Creare e applicare memorie di credito

Utilizzate i promemoria di credito per ridurre o rettificare l'importo dovuto su una fattura esistente. I promemoria di credito aiutano a documentare e a tenere traccia dei crediti dovuti ai clienti, come i rimborsi, le rettifiche di fatturazione o le correzioni delle fatture, in modo che i record della fattura rimangano accurati.

Creare note di credito da fatture aperte o dalla pagina di indice delle note di credito. Dopo aver applicato un promemoria di credito a una fattura, è possibile modificarlo o rimuoverlo dalla fattura stessa. 

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di aver compreso appieno le considerazioni da fare quando si utilizzano i promemoria di credito con le fatture.

Comprendere limiti e considerazioni

L'importo del promemoria di credito viene applicato alle fatture aperte e a pagamento nei seguenti modi:

• Fatture aperte: l'importo del promemoria di credito viene sottratto dal saldo della fattura. L'eventuale importo residuo del credito viene spostato sul saldo del cliente.
• Fatture a pagamento: l'intero importo del promemoria di credito viene spostato nel saldo del cliente.

Nota bene: se il cliente ha diritto a un rimborso, è necessario emettere un rimborso tramite la pagina dell'indice dei pagamenti.

Creare note di credito

Creare note di credito da una fattura aperta esistente o dalla pagina di indice delle note di credito.

Creazione di note di credito da una fattura

Quando si creano note di credito da una fattura, i dettagli della fattura vengono aggiunti automaticamente alla nota di credito. Le note di credito create da una fattura non possono essere salvate come bozza. Se alla fattura viene applicata l'imposta sulle vendite automatica:

• L'importo dell'imposta in fattura viene adeguato automaticamente.

• L'imposta viene ridotta in base all'importo della fattura originale che viene accreditato

• L'adeguamento fiscale non può superare l'importo dell'imposta originariamente addebitato sulla fattura. In questo modo si evita che la fattura mostri un saldo fiscale negativo.

• La colonna Aliquota fiscale è nascosta e gli sconti, le spese e le imposte a livello di ordine non possono essere modificati.

Per creare un promemoria di credito da una fattura aperta:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul numero della fattura.
3. Nel pannello di destra, in alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Crea nota di credito.
4. Configurare il promemoria di credito. Le note di credito create da una fattura non possono essere salvate come bozza.

Creare note di credito dalla pagina dell'indice

Quando si creano memo di credito dalla pagina di indice dei memo di credito, è necessario applicare manualmente il memo di credito a una fattura. Se alla fattura viene applicata un'imposta sulle vendite automatica, l'imposta non viene regolata automaticamente. Se si desidera che l'imposta sulle vendite automatizzata venga regolata automaticamente, creare un promemoria di credito da una fattura . 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Note di credito.
2. In alto a destra, fare clic su Crea nota di credito.
3. Configurare il promemoria di credito. Fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la nota di credito come bozza. Modificare le bozze dalla pagina di indice dei promemoria di credito.

Configurare i promemoria di credito

Se la nota di credito è stata creata dalla pagina di indice delle note di credito, è possibile salvare la nota di credito come bozza in qualsiasi momento facendo clic su Salva in alto a sinistra. Le bozze di nota di credito possono essere gestite dalla pagina di indice delle note di credito. 

Selezionare un brand

Se si utilizzano i Branding, è possibile assegnare un promemoria di credito a un brand, aiutando a separare i promemoria di credito per le diverse aziende. Per saperne di più sull' uso dei Branding.

Una volta selezionato un brand:

• La nota di credito eredita il logo, i colori e i caratteri dal Kit del brand . 

• La colonna Branding sarà visibile nella pagina dell'indice dei credit memo.

Per aggiornare il brand:

1. Fare clic sul Branding in alto a destra. 
2. Fare clic sul menu a discesa Brand e selezionare unbrand.
3. Fare clic su Applica.

