Approvare i preventivi

I responsabili delle vendite potrebbero voler rivedere i termini o il tasso di sconto di un preventivo prima di inviarlo a un potenziale cliente. Automatizzate il processo di approvazione dei preventivi per inviare rapidamente le modifiche richieste ai vostri rappresentanti di vendita prima di approvare il preventivo per i vostri contatti.

Richiedere l'approvazione dei preventivi

Attivate l'impostazione di approvazione dei preventivi per richiedere l'approvazione di un utente prima di condividere il preventivo con i vostri prospect. Attivando questa impostazione si aggiungono al proprio account tre flussi di lavoro attivi basati sui preventivi:

• Quando i preventivi richiedono l'approvazione
• Quando vengono richieste modifiche a un preventivo
• Quando i preventivi sono approvati

Questi tre flussi di lavoro creano attività e aggiornano i valori delle proprietà quando la proprietà Stato di approvazione del preventivo viene aggiornata. Tutte le attività e gli aggiornamenti dei valori delle proprietà relativi all'approvazione di un preventivo avverranno automaticamente tramite questi flussi di lavoro.

Nota bene: se si esegue il downgrade di un posto a pagamento nel proprio account, questi tre flussi di lavoro verranno eliminati. Tutti i preventivi associati in attesa di approvazione torneranno allo stato di bozza dopo l'eliminazione dei flussi di lavoro.

È possibile personalizzare ulteriormente ciascuno di questi flussi di lavoro basati sui preventivi e aggiungere azioni, come l'aggiornamento delle fasi del contratto quando un preventivo viene firmato.

Per aggiungere i flussi di lavoro di approvazione dei preventivi al proprio account:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
• Fare clic per attivare l'interruttore Richiedi approvazioni su tutti i preventivi .
• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare un utente.

Nota bene: è possibile selezionare come approvatore di preventivi solo utenti con una sede Sales Hub Enterprise assegnata; inoltre, l'utente selezionato deve avere accesso alla modifica delle offerte.

• Fate clic su Imposta approvatore e create i flussi di lavoro.

Richiedere modifiche o approvare un preventivo

È possibile richiedere modifiche o approvare preventivi direttamente dal preventivo.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• I preventivi in attesa di approvazione saranno elencati con lo stato di Approvazione in sospeso. Passare il mouse sul preventivo e fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Copia link approvazione.
• In una scheda separata del browser, incollare l'URL del link di approvazione nella barra di ricerca.
• Se non sono necessarie modifiche, fare clic su Approva e pubblica in alto a destra.
• Per richiedere modifiche al preventivo, fare clic su Richiedi modifiche.
  • Nella finestra di dialogo, inserire i commenti nel campo Note e fare clic su Richiedi modifiche.
  • Verrà creata un'attività che il creatore del preventivo dovrà rivedere e gestire. Il creatore del preventivo deve tornare al preventivo, quindi passare nuovamente attraverso il flusso di impostazione del preventivo per inviare il preventivo modificato all'approvatore.
  • Quando le modifiche sono state apportate e il preventivo è pronto per essere pubblicato, tornare all'URL del link di approvazione del preventivo. In alto a destra, fare clic su Approva e pubblica.
• Il creatore del preventivo riceverà una notifica di approvazione del preventivo. Potrà quindi condividere il preventivo con i contatti.

Nota bene: se è necessario aggiornare lo stato di un preventivo approvato, non inserire nuovamente il preventivo in un flusso di lavoro. Se è necessario apportare modifiche al preventivo approvato, è necessario richiamare e modificare il preventivo. Per sapere come richiamare e modificare un preventivo pubblicato.