitetty henkilökohtainen työsähköpostiosoite.Tämä on oletusarvoinen kirjaamisvaihtoehto kaikille tileille.
     
     • CRM:n ulkopuolelta (esim. sähköpostiohjelmasta tai mobiilisovelluksesta) olemassa oleviin yhteystietueisiin lähetetyt sähköpostit kirjataan CRM:ään.
     • Kaikki olemassa olevilta yhteyshenkilöiltä käyttäjille lähetetyt sähköpostit kirjataan CRM:ään.
     • HubSpotin ulkopuolelta lähetetyt sähköpostit vastaanottajille, jotka eivätole yhteystietoja, eivät tallennu.
   • Luo uusia yhteystietoja kirjatuista sähköposteista (BETA): tämän vaihtoehdon avulla kirjataan kaikki tunnettujen yhteystietojen sähköpostit, ja lisäksi luodaan uusia yhteystietoja saapuvista sähköposteista, jotka on lähetetty liitettyihin henkilökohtaisiin työsähköpostiosoitteisiin, jos niitä ei vielä ole CRM-järjestelmässäsi.
5. Napsauta Tallenna.

Sähköpostien kohdistaminen

Seuraavat säännöt määrittävät, kuka käyttäjä merkitään CRM-järjestelmään kirjattavan sähköpostin lähettäjäksi. Nämä säännöt määrittävät myös, mitkä sähköpostit lasketaan mukaan käyttäjän kokonaisaktiivisuuteen myyntiraporteissasi.

Sähköpostit, jotka on kirjattu kontakteilta ja jotka luovat uusia sähköpostiketjuja, kirjataan HubSpot-käyttäjille seuraavasti:

• Jos sähköpostiviestillä on vain yksi vastaanottaja, se kirjataan kyseiselle käyttäjälle.
• Jos sähköpostiviestillä on useita vastaanottajia, mutta vain yksi on liitetty käyttäjään, se liitetään kyseiseen käyttäjään. Sähköpostiosoite on liitetty käyttäjään, jos se on määritetty käyttäjän henkilökohtaiseksi työosoitteeksi, se on käyttäjän HubSpot-tilin sähköpostiosoite tai se on sähköpostialiaksia.
• Jos sähköpostiviestillä on useita vastaanottajia ja useampi kuin yksi on liitetty käyttäjään, liitä viesti kontaktin omistajalle.