Impostare la fatturazione dei promemoria di credito

Associazione di un contatto con il promemoria di credito

1. Fare clic su add Aggiungi contatto.
2. Nel pannello di destra, cercare e selezionare un contatto per aggiungerlo al promemoria del credito. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record del contatto da aggiungere al promemoria di credito. Contattare i dati del contatto e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli del contatto, passare il mouse sul contatto e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare i dati del contatto nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dei dettagli del contatto aggiornerà il record del contatto nel CRM.
4. Per sostituire il contatto, passare il mouse su di esso e fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare un nuovo contatto nel pannello di destra. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record del contatto da aggiungere al promemoria di credito. Contattare i dati del contatto e fare clic su Crea.
5. Durante la creazione, ogni nota di credito può essere associata a un contatto. Una volta creati, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

Associare un'azienda alla nota di credito

Se il contatto è associato a un'azienda, l'azienda viene aggiunta automaticamente. Per associare manualmente un'azienda:

1. Fare clic su add Aggiungi azienda.
2. Nel pannello di destra, cercate e fate clic su un' azienda per aggiungerla al promemoria del credito. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record dell'azienda da aggiungere al promemoria di credito. Inserire i dati dell' azienda e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli dell'azienda, passare il mouse sopra l'azienda e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare le informazioni sull'azienda nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dell'azienda aggiornerà il record dell'azienda nel CRM.
4. Per sostituire l'azienda, passare il mouse sopra l'azienda e fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare l' azienda nel pannello di destra. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record dell'azienda da aggiungere al promemoria di credito. Inserire i dati dell' azienda e fare clic su Crea.
5. Per eliminare l'azienda dal promemoria, passare il mouse sopra l'azienda e cliccare sull'icona delete eliminare .
6. In fase di creazione, ogni nota di credito può essere associata a un'azienda. Una volta create, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

Aggiungete un indirizzo di fatturazione e di spedizione al promemoria di credito

1. Se è stata aggiunta un'azienda, in Indirizzo di fatturazione e Indirizzo di spedizione, selezionare le caselle di controllo Stesso indirizzo dell'azienda per utilizzare lo stesso indirizzo del record dell'azienda per la fatturazione e la spedizione.
2. Per aggiungere indirizzi diversi, deselezionare le caselle di controllo Stesso indirizzo dell'azienda e fare clic su Modifica indirizzo. Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell' indirizzo e fare clic su Salva.
3. Dopo aver aggiunto un indirizzo di spedizione, per modificarlo, alla voce Indirizzo di spedizione, fare clic su Modifica.
4. Dopo aver aggiunto un indirizzo di spedizione, per eliminarlo, alla voce Indirizzo di spedizione, fare clic su Elimina.

Aggiungete una data e un numero di ordine di acquisto al promemoria di credito

1. In alto a destra, alla voce Data del promemoria di credito , fare clic sul selezionatore di date e selezionare una data.
2. In alto a destra, nel campo Numero di ordine di acquisto , inserire un numero di ordine di acquisto.

Aggiunta di voci

Nella sezione Voci dell 'editor dei promemoria di credito è possibile aggiungere voci e includere sconti, tasse e commissioni. Per saperne di più sulle voci e sul loro utilizzo in HubSpot.

Per aggiungere voci:

1. Fare clic sul menu a discesa Valuta e selezionare una valuta. Per saperne di più sulle valute supportate.
   
   
2. Fare clic su Aggiungi voce sopra la tabella delle voci in alto a destra, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Seleziona dalla libreria prodotti: aggiungere una componente aggiuntiva in base a un prodotto della libreria prodotti, comprese le voci create con l' integrazione di Shopify.
     • Ricerca per nome del prodotto, descrizione del prodotto o SKU. Fare clic su advancedFilterFiltri avanzati per affinare la ricerca.
     • Selezionare le caselle di controllo accanto ai prodotti che si desidera aggiungere, quindi fare clic su Aggiungi. I prodotti della libreria non saranno interessati.
   • Crea voce personalizzata: se si dispone delle autorizzazioni per la creazione di voci personalizzate, questa opzione crea una nuova voce personalizzata unica per il promemoria di credito.
     • Nel pannello di destra, alla voce Informazioni sulla voce, inserire i dettagli della voce. 
     • Se sono state impostate le aliquote fiscali nella libreria delle imposte, in Regolazioni e imposte, fare clic sul menu a discesa Aliquote fiscali e selezionare un'aliquota.
     • Alla voce Prezzo, selezionare il modello di prezzo e inserire il prezzo unitario, la quantità e il costo unitario.
     • Selezionare la casella di controllo Salva voce nella libreria prodotti per aggiungere la voce personalizzata alla libreria prodotti. Per saperne di più sull'aggiunta di prodotti alla vostra libreria di prodotti.
     • Fare clic su Salva o su Salva e aggiungi.
       
       
3. Per aggiungere le imposte alle singole voci, fare clic sul menu a discesa Aliquota fiscale e impostare le aliquote fiscali sulle voci. L'importo delle imposte si aggiorna automaticamente. Se non si vede la colonna Aliquota fiscale , fare clic su Modifica colonne.
   • Selezionare la casella di controllo Aliquota fiscale. Per riordinare una colonna, fare clic sulla dragHandle e spostarla nella posizione desiderata.
   • Fai clic su Salva.
4. È possibile modificare le colonne visualizzate nella tabella delle voci o, se si è un super amministratore, impostare le colonne da visualizzare a tutti gli utenti per impostazione predefinita. Imparare a modificare le colonne.
5. Modificare i dettagli delle singole voci in ogni colonna, come il prezzo unitario, la quantità o lo sconto unitario. Inserire il valore aggiornato nella colonna corrispondente. Per saperne di più sugli sconti sulle unità.
   
   
6. Per modificare, clonare o eliminare una voce, passare il mouse sulla voce, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   • Modifica: modificare la voce solo per questa nota di credito. La libreria dei prodotti non è interessata.
   • Elimina: elimina la voce dalla nota di credito.
   • Clona: crea una nuova voce con gli stessi dettagli.
7. Per riordinare le voci, fare clic e trascinare una voce utilizzando la maniglia di trascinamento dragHandle trascinando la maniglia di trascinamento.

Aggiungere sconti, spese e tasse una tantum

Nella sezione Riepilogo è possibile aggiungere sconti una tantum, spese e imposte al subtotale del promemoria di credito. Per saperne di più sugli sconti. È anche possibile aggiungere aliquote fiscali da utilizzare per tutti i prodotti e i servizi, invece di aggiungere tasse una tantum al subtotale.

1. Per aggiungere una tassa, una tariffa o uno sconto una tantum, fare clic su + Aggiungi sconto, tariffa o tassa , quindi selezionare un'opzione.
2. Inserire un nome per lo sconto, la tassa o l'imposta e un valore nel campo di testo. Il valore dell'imposta, della tassa o dello sconto può essere basato su un importo specifico o su una percentuale (%) del totale.
3. Per eliminare uno sconto, una tariffa o un'imposta, fare clic sull'icona delete a destra dell' icona di cancellazione .

Recensione del riepilogo

 Recensione del subtotale, delle tasse applicate, degli sconti e delle spese nella sezione Riepilogo .

Aggiungi commenti

Aggiungete note per l'acquirente nel campo Commenti , come ad esempio le condizioni di pagamento o le informazioni legali. 

Utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento (è possibile utilizzare i frammenti per creare pezzi di testo. Ad esempio, se si utilizzano regolarmente gli stessi termini su una nota di credito, si può creare un frammento da utilizzare ogni volta che si aggiungono commenti a una nota di credito).

