Approuver des devis

Les responsables des ventes peuvent souhaiter revoir un devis avant de l'envoyer à un prospect. Automatisez votre processus d'approbation des devis pour envoyer rapidement les modifications demandées à vos commerciaux avant d'approuver le devis pour vos contacts.

Exiger une approbation des devis

Tout utilisateur disposant d'un siège payant Sales Hub Entreprise peut activer le paramètre d'approbation des devis afin d'exiger l'approbation d'un utilisateur avant de partager le devis avec vos prospects. En activant ce paramètre, vous ajoutez trois workflows actifs basés sur des devis à votre compte :

• Lorsque les devis nécessitent une approbation
• Lorsque des modifications sont demandées sur un devis
• Lorsque les devis sont approuvés

Ces trois workflows créeront des tâches et mettront à jour les valeurs de propriété lorsque la propriété Statut d'approbation du devis sera mise à jour. Toutes les tâches et les mises à jour de valeur de propriété liées à l'approbation d'un devis se produiront automatiquement via ces workflows.

Veuillez noter : à partir du 25 août 2023, si vous rétrogradez un siège payant dans votre compte après août 2023, ces trois workflows seront supprimés. Tous les devis associés en attente d'approbation reviendront à l'état de projet après la suppression des workflows.

Vous pouvez personnaliser davantage chacun de ces workflows basés sur les devis et ajouter des actions, telles que la mise à jour des étapes de la transaction lorsqu'un devis est signé.

Pour ajouter des workflows d'approbation des devis à votre compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.

Cliquez sur ce bouton pour activer l'option Require approvals on all quotes .

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un utilisateur.

Veuillez noter : vous ne pouvez sélectionner comme approbateur de devis que des utilisateurs auxquels Sales Hub Entreprise a été attribué, et l'utilisateur sélectionné doit également avoir Edit access for deals.

• Cliquez sur Définir l'approbateur et créer ce workflow.

Vous pouvez accéder aux workflows et les modifier à partir de l'outil workflows. Si le flux de travail Quand les devis nécessitent une approbation est désactivé , les utilisateurs pourront publier des devis sans approbation. Il est recommandé d'ajuster les autorisations de Workflow pour les utilisateurs si vous avez des inquiétudes à ce sujet.

Demander des modifications ou approuver un devis

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Tout devis en attente d'approbation sera répertorié avec le statut suivant : En attente d'approbation. Survolez la citation et cliquez sur Actions, puis sélectionnez Copiez lien d'approbation. 
• Dans un autre onglet du navigateur, collez l'URL du lien d'approbation dans la barre d'adresse.
• Si aucune modification n'est nécessaire, cliquez sur Approuver et publier en haut à droite.
• Pour demander des modifications du devis, cliquez sur Demander des modifications.

• • Dans la boîte de dialogue, saisissez commentaires dans le champ Notes puis cliquez sur Demander des modifications.
  • Une tâche sera créée afin que le créateur du devis l'examine et prenne les mesures qui s'imposent. Le créateur du devis doit se rendre sur la page d'index des devis , survoler le devis et cliquer sur Actions, puis sélectionner Modifier pour apporter les modifications nécessaires.
  • Lorsque les modifications ont été apportées et que le devis est prêt à être publié, retournez à l'URL du lien d'approbation du devis. En haut à droite, cliquez sur Approuver et publier.
• Le créateur du devis sera informé de l'approbation du devis. Ils peuvent ensuite partager la citation avec leurs contacts.

Remarque : si vous souhaitez apporter des modifications au devis approuvé, vous devez rappeler le devis et le modifier. Apprenez à rappeler et éditer une citation publiée.