契約をHubSpotに移行する

サマリー

既存の契約をレガシーシステムからHubSpotに移行し、請求、請求書発行、および収益報告を管理します。移行後も、お支払い方法、契約履歴、および今後の支払いスケジュールは引き継がれます。移行後は、HubSpotを確定売上高に関する一元的な信頼できる情報源として活用できます。HubSpotでの契約機能の活用方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。

要件を理解する

• スーパー管理者の方は、ご自身のアカウントを「Revenue Hub契約への請求移行」ベータ版に参加することができます。

• HubSpotアカウントでは、決済処理オプションとしてStripeを使用する必要があります。HubSpotの決済機能をご利用中で、外部のStripeアカウントからHubSpotの決済機能へ決済方法を移行したい場合は、こちらのフォームにご記入ください。

• 選択した支払回収プロセスおよび収益継続オプションに基づいて、CSVファイルをフォーマットしてください。貴社のビジネスに最適な移行形式の選び方について、詳しくご覧ください。

制限事項と考慮事項を理解する

• 収益継続機能を使用する場合は、サンドボックス環境でインポートのテストを行ってください。アカウントに誤ったデータがインポートされた場合、MRRウォーターフォールレポートの過去データを修正することはできません。
• 契約が有効になると、HubSpotが請求に関する正式な記録システムとなります。この移行は元に戻すことができません。契約内容の変更は、すべてHubSpotで行う必要があります。契約のビューおよび管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
• 移行を行っても、レガシーシステムでの課金は停止されません。

移行形式を選択してください

移行を行う前に、移行後の契約をHubSpotでどのように管理したいかに基づいて、移行形式を選択してください。移行形式は、収集プロセスや、過去の契約変更イベント（契約範囲の拡大や縮小など）を含めるかどうかによって異なります。

支払い回収プロセス

• 手動による支払い：移行後、購入者が手動で支払いを行えるよう、請求書が発行されます。
• 自動支払い：移行後、登録済みの支払い方法に基づき、請求書が自動的に引き落とされます。

収益の継続性

• 収益の継続性がない：契約は、収益の変更イベントなしでインポートされる。
• 収益の継続性：ランプキーを使用して商品項目をフェーズごとにグループ化し、HubSpotのMRRウォーターフォールに変化のイベント（拡大や縮小など）を表示します。
  • 収益の継続性により、定期収益の変動イベントが報告のために保持されます。過去の請求書や支払いの記録を再現するものではありません。
  • 収益の継続性機能を使用する場合は、サンドボックス環境でインポートをテストしてください。
  • アカウントに誤ったデータがインポートされた場合、MRRウォーターフォールレポートの過去データを修正するには、その誤ったデータに関連付けられている契約を削除し、再度インポートするしかありません。

ランプ

ランプキー

ランプキーは、複数の商品項目をフェーズごとにグループ化します。同じランプキーを持つ行は、時間の経過とともに変化する、1つの連続した反復ストリームを表します。

HubSpotでは、各ランプフェーズが始まるたびに、MRRイベント（新規契約、契約拡大、契約縮小など）が発生します。ランプキーには、任意のテキスト文字列（例：ramp-a）です。同じランプの各フェーズでは、同じ文字列を使用してください。

スロープの構造

ランプの移行を成功させるには、次のように構成してください。

• 繰り返し発生するストリームごとに1つのランプキーを使用してください。単一の製品またはサービスのすべてのフェーズには、同じランプキーを割り当ててください。
• 連続するフェーズには同じキーを使用してください。同じ製品またはサービスについて、あるフェーズの後に別のフェーズが続く場合は、両方のフェーズで同じランプキーを使用してください。
• 並行して展開される製品には異なるキーを使用する：同じ期間内に複数の製品やサービスが個別に展開される場合は、それぞれに異なるramp_key_import_id。
• 定額制の商品については、この欄を空欄のままにしてください。契約期間中に商品やサービスに変更がない場合は、ramp_key_import_id欄は空欄のままにしてください。
• 日付範囲が重複しないようにしてください。同じランプキーを持つ行の日付範囲は重複してはいけません。連続するフェーズについては、前のフェーズが終了した時点で次のフェーズを開始してください。
• 各フェーズの合計値を入力してください。各フェーズの行には、そのフェーズの合計数量または合計金額を記載してください。前のフェーズからの変動額は記載しないでください。たとえば、数量が1から2に増える場合は、2と入力してください。1と入力しないでください。
• ランプキーのインポートIDを使用してフェーズをグループ化します。同じランプ内のすべての明細行について、ramp_key_import_id同じランプに属するすべての商品項目に対して、同じ値を入力してください。カスタムランププロパティーの作成について詳しくはこちらをご覧ください。

