Gestisci le impostazioni del portale clienti

Il portale clienti offre ai clienti un punto unico da cui gestire e rispondere ai propri ticket di assistenza. Una volta creato il portale clienti, è possibile configurare impostazioni quali il dominio del portale, i permessi di accesso e il modulo di assistenza. Queste impostazioni possono essere aggiornate in qualsiasi momento.

Autorizzazioni richieste Per gestire il portale clienti sono necessarie le autorizzazioni relative alle impostazioni del portale clienti.

Nota: questo articolo si applica alla versione aggiornata del portale clienti. Se stai ancora utilizzando la versione precedente del portale clienti, ti consigliamo di migrare alla versione aggiornata.

Migra il tuo portale clienti al nuovo portale

Se hai già configurato il tuo portale clienti, puoi passare alla nuova versione del portale clienti. Durante la migrazione, il tuo portale non sarà temporaneamente disponibile. Tutti i ticket, le conversazioni e i dati dei clienti verranno trasferiti automaticamente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Contenuti > Portale clienti.

3. Nella parte superiore della pagina, nel banner, fai clic su Aggiorna.
   
   

   

4. Fai clic su Avvia migrazione.

5. Nella pagina Tema, visualizza l’anteprima del nuovo tema.

   • Il portale clienti aggiornato utilizza un tema semplificato. Le variabili del tema esistente non verranno migrate.

   • È possibile personalizzare il tema dopo la migrazione.

   • Per visualizzare l'anteprima del tema, fare clic su " Apri anteprima tema".

6. Dopo aver esaminato il tema, selezionare la casella di controllo " Ho esaminato il nuovo tema " in basso a destra. Quindi, fare clic su " Avanti: Aggiornamenti della proprietà".

7. Nella pagina " Proprietà del ticket ", conferma le proprietà del ticket che compaiono nella pagina dei dettagli del ticket.

   • Per aggiungere una proprietà alla pagina dei dettagli del ticket:
     • Fare clic su " Aggiungi proprietà".
     • Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa " Seleziona proprietà " e selezionare una proprietà.
     • Inserisci il nome da visualizzare.
     • Fare clic su " Salva".
8. Fare clic su " Avanti: Aggiornamenti del menu".
9. Nella pagina "Menu", controlla il menu del tuo portale. Il nuovo portale include automaticamente i collegamenti a "Ticket " e "Esci". Per visualizzare e modificare i collegamenti utilizzati nel menu di navigazione, fai clic su "Apri impostazioni menu".
10. Selezionare la casella di controllo " Ho verificato il menu del mio nuovo portale " e fare clic su Avanti: Aggiornamenti delle conversazioni.
11. Controlla gli aggiornamenti relativi alla visibilità delle conversazioni e clicca su Avanti: Conferma.
12. Seleziona la casella di controllo "Sono pronto a migrare il mio portale ", quindi fai clic su " Migra portale".

Una volta completata la migrazione, i clienti verranno reindirizzati automaticamente al portale aggiornato.

Modifica il nome del portale

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Inserisci un nome per il portale. Questo è il titolo che apparirà nella scheda del browser quando i clienti accedono al portale clienti.

Gestire il dominio

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Accedere all'URL. Nel campo Slug è possibile modificare lo slug dell'URL.
3. Per aggiornare il dominio, fare clic sul menu a discesa "Dominio del portale " e selezionare un dominio. È possibile selezionare solo domini con il tipo di contenuto primario" portale clienti".
4. Per gestire il dominio utilizzato per il tuo portale clienti, clicca su Gestisci i tuoi domini.
5. Il portale clienti apparirà nella lingua principale impostata per il dominio. Se si modifica la lingua del dominio nelle impostazioni "Domini e URL ", anche la lingua del portale clienti verrà aggiornata. Scopri di più sulle opzioni linguistiche di HubSpot.

Nota: al momento non sono supportati i portali clienti multilingue.

Modifica il controllo degli accessi

Puoi consentire ai clienti di creare il proprio account di accesso oppure assegnare l’accesso a gruppi specifici.

1. Per concedere l’accesso a un gruppo specifico di contatti:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
  • Fai clic sulla scheda Accesso.

• • Seleziona l'opzione "Appartenenza al gruppo di accesso richiesta ", quindi fai clic sul menu a discesa e seleziona i gruppi di accesso a cui concedere l'accesso.
    
