Aprovar orçamentos

Os gestores de vendas podem querer rever os termos ou a taxa de desconto de uma cotação antes de ser enviada a um potencial cliente. Automatize o seu processo de aprovação de orçamentos para enviar rapidamente as alterações solicitadas aos seus representantes de vendas antes de aprovar o orçamento para os seus contactos.

Exigir aprovações para todos os orçamentos

Ative a configuração de aprovação de orçamentos para exigir a aprovação de um usuário antes de compartilhar o orçamento com seus prospects. A ativação desta definição adiciona três fluxos de trabalho activos e baseados em cotações à sua conta:

• Quando os orçamentos exigem aprovação
• Quando alterações são solicitadas em um orçamento
• Quando os orçamentos são aprovados

Esses três fluxos de trabalho criarão tarefas e atualizarão os valores de propriedade quando uma propriedade de status de aprovação de orçamento for atualizada. Todas as tarefas e atualizações de valores de propriedade relacionadas a uma aprovação de orçamento ocorrerão automaticamente por meio desses fluxos de trabalho.

Atenção: se fizer o downgrade de um lugar pago na sua conta, estes três fluxos de trabalho serão eliminados. Quaisquer cotações associadas num estado de aprovação pendente serão revertidas para um estado de rascunho depois de os fluxos de trabalho serem eliminados.

Pode personalizar ainda mais cada um destes fluxos de trabalho baseados em cotações e adicionar acções, como a atualização das fases do negócio quando uma cotação é assinada.

Para adicionar fluxos de trabalho de aprovação de orçamento à sua conta:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Citações.
• Clique para ativar a opção Exigir aprovações em todos os orçamentos .
• Na caixa de diálogo, clique no menu pendente Approver e seleccione um utilizador .

Atenção: só pode selecionar utilizadores com um lugar atribuído no Sales Hub Enterprise como aprovador de orçamentos e o utilizador selecionado também tem de ter acesso Edit para negócios.

• Clique em Definir aprovador e criar fluxos de trabalho.

Pedir alterações ou aprovar um orçamento

Você pode solicitar alterações ou aprovar orçamentos diretamente do orçamento.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
• Qualquer orçamento que ainda esteja pendente de aprovação será listado com um estado de Pendente de aprovação. Passe o cursor sobre a cotação e clique no menu pendente Actions e, em seguida, seleccione Copy approval link.
• Em uma guia de navegador separada, cole a URL do link de aprovação na barra de pesquisa.
• Se não forem necessárias edições, clique em Aprovar e publicar no canto superior direito.
• Para solicitar alterações ao orçamento, clique em Solicitar alterações.
  • Na caixa de diálogo, introduza comments no campo Notes e clique em Request changes.
  • Será criada uma tarefa para o criador da cotação rever e atuar. O criador da cotação deve navegar de volta para a cotação e, em seguida, passar pelo fluxo de configuração da cotação mais uma vez para enviar a cotação editada para o aprovador.
  • Quando as edições forem efectuadas e a cotação estiver pronta para ser publicada, navegue novamente para o URL da ligação de aprovação da cotação. No canto superior direito, clique em Aprovar e publicar.
• O criador de orçamento será notificado que o orçamento foi aprovado. Podem então partilhar a citação com os seus contactos.

Observação: se precisar atualizar o status de um orçamento aprovado, não reinscreva o orçamento em um fluxo de trabalho. Se precisar fazer alterações no orçamento aprovado, você deve recuperar e editar o orçamento. Saiba como recuperar e editar uma citação publicada.