たとえば、12か月の契約で、3か月後に価格変更がある場合：

移行可能な形式

月次および四半期ごとの請求書のインポート例

契約の発効日、商品項目の開始日、契約期間、および請求開始日の上書き設定に基づき、インポート後の月額契約および四半期契約の請求方法について理解する。

プロパティーの定義

月次および四半期ごとの例

請求開始日の上書きが2つの定期請求日の間に該当する場合、HubSpotは上書き後の次の定期請求日にスキップします。カデンス・アンカー（商品項目の開始日）は、決して変更されることはありません。

移行のライフサイクル

契約移行の全ライフサイクルについては、以下をご覧ください：

移行の準備をする

移行を開始する前に、アカウントを設定し、選択した移行形式に基づいてCSVファイルを用意してください。

カスタムプロパティーを作成する

CSVをインポートする前に、必要なカスタムプロパティーを作成してください。作成する必要があるプロパティーは、選択した移行形式によって異なります。カスタムプロパティーの作成についてもっと詳しく。

CSVファイルの設定

HubSpotへ契約情報を移行するために、インポートツールで使用するCSVファイルの設定を行います。以下では、特定のCSVフィールドのインポート動作を確認したり、サンプルCSVファイルをダウンロードしたり、契約インポート用CSVのフォーマット例を参照したりできます。

商品項目タイプ

契約をインポートする際、CSVの各行は、「Product」フィールドに入力があるかどうかによって、2つの商品項目タイプのいずれかとして扱われます。

• 製品関連：[製品 ] フィールドには、既存の HubSpot 製品のレコード ID が格納されています。CSVファイル内で、サポートされているフィールド（価格モデル、ティア、価格、契約期間、請求頻度、税区分など）のいずれかが空白のままになっている場合、その行はリンク先の商品からそれらの値を継承します。

• スタンドアロン：製品フィールドは空欄のままにします。この行では、CSVで指定された値のみが使用されており、商品項目は、カタログ内のどの商品とも関連付けられていません。

ご注意：商品に関連付けられた行で、定期購入商品を参照しているにもかかわらず、定期購入関連のフィールドが空白のままになっている場合、たとえその請求が1回限りの意図であったとしても、その商品の定期請求頻度の設定が引き継がれる可能性があります。

エバーグリーン契約

「常時継続型」の商品項目には、請求周期が設定されていますが、契約期間は設定されていません。解約するまで自動的に更新され、定期課金の終了日は設定されていません。契約が有効な間は、契約が解約または終了されるまで、請求サイクルに従って請求が行われます。契約終了日、合計契約額、およびACV（年間契約額）は空欄のままでも、現在のMRRと現在のARR（年間経常収益）は引き続き計算されます。

価格設定モデル

契約をインポートする際、「単価」フィールドに入力があるかどうかによって、既存の価格モデルやティアが適用される場合があります。

• 「製品」フィールドに有効なHubSpot製品レコードIDが含まれており、「単価」が空白の場合、インポートされた製品には既存の価格モデルと価格帯が適用されます。
• 「製品」フィールドに有効なHubSpot製品レコードIDが入力されており、「単価」フィールドにも値が入力されている場合、その行は製品との関連付けを維持し、入力された金額を定額価格として使用します。本製品の既存の価格モデルおよび料金プランに変更はありません。

支払い条件

契約をインポートする際、CSVに「hs_net_payment_terms」という請求書プロパティーを追加しない場合、アカウントの請求書に関するデフォルト設定にかかわらず、純支払条件はデフォルトで「0」（受領時払い）となります。別の支払条件を設定するには、CSVファイルにそのプロパティーを含め、希望する値を設定してください（例：値を0に設定すると、請求書の支払期限は受領時となります）。値が30の場合、請求書の支払条件は「ネット30日」に設定されます）。

売上税の自動計算

米国またはカナダに拠点を置き、売上税を自動的に計算したい場合は、契約をインポートする前に、アカウント設定で売上税の自動計算を設定してください。

CSVサンプルファイル

移行作業の指針として、以下のサンプルCSVファイルをご利用ください。

ご注意：CSVファイルはあくまで例示のためのものです。CSVファイル内のサンプル日付、識別子、製品ID、連絡先、金額、通貨、および「import_unique_id」のエントリをすべて置き換えてください。移行を進める前に、マッピングされたプロパティーとドラフトを確認してください。

CSV形式

CSVファイルには、以下の列とHubSpotのプロパティーを含めてください。

契約の移行

契約書の移行を開始し、最終的な移行に着手する前に、ローカライゼーションのテストを含めて実施する。

移行前のローカライズテスト

さまざまな言語や地域の顧客に対応している場合は、言語、地域、通貨ごとに試験的な移行を実施することをお勧めします。移行が正常に完了したことを確認した後、請求書を無効にしたり、契約を解除したりすることができます。

