Collegate HubSpot e DocuSign per creare, personalizzare, inviare e tenere traccia delle buste DocuSign da un contatto, da un'azienda o da un record di trattativa nel vostro account HubSpot.
Nota bene: non è possibile sincronizzare informazioni su contatti, aziende, accordi o documenti tra HubSpot e DocuSign.
Prima di iniziare
Collegare l'app
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- Utilizzare la barra di ricerca per individuare e selezionare l'app DocuSign.
- In alto a destra, fare clic su Installa app.
- Nella finestra di dialogo, inserire le credenziali di accesso.
- Fare clic su Installa. Si verrà reindirizzati alla pagina delle applicazioni collegate.
Scoprite come importare le buste DocuSign storiche.
Gestite le impostazioni di DocuSign
- Nel pannello di sinistra, spostarsi su Integrazioni > Applicazioni connesse.
- Fare clic su DocuSign.
Per aggiungere una chiave di sicurezza HMAC:
- In alto a destra, fare clic su Azioni > Aggiungi chiave di sicurezza HMAC.
- Nella finestra a comparsa, inserire la chiave HMAC e fare clic su Salva modifiche.
Per cambiare l'account connesso:
Se si è utenti di più account, tutti gli account saranno connessi a HubSpot.
- In alto a destra, fare clic su Azioni > Cambia account connesso.
- Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Scegli un account per selezionare un altro account connesso.
- Fare clic su Cambia account.
Per visualizzare tutti gli utenti connessi:
- Fare clic sulla scheda Utenti connessi.
- La tabella mostra tutti gli utenti HubSpot e gli account utente DocuSign e lo stato di connessione.
Scoprite le nuove funzionalità
Per scoprire nuove funzionalità dell'app DocuSign:
- Fare clic sulla scheda Scoperta funzionalità
- È possibile esaminare le seguenti funzionalità di DocuSign:
- Impostazione di mappature personalizzate
- Aggiungere la scheda di integrazione alla colonna centrale di un record
- Utilizzare le azioni di DocuSign nei flussi di lavoro
- Inviare buste da HubSpot
- Importare buste DocuSign
Esaminare le mappature delle proprietà
Per rivedere le mappature delle proprietà tra i contatti, le aziende o le offerte di DocuSign e HubSpot:
- Fare clic sulla scheda Mappature delle proprietà.
- Fare clic su Contatti, Aziende o Contratti per esaminare i mapping tra le proprietà di HubSpot e i campi personalizzati del documento DocuSign. Se una proprietà non è mappata, i dati non saranno inclusi nella busta.
- Per aggiungere una mappatura personalizzata:
- Fare clic su Aggiungi nuova mappatura.
- Utilizzare i menu a discesa per selezionare il campo DocuSign e la proprietà HubSpot da mappare.
- Fare clic su Salva.
- Per eliminare una mappatura, passare il mouse su di essa e fare clic su Azioni > Elimina.
Utilizzare l'app DocuSign
Con l'app DocuSign è possibile mappare le proprietà tra HubSpot e DocuSign, creare e inviare documenti DocuSign da HubSpot, utilizzare i campi HubSpot nel modello DocuSign e utilizzare gli eventi DocuSign per attivare le azioni del flusso di lavoro HubSpot.
Creare e inviare documenti DocuSign
Se avete aggiunto la scheda DocuSign alla colonna centrale del vostro record, potete aggiungere al record anche le buste di DocuSign:
- Nella scheda di integrazione DocuSign , fare clic su Aggiungi da DocuSign.
- Nel pannello di destra, selezionare la busta e fare clic su Aggiungi.
Nella scheda di integrazione DocuSign è possibile verificare quali modelli sono stati inviati a un record, lo stato, i destinatari, il mittente e le date di creazione e di ultimo aggiornamento.
Creare e inviare buste
- Nell'account HubSpot, navigare nel record del contatto, dell'azienda o dell'affare.
- Fare clic sul nome di un record.
- Per aggiungere una busta esistente:
- nella scheda centrale dell'integrazione DocuSign, fare clic su Aggiungi da DocuSign per aggiungere una busta esistente.
- Nel pannello di destra, selezionare la busta e fare clic su Aggiungi.
- Per creare una nuova busta, fare clic su Crea nuovo.
- Nel pannello destro, fare clic sul menu a discesa Account DocuSign e selezionare l'account DocuSign.
- Fare clic sul menu a discesa Usa un modello e selezionare un modello esistente, oppure selezionare Senza modello per iniziare da zero.
- Se è stato selezionato un modello esistente, esaminare i documenti allegati.
- Nella scheda Documenti, esaminare i documenti allegati. È anche possibile caricare i documenti dal proprio computer.
- Fare clic su Aggiungi documento e selezionare Sfoglia file per aggiungere un file dal file manager o Scegli allegati esistenti per aggiungere allegati dal record.
- Nella scheda Destinatari, scegliere i destinatari che riceveranno la busta.
- Selezionare i record dell 'azienda e dell'affare da cui si desidera utilizzare i dati sulla busta.