    
    

  • Ai contatti selezionati verrà inviata un'e-mail di registrazione. Nel banner, seleziona la casella di controllo per consentire a HubSpot di inviare e-mail di registrazione ai contatti che non si sono ancora registrati. Scopri come personalizzare l'e-mail di registrazione.

     

2. Per consentire agli utenti di creare le proprie credenziali di accesso:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
   • Fai clic sulla scheda Accesso.

• • Selezionare l'opzione Registrazione automatica richiesta. In questo modo chiunque potrà registrarsi e creare le proprie credenziali di accesso al portale clienti. Per selezionare questa opzione, è necessario che la registrazione automatica sia abilitata nelle impostazioni dei contenuti privati.

3. Per configurare le modalità di accesso dei clienti, fare clic su " Metodo di autenticazione "per aprire le impostazioni dei contenuti privati. Selezionare il dominio che ospita il portale clienti, quindi configurare l’opzione di accesso disponibile prima di tornare alle impostazioni del portale clienti.
4. Per gestire l’informativa sul consenso nelle impostazioni dei contenuti privati, fare clic su «Informativa sul consenso».

Modifica della

casella di posta predefinita

o

dell’help desk È possibile selezionare una casella di posta predefinita o un help desk per i ticket creati dai contatti nel portale clienti. Quando il cliente accede al proprio portale clienti, può rispondere al ticket e la sua risposta apparirà nella casella di posta o nell’help desk selezionati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fai clic sulla scheda Ticket.
3. Nella sezione “Scegli dove inviare i ticket del portale ”, fai clic sul menu a discesa e seleziona una casella di posta o un help desk. Se non vengono visualizzate opzioni alternative, i ticket creati dal portale clienti vengono gestiti per impostazione predefinita nell’help desk.

Configurare le autorizzazioni relative ai ticket dei clienti

Per controllare quali ticket i clienti possono visualizzare nel portale clienti, configurare le autorizzazioni relative ai ticket dei clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fare clic sulla scheda Ticket.
3. Nellasezione Autorizzazioni per i ticket dei clienti, seleziona un'opzione:

• • Solo i ticket a cui sono associati: quando un contatto accede al portale clienti, verranno visualizzati solo i ticket associati al proprio record di contatto.
  • Tutti i ticket della propria azienda: quando un contatto accede al portale clienti, verranno visualizzati tutti i ticket associati al proprio record aziendale principale, oltre a quelli associati al proprio record di contatto.

• • I clienti selezionati possono visualizzare i ticket dell’azienda: solo i contatti che soddisfano i criteri definiti potranno visualizzare i ticket associati alla propria azienda.
    • Fare clic su Gestisci proprietà del contatto.
      
      
      
      • Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro per impostare i criteri.
      • Per aggiungere un nuovo filtro, fare clic su + Aggiungi filtro nei gruppi AND o OR. Quando si imposta un filtro con AND, i record devono soddisfare tutti i criteri del gruppo di filtri per essere inclusi nella vista. Quando si seleziona OR, i record devono soddisfare i criteri di almeno un gruppo di filtri per essere inclusi nella vista. Selezionare la proprietà in base alla quale si desidera filtrare, impostare i criteri per la proprietà, quindi fare clic su Applica filtro.
      • Fare clic su Salva.
      • Una volta terminato, fai clic sulla X nell’angolo in alto a destra. I filtri verranno applicati, ma dovrai salvare la vista affinché i filtri rimangano attivi.

4. Fai clic su Salva.

Se hai consentito ai contatti di visualizzare Tutti i ticket della propria azienda, i tuoi clienti potranno passare dai propri ticket a quelli della loro azienda. Quando i tuoi clienti accedono al portale clienti, possono passare dalla scheda " La mia vista " a quella " Vista organizzazione " e selezionare le seguenti viste:

• Ticket dell’organizzazione: verranno visualizzati tutti i ticket associati all’azienda principale del cliente.
• "La mia vista": verranno visualizzati solo i ticket associati al contatto del cliente.