Impostazioni avanzate

1. Fare clic per espandere la sezione Impostazioni avanzate per impostare la lingua, il locale, il dominio e lo slug del contenuto del promemoria.
2. Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l' inglese. Per modificare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua. I titoli, le etichette e la valuta del promemoria vengono visualizzati nella lingua selezionata.
3. Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo sarà quello degli Stati Uniti. Per modificare il formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un paese.
4. Per impostare un URL di promemoria personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini entrati in contatto, fare clic sul menu a discesa Dominio , quindi selezionare un dominio. Per utilizzare uno slug personalizzato, nel campo Slug contenuto inserire uno slug personalizzato. Sotto i campi dell'URL viene visualizzata un'anteprima dell'URL del promemoria di credito.

Anteprima e finalizzazione di una nota di credito

Ai promemoria di credito finalizzati viene assegnato un numero generato automaticamente. Il numero successivo nella sequenza è il numero successivo al numero di nota di credito finalizzato più alto. La sequenza di numeri non può essere personalizzata.

1. Fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà il promemoria di credito all'acquirente. La nota di credito utilizzerà il logo e i colori del vostro brand, se utilizzate il componente aggiuntivo Branding, oppure il logo e i colori impostati nelle vostre impostazioni di branding.
2. Per finalizzare il promemoria di credito, fare clic su Crea in alto a destra.

Applicare un promemoria di credito a una fattura

Se è stato creato un promemoria di credito dalla pagina dell'indice, applicarlo a una fattura per mantenere i record della fattura accurati e la fatturazione organica. Una volta applicato un promemoria di credito, è possibile modificarlo o rimuoverlo dalla fattura.

Nota bene: i promemoria di credito creati a partire da una fattura vengono automaticamente applicati alla fattura stessa.

Prima di applicare un promemoria di credito a una fattura, tenetelo presente:

• I promemoria di credito non possono essere applicati a fatture pagate o annullate.
• La nota di credito e la fattura devono avere lo stesso contatto di fatturazione.
• Se alla fattura viene applicata un'imposta sulle vendite automatica, l'imposta non viene regolata automaticamente. Se si desidera che l'imposta sulle vendite automatizzata venga regolata automaticamente, creare un promemoria di credito da una fattura . 
• I promemoria di credito possono creare un saldo cliente che può essere applicato a fatture future. Quando un saldo cliente viene applicato a una fattura futura, il saldo dovuto diminuisce, ma l'importo dell'imposta in fattura non viene ricalcolato.

Per applicare un promemoria di credito a una fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul numero della fattura .
3. Nel pannello di destra, in alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Applica o gestisci credito. 
4. Nella finestra di dialogo:
   • Fare clic su + Aggiungi credito disponibile.
   • Se per il contatto di fatturazione sono disponibili più memorie di credito, fare clic sul menu a discesa Memorie di credito e selezionare una memoria di credito.
   • Nel campo Importo applicato , inserire l'importo del credito. I crediti possono riguardare l'intero importo della fattura o una parte di esso.
   • Per aggiungere un altro promemoria di credito, fare clic su + Aggiungi credito disponibile. Per rimuovere un promemoria di credito, fare clic sull'icona delete accanto all'icona di cancellazione .
   • Fare clic su Salva modifiche.
     
     
   • Utilizzare la finestra di dialogo Invia fattura per inviare, scaricare o copiare il link della fattura aggiornata.

Le prossime tappe

 Imparare a:

• Gestire i promemoria di credito , compresa la modifica delle bozze dei promemoria di credito, la gestione dei promemoria di credito applicati, l'annullamento, la cancellazione e l'esportazione dei promemoria di credito e l'associazione dei promemoria di credito finalizzati con altri record.

• Gestire le fatture , comprese le operazioni di modifica, annullamento, cancellazione, tracciamento ed esportazione.

• Gestire i pagamenti, tra cui l'emissione di rimborsi, il reinvio di ricevute, il download di rapporti sui pagamenti e sugli emolumenti, l'esportazione di dati sui pagamenti e altro ancora.