Approuver des devis

Les responsables des ventes peuvent souhaiter revoir les conditions ou le taux de réduction d'un devis avant de l'envoyer à un prospect. Automatisez votre processus d'approbation des devis pour envoyer rapidement les modifications demandées à vos commerciaux avant d'approuver le devis pour vos contacts.

Exiger une approbation des devis

Activez l'option d'approbation des devis pour exiger l'approbation d'un utilisateur avant de partager le devis avec vos prospects. En activant ce paramètre, vous ajoutez trois workflows actifs basés sur des devis à votre compte :

• Lorsque les devis nécessitent une approbation
• Lorsque des modifications sont demandées sur un devis
• Lorsque les devis sont approuvés

Ces trois workflows créeront des tâches et mettront à jour les valeurs de propriété lorsque la propriété Statut d'approbation du devis sera mise à jour. Toutes les tâches et les mises à jour de valeur de propriété liées à l'approbation d'un devis se produiront automatiquement via ces workflows.

Veuillez noter : à partir du 25 août 2023, si rétrograde un siège payant dans votre compte après août 2023, ces trois Workflows seront supprimés. Tous les devis associés en attente d'approbation reviendront à l'état de projet après la suppression des workflows.

Vous pouvez personnaliser davantage chacun de ces workflows basés sur les devis et ajouter des actions, telles que la mise à jour des phases de la transaction lorsqu'un devis est signé.

Pour ajouter des workflows d'approbation des devis à votre compte :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• Cliquez sur ce bouton pour activer l'option Exiger une approbation de tous les devis.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un utilisateur.

Remarque : vous ne pouvez sélectionner comme approbateur de devis que des utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub Entreprise attribuée, et l'utilisateur sélectionné doit également disposer d'un accès en modification pour les offres.

• Cliquez sur Définir l'approbateur et créer des workflows.

Demander des modifications ou approuver un devis

Vous pouvez demander des modifications ou approuver des devis directement depuis le devis.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
• Tout devis en attente d'approbation sera répertorié avec le statut suivant : Approbation en attente. Placez le curseur sur le devis et cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sélectionnez Copier le lien d'approbation.
• Dans un autre onglet de navigateur, collez l'URL du lien d'approbation dans la barre de recherche.
• Si aucune modification n'est nécessaire, cliquez sur Approuver et publier en haut à droite.
• Pour demander des modifications du devis, cliquez sur Demander des modifications.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez des commentaires dans le champ Notes, puis cliquez sur Demander des modifications.
  • Une tâche sera créée afin que le créateur du devis l'examine et prenne les mesures qui s'imposent. Le créateur du devis doit revenir au devis, puis parcourir à nouveau le flux de configuration du devis pour envoyer la version modifiée à l'approbateur.
  • Lorsque les modifications ont été apportées et que le devis est prêt à être publié, retournez à l'URL du lien d'approbation du devis. En haut à droite, cliquez sur Approuver et publier.
• Le créateur du devis sera informé de l'approbation du devis. Ils peut ensuite partager le devis avec ses contacts.

Remarque : Si vous devez mettre à jour le statut d'un devis approuvé, ne réinscrivez pas le devis dans un workflow. Si vous devez apporter des modifications au devis approuvé, vous devrez récupérer et modifier le devis. Découvrez comment rappeler et modifier un devis publié.