Comprendere il threading delle conversazioni

Le conversazioni che i clienti possono visualizzare nel portale clienti dipendono dalle autorizzazioni relative ai ticket cliente che hai configurato:

• Accesso personale: se solo i ticket a loro associati è , i clienti possono visualizzare i thread delle conversazioni solo per i ticket associati al proprio record di contatto. Vedranno solo i messaggi delle conversazioni a cui hanno accesso.
• Accesso aziendale: ise Se sono selezionati tutti i ticket della propria azienda è selezionata, oppure se i clienti soddisfano i criteri per "I clienti selezionati possono visualizzare i ticket aziendali", i clienti possono anche visualizzare i thread di conversazione relativi ai ticket associati alla loro azienda principale.

È possibile verificare quali conversazioni appariranno nel portale clienti utilizzando la scheda "Conversazioni" nella barra laterale destra della scheda del ticket. Se a un ticket sono associati più thread di conversazione, nel portale clienti apparirà solo il thread originale.

Per mantenere private le discussioni interne, utilizzare le note e commenti per la comunicazione interna. È inoltre possibile creare regole di filtraggio per impedire che le e-mail interne compaiano nei thread di conversazione. Qualsiasi comunicazione inclusa in un thread di conversazione è visibile nel portale clienti per i clienti che dispongono dell’autorizzazione a visualizzare quel ticket.

Configurare le azioni sui ticket per i clienti

Gestire le interazioni dei clienti con i ticket nel portale consentendo loro di rispondere ai ticket chiusi o di chiuderli autonomamente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.

2. Fare clic sulla scheda Ticket.

3. Nella sezione Azioni sui ticket, seleziona un'opzione:

   • Consenti ai clienti di rispondere alle conversazioni chiuse: i clienti possono rispondere a un thread esistente su un ticket chiuso.

   • Consenti ai clienti di chiudere i ticket dal portale: i clienti possono chiudere i ticket direttamente dal portale.

4. Fai clic sul menu a discesa "Fase del ticket "per assegnare una fase "Chiuso" a ciascuna pipeline. Se la tua pipeline ha una sola fase "Chiuso", questa verrà selezionata per impostazione predefinita.

    

5. Fai clic su Salva.
   

Personalizza la visualizzazione dei ticket

I clienti vedono solo le proprietà dei ticket che scegli di visualizzare nel portale. Ad esempio, puoi visualizzare il "Nome del ticket" e rimuovere la "Priorità" dalle colonne visualizzate.

Per controllare come i ticket appaiono ai clienti, modifica le etichette dei ticket, filtra quali ticket sono visibili e seleziona quali colonne visualizzare nella pagina del ticket.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fai clic sulla scheda Ticket.
3. Per modificare il nome visualizzato dei ticket nella pagina iniziale dei ticket:
   • Nel campo " Nome visualizzato per i ticket ", inserisci un nuovo nome visualizzato.
   • Ad esempio, puoi modificare l'etichetta in Ordini, Casi o Richieste. Scopri come aggiornare il testo dell'intestazione del modulo in modo che rifletta la nuova etichetta.
4. Per personalizzare quali ticket vengono visualizzati nel portale clienti:
   • Nella sezione " Visibilità dei ticket ", fare clic su " Seleziona proprietà dei ticket".
   • Nel pannello di destra, fare clic su "Aggiungi filtro" e , in " ", selezionare una proprietà del ticket, quindi impostare i criteri di filtro.
5. Per personalizzare le colonne visualizzate nella pagina di visualizzazione dei ticket:

• • Per aggiungere una proprietà, clicca su + Aggiungi proprietà. Puoi aggiungere fino a 10 proprietà.
  • Per riordinare le colonne, clicca e trascina le proprietà nell'ordine desiderato.
  • Per modificare una colonna, passa il mouse su di essa e clicca su Modifica.
  • Per rimuovere una proprietà dalla tabella, passa il mouse su di essa e clicca su Elimina.
  • Per ripristinare le impostazioni predefinite delle colonne, clicca su «Ripristina impostazioni predefinite consigliate».

6. Nella sezione Personalizza il nome visualizzato del proprietario del ticket, seleziona un'opzione di visualizzazione. Per impostazione predefinita, viene utilizzato il nome del proprietario; tuttavia, puoi scegliere di visualizzare il nome completo, il cognome o un alias personalizzato.
7. Fai clic su " Salva".

Aggiungi un modulo di assistenza al portale clienti

Puoi aggiungere un modulo di assistenza al tuo portale clienti in modo che, quando un visitatore ha effettuato l’accesso, possa inviare una nuova richiesta di assistenza dal proprio portale clienti.

