Offertes goedkeuren

Verkoopmanagers willen misschien de voorwaarden of het kortingspercentage van een offerte bekijken voordat deze naar een prospect wordt gestuurd. Automatiseer uw goedkeuringsproces voor offertes om snel de gevraagde wijzigingen naar uw verkopers te sturen voordat u de offerte goedkeurt voor uw contactpersonen.

Goedkeuringen vereisen voor offertes

Schakel de instelling voor goedkeuring van offertes in om de goedkeuring van een gebruiker te vereisen voordat de offerte wordt gedeeld met uw prospects. Als u deze instelling inschakelt, worden er drie actieve, offertegebaseerde workflows aan uw account toegevoegd:

• Wanneer offertes goedkeuring vereisen
• Wanneer wijzigingen in een offerte worden aangevraagd
• Wanneer offertes worden goedgekeurd

Deze drie workflows maken taken aan en werken de waarden van eigenschappen bij wanneer de eigenschap Goedkeuringsstatus van een offerte wordt bijgewerkt. Alle taken en eigenschapwaarde-updates met betrekking tot de goedkeuring van een offerte gebeuren automatisch via deze workflows.

Let op: als u een betaalde seat in uw account downgradet, worden deze drie workflows verwijderd. Alle gekoppelde offertes in de goedkeuringsstatus zullen na het verwijderen van de workflows terugkeren naar de conceptstatus.

Je kunt elk van deze offerte-gebaseerde workflows verder aanpassen en acties toevoegen, zoals het bijwerken van dealstadia wanneer een offerte wordt ondertekend.

Om de offerte-goedkeuringsworkflows aan uw account toe te voegen:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
• Klik op om Goedkeuringen voor alle offertes vereisen in te schakelen.
• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Goedkeurder en selecteer een gebruiker.

Let op: je kunt alleen gebruikers met een toegewezen Sales Hub Enterprise seat als goedkeurder voor offertes selecteren en de geselecteerde gebruiker moet ook bewerkingstoegang voor deals hebben.

• Klik op Goedkeurder instellen en maak workflows.

Wijzigingen aanvragen of een offerte goedkeuren

U kunt direct vanuit de offerte wijzigingen aanvragen of offertes goedkeuren.

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Prijsopgaven.
• Elke offerte die nog moet worden goedgekeurd, wordt weergegeven met de status In afwachting van goedkeuring. Beweeg de muis over de offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Goedkeuringslink kopiëren.
• Plak de URL van de goedkeuringslink in een apart browsertabblad in de zoekbalk.
• Als er geen wijzigingen nodig zijn, klikt u rechtsboven op Goedkeuren en publiceren .
• Om wijzigingen aan te brengen in de offerte, klikt u op Wijzigingen aanvragen.
  • Voer in het dialoogvenster opmerkingen in het veld Opmerkingen in en klik vervolgens op Wijzigingen aanvragen.
  • Er wordt een taak aangemaakt die de aanmaker van de offerte moet bekijken en uitvoeren. De aanmaker van de offerte moet terug naar de offerte navigeren en dan nogmaals de offerte-opzet-flow doorlopen om de bewerkte offerte naar de goedkeurder te sturen.
  • Wanneer de bewerkingen zijn gemaakt en de offerte klaar is om te worden gepubliceerd, navigeert u terug naar de URL van de offerte goedkeuringslink. Klik rechtsboven op Goedkeuren en publiceren.
• De maker van de offerte krijgt een melding dat de offerte is goedgekeurd. Zij kunnen de offerte dan delen met contactpersonen.

Let op: als u de status van een goedgekeurde offerte moet bijwerken, registreer de offerte dan niet opnieuw in een workflow. Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de goedgekeurde offerte, moet u de offerte terugroepen en bewerken. Leer hoe u een gepubliceerde offerte kunt oproepen en bewerken.