1. 契約内容をCSVファイルに追加してください。インポート用のCSVファイルの設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
2. 移行を開始し、完了させます。
3. その契約に関する請求書が発行されるのを待ってください。
4. 請求書の記載内容に誤りがないか確認してください。請求書の管理について詳しくはこちら：
   • 新しいブラウザタブで請求書を表示してください。
   • 請求書のPDFをダウンロードしてください。
   • 請求書を社内のメールアドレスに送信してください。
5. それぞれについて、翻訳されたラベル、日付、数値、通貨記号、文字の表示、送信者、受信者、およびリンクを確認してください。 

ご注意：これはエンドツーエンドのパイロット版であり、本稼働前のプレビュー機能ではありません。

移行を開始する

CSVの設定が完了したら、HubSpotへの契約データの移行を開始できます。 

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［契約］の順に進みます。アカウントに「その他」が表示されない場合は、収益＞［契約］の順に進みます。
2. 右上の［インポート］をクリックします。
3. [ ファイルをインポート] セクションで、[ データをインポート]をクリックします。
4. [詳細インポート(全てのオブジェクト)]をクリックします。
5. [オブジェクト ] の下にある[契約 ] をクリックします。「連絡先」および「商品項目」オブジェクトは自動的に選択されます。また、他のオブジェクト（企業や取引など）も同時にインポートすることができます。複数のオブジェクトのインポートについて、詳しくはこちらをご覧ください。
6. 右下の［次へ］をクリックします。
7. 「連絡先のインポート方法を選択」ドロップダウンメニューをクリックし、いずれかのオプションを選択してください：
   • 「新規連絡先のみ作成」：インポートされた連絡先について、新しいコンタクトレコードを作成します。
   • 連絡先の作成および更新： CRMにその連絡先が存在しない場合、新しいコンタクトレコードを作成します。すでに存在する連絡先がある場合は、その連絡先を更新します。このオプションを選択した場合、各レコードには一意の識別子が必要です。
8. [ 商品項目のインポート方法を選択]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 新しい商品項目のみを作成 ] を選択します。 

ご注意：一意の識別子を持たない商品項目に対して「作成および更新」を選択すると、異なる契約に属する同一の商品項目が統合され、一部の契約に関連付けられた製品が失われる可能性があります。統合を避けるため、「新しい商品項目を作成する」を選択することをお勧めします。

9. データのインポート方法を設定します。
   • ファイルをアップロードする：ドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックして、インポートするファイルを選択してください。
   • コピー＆ペースト：スプレッドシートから直接「貼り付け」をクリックして、データを貼り付けてください。スプレッドシートファイル(Numbers、Googleスプレッドシートなど)からデータをコピーする必要があります。
   • 言語：デフォルトの言語とは異なる言語のデータをインポートする場合は、「ファイル内の列見出しの言語を選択してください」というドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択してください。正しい言語を選択すると、HubSpotが列ヘッダーを既存の既定のプロパティーと正しく一致させることができます。選択した言語に一致するものがない場合、HubSpotは一致させる英語のプロパティーを探します。
10. 右下の［次へ］をクリックします。
11. インポートファイルの列をHubSpotのプロパティーにマッピングします。CSVのプロパティーマッピングについて詳しくはこちらをご覧ください。
12. 右下の［次へ］をクリックします。
13. [ インポート名 ] フィールドに、インポートの名前を入力します。
14. 「コンタクトのデータを処理するための法的根拠を選択」というドロップダウンメニューをクリックし、法的根拠を選択してください。HubSpot におけるデータ処理の法的根拠の追跡について、詳しくはこちらをご覧ください。
15. 「日付形式」のドロップダウンメニューをクリックし、日付形式を選択してください。
16. 「タイムゾーン」のドロップダウンメニューをクリックし、タイムゾーンを選択してください。
17. [ 数値の書式 ] ドロップダウンメニューをクリックし、数値の書式を選択してください。
18. インポートした連絡先に対してHubSpotのマーケティングツールを利用してエンゲージメントを行いたい場合は、「これらの連絡先をマーケティングコンタクトとして設定する」チェックボックスを選択してください。マーケティングコンタクトの詳細については、こちらをご覧ください。
19. インポート時にレコードを充実させるには、「レコードを充実させる」チェックボックスを選択してください。連絡先情報および企業情報の充実化について、詳しくはこちらをご覧ください。
20. 右下の「インポートを完了」をクリックします。
21. 移行を続行してください。

書式に関する問題の確認

[ インポートの完了]をクリックすると、インポートされた契約が契約書の草案として作成されます。移行を完了する前に、連絡先の書式設定の問題や行のエラーを確認してください：