Nota: quando aggiungi un modulo di assistenza al portale clienti, viene creato automaticamente un ticket associato all’utente che ha effettuato l’accesso. Pertanto, non è necessario includere un campo "E-mail". Scopri di più sull’aggiunta dei campi del modulo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Nella sezione Modulo di assistenza , seleziona la casella di controllo Modulo di assistenza Connect.
3. Passa alla scheda " Ticket ".
4. Nella sezione Modulo di assistenza, seleziona la casella di controllo Modulo di assistenza Connect.
5. Inserisci il " Testo del menu del modulo". Questo testo apparirà come testo del link nel menu di navigazione del portale clienti. Ad esempio, "Apri ticket".
6. Inserisci il " Testo dell'intestazione del modulo". Questo apparirà nella parte superiore del modulo. Ad esempio, " Invia un ticket di assistenza".
7. Fare clic sul menu a discesa "Moduli " per selezionare un modulo.
8. In basso a sinistra, clicca su " Salva".

È necessario selezionare un modulo che includa le proprietà del ticket e sia collegato alla casella di posta delle conversazioni o all’help desk. Per aggiungere le proprietà del ticket al modulo, è possibile creare un modulo utilizzando il modello “Modulo di assistenza” oppure attivare le proprietà del ticket nel generatore di moduli.

Per attivare le proprietà del ticket per un modulo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Marketing > Form. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Marketing > Form.
2. Passa con il mouse sul modulo e clicca su "Modifica".
3. Nel pannello di sinistra dell’editor del modulo, clicca sull’icona delle impostazioni.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Ticket.
5. Attiva l’opzione "Collega questo modulo a una casella di posta o a un help desk" .
6. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare una casella di posta o un help desk, quindi fare clic su "Collega".
7. In alto a destra, clicca su Rivedi e aggiorna. Fai clic su Aggiorna per pubblicare il modulo e completare la connessione alla casella di posta o all’help desk.

Per ogni invio del modulo verrà creato un ticket, che apparirà nel portale clienti del cliente stesso oltre che nella tua casella di posta delle conversazioni.

Se riscontri difficoltà relative al funzionamento del modulo o agli invii, consulta i diversi problemi comuni e i passaggi per risolverli.

Personalizza il tema

Per modificare l’aspetto del tuo portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fai clic sulla scheda Tema.
3. Nella sezione Personalizza l’aspetto del tuo portale, clicca su Modifica tema.
4. Nell’anteprima del tema, utilizza le opzioni di stile per assicurarti che l’aspetto del tuo portale clienti sia coerente con il resto del tuo sito web. Scopri di più su come modificare le impostazioni di stile del tema.

Nota: se apporti modifiche agli stili del tema, queste si applicheranno a tutte le pagine del portale clienti.

Aggiungi link personalizzati alla home page del tuo portale

Per aggiungere una serie di collegamenti personalizzati al portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fare clic su scheda .
3. Fare clic su Collegamenti esterni .
4. Fai clic sul menu a discesa Menu e seleziona un menu. Scopri di più sulla creazione e la modifica dei menu.

Configurazione delle pagine di sistema dei contenuti privati

È possibile selezionare e modificare le pagine di sistema che i clienti utilizzeranno quando accedono al proprio portale, comprese le pagine in cui possono registrarsi, effettuare l’accesso e disconnettersi. È inoltre possibile configurare una pagina di accesso negato e le pagine di reimpostazione della password.

Per configurare le pagine di sistema del portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Contenuti > Contenuti privati.
3. Fare clic sulla scheda Pagine .
4. Sotto ogni tipo di pagina di sistema, fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
5. Dopo aver selezionato un modello, è possibile modificarlo o visualizzarne l’anteprima facendo clic su Azioni e selezionando l’opzione corrispondente.

Personalizza il testo relativo al consenso al trattamento dei dati (facoltativo)

Se consenti ai clienti di registrarsi autonomamente per accedere al proprio portale clienti, dovresti configurare la tua informativa sul consenso per informarli su come utilizzerai i loro dati.