- Nella sezione Informazioni di base, esaminare i dettagli del destinatario, come il nome, l'e-mail, il tipo di destinatario e la verifica dell'identità. I dettagli del destinatario vengono inseriti automaticamente quando si creano buste da un record di contatto o di accordo. Se all'accordo è associato più di un contatto, i dettagli del destinatario verranno precompilati nell'ordine in cui i dati del contatto vengono ricevuti da DocuSign. Questo ordine non corrisponde necessariamente a quello dei contatti nella scheda Contatti associata nella barra laterale destra.
- Fare clic su Aggiungi nuovo destinatario e aggiungere eventuali dettagli per altri destinatari.
- Nella sezione Campi del documento, controllare i valori suggeriti da HubSpot.
- Nella scheda Messaggio, scrivere un messaggio da far leggere ai destinatari.
- Fare clic per attivare l'interruttore Email personalizzata e lingua per scegliere la lingua e personalizzare il messaggio che i destinatari riceveranno.
- Fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
- Inserire l'oggetto e il corpo dell 'e-mail .
- Nella scheda Revisione, esaminare il documento DocuSign.
- Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.
Notabene: se l'app DocuSign non viene caricata in HubSpot, contattare l'amministratore di DocuSign per assicurarsi di disporre di tutte le autorizzazioni necessarie.
Utilizzare i campi di HubSpot nel modello DocuSign
È possibile inserire i dati di HubSpot, ad esempio le informazioni contenute nei record dei contatti, delle aziende o delle trattative, direttamente nel modello DocuSign. Solo i campi HubSpot predefiniti (cioè le proprietà HubSpot elencate alla prima connessione dell'app) possono essere utilizzati nei modelli DocuSign. I campi aggiunti direttamente nella vista incorporata di HubSpot non verranno applicati. I campi predefiniti si trovano nelle impostazioni di DocuSign. Al momento non è possibile aggiungere campi HubSpot personalizzati.
Per utilizzare i campi HubSpot in DocuSign:
- Accedere al proprio account DocuSign.
- Creare un modello nel proprio account DocuSign.
- Selezionate un campo HubSpot e aggiungetelo al modello. Tutti i campi HubSpot iniziano con HS e si trovano nella sezione Campi personalizzati.
- Salvare il modello.
- Accedere all'account HubSpot e utilizzare il modello.
Attenzione: i dati saranno popolati solo per il record dell'oggetto da cui è stato creato il modello. Ad esempio, se si sta creando un modello dal record del deal, verranno popolate solo le proprietà del deal.
Utilizzare gli eventi DocuSign per attivare le azioni del flusso di lavoro(Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub e Service Hub Professional ed Enterprise)
È possibile attivare le azioni del flusso di lavoro dagli eventi DocuSign nei flussi di lavoro dei contatti.
- Fare clic su Crea flusso di lavoro.
- Selezionare Contatti e fare clic su Avanti.
- Fare clic su Imposta trigger.
- Nel pannello di destra, selezionare Quando i criteri di filtro sono soddisfatti, quindi Docusign: Proprietà del modello di evento della linea temporale dei contatti.
- Una volta impostati i trigger di iscrizione, è possibile aggiungere le azioni.
- Per inviare una busta DocuSign, selezionare Invia busta DocuSign nell'elenco delle azioni del flusso di lavoro. Selezionare l'utente e il modello.
Quando il flusso di lavoro viene attivato, è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di errore:
| Errore |
Come risolvere |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha segnaposto o destinatari. |
Questo errore riguarda solo i contattio le transazioni. Assicuratevi di aver aggiunto il numero corretto di segnaposto o destinatari al vostro modello DocuSign. |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha destinatari. |
Questo errore riguarda solo i contattio le trattative. Assicuratevi che il numero di destinatari aggiunti al modello DocuSign sia corretto. |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha documenti allegati. |
Assicuratevi di aver aggiunto i documenti corretti al modello. |
| Il numero di contatti è superiore ai segnaposto nel modello. |
Assicurarsi che il modello abbia un numero di segnaposti sufficiente per il numero di contatti a cui si desidera inviare la busta. Ad esempio, se avete tre contatti e solo due segnaposto nel modello, solo i primi due contatti verranno aggiunti alla busta e la riceveranno. |
| L'autopopolazione per i contatti di un accordo era limitata al numero di segnaposto nel modello. Il contatto non è stato inserito automaticamente come nuovo destinatario perché il modello contiene lo stesso indirizzo e-mail. |
Se l'e-mail del destinatario è uguale all'e-mail del contatto, HubSpot salta l'autopopolazione dei contatti dal record HubSpot. |
Disinstallare l'applicazione DocuSign
- Nel pannello di sinistra, spostarsi su Integrazioni > Applicazioni collegate.
- Passare il mouse sull'app DocuSign e fare clic su Azioni > Disinstalla.
- Nella finestra a comparsa, digitare il testo richiesto e fare clic su Disinstalla.