ご注意：請求書番号が「--」となっている予定請求行は、見込みの仕訳です。生成された請求書には番号が割り当てられ、他の請求書レコードとともに索引付けされます。

1. 書式の問題を修正するには、「インポートしたデータのクリーンアップ」の下にある「[オブジェクト] の書式の問題」の下にある値（例：1）をクリックします。
   
   
2. 「書式設定の問題」の下にある「ビュー」をクリックします。
   
   
3. 表に記載されている問題点と提案されている解決策を確認してください：
   • 提案された修正内容を編集するには、「提案された修正」列にある「編集」アイコンをクリックし、新しい値を入力してください。
   • 提案された修正をすべて受け入れるには、「すべて受け入れる」をクリックしてください。
   • 提案された修正をすべて却下するには、「すべて却下」をクリックしてください。
   • 個々の行に対する修正案を承認または却下するには、「アクション」列の「承認」または「却下」をクリックします。
   • インポートからレコードを削除するには、「アクション」列の「その他」をクリックし、「このレコードを削除」を選択します。
4. インポート画面に戻るには：
   • HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ連携］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ連携］に直接移動します。
   • 「インポートの監視」& 同期テーブルで、インポート名をクリックします。

移行を完了する

ご注意：契約に対する「ビュー」、「作成」、「編集」、または「削除」の権限を持つユーザーは、インポート済みであるがまだ移行されていない契約を表示することができます。契約に対する「作成」、「編集」、または「削除」の権限を持つユーザーは、インポートによって作成された契約草案の検証、編集、移行、および削除を行うことができます。

1. 「移行を完了」をクリックします。
   
   
2. 注意が必要な契約を精査してください。エラーをCSVファイルとしてダウンロードするには、右上の「エラーをCSVとしてダウンロード」をクリックしてください。
3. エラーを修正するには、「エラー」列で[プロパティー]の「更新」をクリックします。
   
   
4. ダイアログボックスで、必要なプロパティーを更新し、「契約の再検証」をクリックします。
5. 再検証された契約は、「移行準備完了」タブに移動します。
6. 注意が必要な契約を確認し終えたら、「移行準備完了」タブをクリックしてください。
7. 移行を確定する前に、契約の以下のプロパティーを確認することをお勧めします：
   • 回収プロセス
   • 支払方法
   • 日付
   • 製品の関連付け
   • 商品項目
   • スケジュール
   • 税の設定
8. 請求開始日や外部の支払い方法の参照IDを変更するには、 編集アイコンをクリックしてください。

ご注意：契約に未払いの請求書や支払いがない場合のみ、「請求開始日の上書き」および「hs_external_payment_method_reference_id」を更新できます。

9. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • 「請求開始日の上書き」フィールドで、日付ピッカーをクリックし、日付を選択してください。
   • 「支払い方法 ID」フィールドに、支払い方法 IDを入力してください。
   • 「契約の再検証」をクリックします。
10. 契約は、再検証が完了すると、「移行準備完了」タブに移動します。
    
    
11. 移行前の最後のステップとして、以下の点を確認してください：
    1. 旧契約に基づく最後の請求書。
    2. HubSpotからの最初の請求書。
    3. 未回収の売掛金があるか。
    4. 該当する場合は、従来のサブスクリプションの解約。
    5. ダニング。
    6. 請求書のメール。
    7. 会計システムの連携検証。QuickBooks OnlineおよびXero を HubSpot に連携する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。 
12. 右上の「[x]件の契約を移行」をクリックします。
    
    
13. ダイアログボックスで移行条件を確認し、「理解し、同意します」のチェックボックスを選択してから、「移行を確認」をクリックしてください。
14. 選択した移行形式に基づき、契約情報がインポートされ、請求が開始されます。契約のビューおよび管理について、詳しくはこちらをご覧ください。

トラブルシューティング

よくあるインポート時のエラーと、その解決手順を確認しましょう。その他のエラーが発生した場合は、CSVの形式やプロパティー（属性）のマッピングを確認してから、インポートを再試行してください。

Stripeの支払い方法IDが無効か、指定されていません

このエラーは、引き落とし方法として「自動支払い」が選択されているにもかかわらず、CSVファイルにStripeの支払い方法IDが追加されていない場合に発生します。

このエラーを解決するには、次のいずれかの方法を行ってください：

• 自動支払いの登録を手動支払いに変更してください。
• CSV ファイルに、自動支払いの仕訳用に Stripe の決済方法 ID を追加します。

以前の試行から「import_unique_id」が重複しています

インポートに失敗した場合でも、HubSpotはimport_unique_idインポートに失敗した際の値が記録される場合があります。

このエラーを解決するには、次の手順に従います。

1. CSVファイルに新しいIDを反映させてください。
2. 更新されたCSVファイルをインポートしてください。

用語集

契約をHubSpotに移行する前に、以下の条件をご確認ください。