Gestire la disponibilità degli utenti per la casella di posta elettronica delle conversazioni

Nelle impostazioni di gestione della disponibilità della casella di posta elettronica delle conversazioni, è possibile controllare lo stato di disponibilità del team e le caselle di posta elettronica a cui hanno accesso nel proprio account.

Per aggiungere o rimuovere utenti da una casella di posta, visitate le impostazioni della casella di posta.

Impostare l'orario di lavoro degli utenti

I superamministratori e i singoli utenti possono impostare l'orario di lavoro settimanale in base al fuso orario dell'utente. Quando un utente si trova al di fuori del suo orario di lavoro, la sua disponibilità sarà modificata in Non disponibile e non potrà essere assegnato automaticamente alla casella di posta delle conversazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Nella tabella degli utenti, fare clic su un record utente.
4. Fare clic sulla scheda Preferenze. Quindi, nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Orario di lavoro.
5. Fare clic sul menu a discesa Fuso orario per selezionare il fuso orario corretto dell'utente. Quindi fare clic su Salva.
6. In Orario di lavoro generale, fare clic su + Aggiungi ore. Utilizzare i menu a discesa per selezionare i giorni della settimana e gli orari di inizio e fine. Per rimuovere un giorno, fare clic sull'icona di cancellazione delete.
7. Fare clic su Salva.
8. Nella parte superiore del record dell'utente, è ora possibile vedere lo stato di disponibilità dell'utente e le ore di lavoro del giorno.
   
   • Per modificare manualmente lo stato di disponibilità, fare clic sul menu a discesa Stato utente, quindi su Disponibile o Assente.
   • Per modificare l'orario di lavoro, fare clic su Modifica orario di lavoro.

Impostare l'orario di assenza dell'utente

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Nella tabella degli utenti, fare clic su un record utente.
4. Fare clic sulla scheda Preferenze. Quindi, nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Orario di lavoro.
5. Fare clic sul menu a discesa Fuso orario per selezionare il fuso orario corretto dell'utente. Quindi fare clic su Salva.
6. In Fuori ufficio, fare clic su + Aggiungi date. Per impostare un periodo di tempo in cui si è fuori ufficio, fare clic sui campi di selezione della data e selezionare le date. Utilizzare i menu a discesa per selezionare gli orari di inizio e fine. Per rimuovere le date, fare clic sull'icona di cancellazione delete.
7. Fare clic su Salva.
8. Nella parte superiore del record utente, lo stato di disponibilità dell'utente e le ore di lavoro del giorno rifletteranno la data di inizio e di fine del periodo di assenza dall'ufficio dell'utente.
   
   • Per modificare manualmente lo stato di disponibilità, fare clic sul menu a discesa Stato utente, quindi su Disponibile o Assente.
   • Per modificare l'orario di lavoro, fare clic su Modifica orario di lavoro.

Sincronizzare gli eventi del calendario fuori ufficio con HubSpot

Se si utilizza la sincronizzazione del calendario di HubSpot con Google o Outlook Calendar, è possibile sincronizzare automaticamente gli eventi fuori ufficio tra il calendario e HubSpot.

Per sincronizzare gli eventi fuori ufficio tra HubSpot e il calendario di Google o Outlook:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Nella tabella degli utenti, fare clic su un record utente.
• Fare clic sulla scheda Preferenze. Quindi, nel menu laterale sinistro, fare clic su Orario di lavoro.
• Nella sezione Fuori ufficio, selezionare la casella di controllo Sincronizza fuori ufficio con il calendario .

Impostare il proprio stato di disponibilità dalla casella di posta elettronica delle conversazioni

All'inizio dell'orario di lavoro di un utente, il suo stato di disponibilità viene automaticamente impostato su Disponibile. Al termine dell'orario di lavoro, lo stato di disponibilità dell'utente viene automaticamente impostato su Non disponibile. Gli utenti possono modificare manualmente il loro stato di disponibilità durante il giorno per riflettere quando sono fuori sede.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. In alto a sinistra, fare clic sul menu a discesa Sei disponibile. Quindi selezionare un'opzione:
   
   • Imposta come assente: l'utente sarà contrassegnato come assente finché non cambierà manualmente lo stato in Disponibile.
   • Imposta come assente temporaneamente: se si ha una Sede di servizio assegnata, è possibile impostarsi come assente per un periodo di tempo specifico.
     
     • Nella finestra di dialogo, selezionare una durata predefinita. Per impostare una durata personalizzata, fare clic su Personalizzato, quindi inserire l'orario desiderato. Una volta trascorso l'intervallo di tempo, lo stato tornerà a Disponibile.
     • Fare clic su Salva.
   
   

Impostare lo stato di disponibilità per i membri del team

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo e Help Desk > Gestione disponibilità.
3. Nella tabella, visualizzare gli utenti che hanno accesso alla posta in arrivo o all'help desk. Se un utente non è elencato nella tabella, imparare a controllare l'accesso alla posta in arrivo.
4. Per filtrare gli utenti, fare clic sui filtri nella parte superiore della tabella e selezionare un valore. I filtri applicati saranno visibili a tutti gli utenti che accederanno a questa vista.
5. Per rimuovere i filtri, fare clic su Cancella filtri.
6. Fare clic sullo stato dell'utente, quindi su Disponibile o Assente.
   
   

Nota bene: se si è un utente libero, si può visualizzare lo stato degli altri membri del team, ma non si possono apportare modifiche allo stato di invio di un altro utente.

Quando l'utente accede alla propria casella di posta, vedrà un avviso che lo informa che un amministratore ha modificato il suo stato in Non disponibile. Per ricevere nuovamente le chat, dovrà fare clic su Imposta me stesso come disponibile.

Impostare le regole di instradamento dei canali

Scoprite come impostare le regole di instradamento per ciascun canale della posta in arrivo, in modo che le conversazioni in arrivo vengano automaticamente indirizzate a utenti e team specifici del vostro account.