Nota: sebbene queste funzionalità siano disponibili in HubSpot, il tuo team legale è la risorsa migliore per fornirti consulenza in materia di conformità per la tua situazione specifica.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Fai clic sulla scheda "Accesso ".
3. Fai clic su " Avviso di consenso".
4. Verrai reindirizzato alle impostazioni del tuo con contenuti privati. Fai clic sul menu a discesa Scegli un dominio da modificare e seleziona il dominio su cui è ospitato il tuo portale clienti.
5. Nella sezione "Consenso al trattamento dei dati ", clicca su " Modifica contenuto del consenso esplicito".
6. Nel pannello " Informativa e consenso ", aggiorna il testo relativo al consenso al trattamento o l'etichetta della casella di controllo "Consenso al trattamento", quindi fai clic su "Salva". Se applicabile, puoi anche inserire un link alle risorse esterne del tuo team legale all'interno del testo dell'informativa e del consenso .

In questo modo verrà aggiornato solo il testo relativo al consenso al trattamento per il tuo portale clienti. Scopri come impostare il testo predefinito dell’informativa e del consenso per altri strumenti HubSpot.

Attiva un portale clienti

Una volta completati i passaggi di configurazione, puoi attivare il tuo portale clienti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. Nella parte superiore della pagina, attiva l’interruttore del portale clienti .

Qualsiasi messaggio inviato dal portale clienti al tuo team apparirà nella casella di posta delle conversazioni e verrà registratocome interazione via e-mail nella cronologia della scheda.

Concedi ai contatti l'accesso al portale clienti

Per accedere al portale clienti, puoi condividere il link al portale con i tuoi clienti oppure essi possono accedervi tramite la knowledge base. Per visualizzare il tuo portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Portale clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Portale Clienti.
2. In alto a destra, clicca su Visualizza portale.
3. A seconda del metodo di accesso e autenticazione selezionato, prima che un cliente possa accedere al proprio portale clienti, potrebbe essere necessario che configuri le proprie credenziali di accesso:
   • Se i clienti possono registrarsi autonomamente, sotto i campi delle credenziali di accesso apparirà un link “Registrati qui ”.
     
     
     
4. Se l’accesso è riservato solo a un gruppo specifico di contatti, verrà inviata loro un’e-mail per consentire loro di configurare le credenziali di accesso.

Nota: se hai effettuato

l’accesso

al tuo account HubSpot quando visiti il portale clienti, non dovrai effettuare l’accesso per visualizzare la

pagina con l’elenco dei ticket

.

Utilizza il portale clienti

Quando i clienti effettuano l’accesso al proprio portale clienti, possono visualizzare tutti i loro ticket aperti e chiusi nella pagina con l’elenco dei ticket, nonché filtrare e cercare i ticket esistenti. I ticket che i clienti possono visualizzare dipendono dalle autorizzazioni impostate per i ticket e dalle associazioni con i record dei contatti.

Le seguenti proprietà dei ticket sono visibili per impostazione predefinita nel portale clienti:

• Oggetto
• Richiedente
• Data di creazione
• Titolare del ticket
• Data dell'ultima attività
• Stato

Per visualizzare i dettagli del ticket e le conversazioni associate, i clienti possono cliccare su un ticket per aprire la pagina dei dettagli del ticket.

Per rispondere ai ticket, possono inserire un messaggio nella casella di testo e utilizzare le icone nella parte inferiore dell’editor di posta per modificare lo stile del testo e allegare file. Se un ticket non contiene ancora alcun messaggio, non è possibile allegare file nel messaggio iniziale. È invece possibile allegare i file in una risposta successiva.

Se un ticket contiene più thread di conversazione e il cliente ha l’autorizzazione a visualizzarne più di uno, nella parte superiore della pagina dei dettagli del ticket compaiono delle schede. Utilizzare queste schede per passare da un thread di conversazione all’altro.

Esportazione dei dati

dei

ticket dal portale clienti

Per esportare i dati dei ticket, i clienti possono fare clic su “Esporta in CSV” in alto a destra nella tabella. In questo modo verranno esportati tutti i dati visibili nella vista corrente, compresi eventuali filtri applicati al momento dell’esportazione.

Se il cliente ha bisogno di aprire un nuovo ticket, può fare clic su “Apri un ticket di assistenza”. Verrà reindirizzato al modulo del ticket che avete creato, in modo da poter inviare una nuova segnalazione.

Per disconnettersi dal proprio portale, il cliente può fare clic sull’avatar in alto a destra, quindi selezionare “Esci”. Per disconnettere automaticamente i clienti dopo un periodo di inattività, è possibile impostare i timeout delle sessioni inattive.