Aprobar cotizaciones

Los jefes de ventas pueden querer revisar las condiciones o el tipo de descuento de un presupuesto de antes de enviarlo a un posible cliente. Automatiza tu proceso de aprobación de presupuestos para enviar rápidamente los cambios solicitados a tus representantes de ventas antes de aprobar el presupuesto para tus contactos.

Requiere aprobación en todas las cotizaciones

Activa la configuración de aprobación de cotizaciones para solicitar la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus prospectos. Activar esta opción añade a tu cuenta tres workflows activos basados en presupuestos:

• Cuando las cotizaciones requieren aprobación
• Cuando se solicitan cambios en una cotización
• Cuando las cotizaciones se aprueban

Estos tres workflows crearán tareas y actualizarán valores de propiedad cuando se actualiza la propiedad Estado de aprobación de cotización. Todas las tareas y actualizaciones de valor de propiedad relacionadas con la aprobación de una cotización se producirán automáticamente a través de estos workflows.

Ten en cuenta que: si bajas de categoría una licencia de pago de tu cuenta, estos tres workflows se eliminarán. Todos los presupuestos asociados en estado pendiente de aprobación volverán al estado borrador una vez eliminados los workflows.

Puedes personalizar aún más cada uno de estos workflows basados en presupuestos y añadir acciones, como actualizar las etapas del negocio cuando se firma un presupuesto.

Para agregar workflows de aprobación de cotización a tu cuenta:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Citas.
• Haz clic para activar el interruptor Requerir aprobaciones en todos los presupuestos .
• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario .

Ten en cuenta que: sólo puedes seleccionar usuarios con una licencia asignada a Sales Hub Enterprise como aprobador del presupuesto, y el usuario seleccionado también debe tener Editar acceso a los negocios.

• Haz clic en Establecer aprobador y crear workflows.

Solicitar cambios o aprobar un presupuesto

Puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones directamente desde la cotización.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Cualquier presupuesto que esté pendiente de aprobación aparecerá con el estado Pendiente de aprobación. Pasa el ratón por encima del presupuesto y haz clic en el menú desplegable Acciones , luego selecciona Copiar enlace de aprobación.
• En una pestaña de navegador independiente, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de búsqueda.
• Si no es necesario editar nada, haz clic en Aprobar y publicar en la parte superior derecha.
• Para solicitar cambios en el presupuesto, haz clic en Solicitar cambios.
  • En el cuadro de diálogo, introduce comentarios en el campo Notas y luego haz clic en Solicitar cambios.
  • Se creará una tarea para que el creador del presupuesto la revise y actúe. El creador del presupuesto debe navegar de nuevo al presupuesto, y luego pasar por el flujo de configuración del presupuesto una vez más para enviar el presupuesto editado al aprobador.
  • Cuando se hayan realizado las modificaciones y el presupuesto esté listo para ser publicado, vuelve a la URL del enlace de aprobación del presupuesto. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y publicar.
• Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. Luego pueden compartir la cita con sus contactos.

Nota: si necesitas actualizar el estado de una cotización aprobada, no vuelvas a inscribir la cotización en un workflow. Si necesitas hacer cambios en la cotización aprobada, debes recuperar y editar la cotización. Aprende a recuperar y editar un presupuesto publicado.