계약을 HubSpot으로 이전하기

요약

기존 계약을 레거시 시스템에서 HubSpot으로 이전하여 청구, 송장 발행 및 매출 보고를 관리합니다. 이 마이그레이션 과정에서는 결제 수단, 계약 내역 및 향후 청구 일정이 그대로 유지됩니다. 마이그레이션이 완료된 후에는 HubSpot을 확정 매출에 대한 중앙 집중식 신뢰할 수 있는 정보원으로 활용할 수 있습니다. HubSpot에서 계약 기능을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

시작하기 전에

이 기능으로 작업을 시작하기 전에 미리 어떤 단계를 거쳐야 하는지, 이 기능의 제한 사항과 사용 시 발생할 수 있는 결과를 완전히 이해해야 합니다.

요구 사항 이해

• 슈퍼 관리자라면, 계정을 ‘청구 정보 이전( Billing Migrations)을 Revenue Hub 계약으로 전환’ 베타 프로그램에 등록할 수 있습니다.

• HubSpot 계정에서는 Stripe를 결제 처리 옵션으로 사용해야 합니다. HubSpot 결제 서비스를 이용 중이며, 외부 Stripe 계정의 결제 수단을 HubSpot 결제 서비스로 이전하고자 하는 경우, 이 양식을 작성해 주십시오.

• 선택한 대금 수금 절차 및 매출 지속성 옵션에 따라 CSV 파일을 형식화하십시오. 귀사의 비즈니스에 가장 적합한 마이그레이션 형식을 선택하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

제한 사항 및 고려 사항 이해

• 수익 연속성 기능을 사용하는 경우, 샌드박스 환경에서 가져오기 기능을 테스트하십시오. 계정에 잘못된 데이터가 가져와진 경우, MRR 워터폴 보고서의 과거 데이터를 수정할 수 없습니다.
• 계약이 활성화되면 HubSpot이 청구 관련 공식 기록 시스템이 됩니다. 이 마이그레이션은 되돌릴 수 없습니다. 계약 내용 변경은 반드시 HubSpot에서 이루어져야 합니다. 계약서 확인 및 관리 방법에 대해 자세히 알아보세요.
• 이전 작업이 수행되어도 기존 시스템의 청구 처리는 중단되지 않습니다.

마이그레이션 형식 선택

마이그레이션하기 전에, 마이그레이션 후 HubSpot이 계약을 어떻게 관리하기를 원하는지에 따라 마이그레이션 형식을 선택하세요. 마이그레이션 형식은 수집 과정과 과거 계약 변경 내역(예: 계약 범위 확대 및 축소)을 포함할지 여부에 따라 달라집니다.

대금 수금 절차

• 수동 결제: 마이그레이션이 완료되면 구매자가 수동으로 결제할 수 있도록 청구서가 발행됩니다.
• 자동 결제: 마이그레이션이 완료되면, 등록된 결제 수단을 통해 청구서가 자동으로 청구됩니다.

매출의 지속성

• 매출 연속성 없음: 계약이 매출 변동 이벤트 없이 가져와집니다.
• 매출 연속성: 램프 키를 사용하여 항목들을 단계별로 그룹화하고, HubSpot의 MRR 워터폴에서 변화 이벤트(예: 확장 및 축소)를 표시합니다.
  • 매출 연속성 기능은 보고를 위해 반복 매출 변동 내역을 보존합니다. 이 기능은 과거의 청구서나 결제 내역을 복원하지 않습니다.
  • 수익 연속성 기능을 사용하는 경우, 샌드박스 환경에서 가져오기 기능을 테스트하십시오.
  • 계정에 잘못된 데이터가 가져온 경우, MRR 워터폴 보고서의 과거 데이터를 수정하려면 해당 잘못된 데이터와 연결된 계약을 삭제한 후 다시 가져와야만 합니다.

램프

램프 키

램프 키는 여러 라인 항목 행을 단계별로 묶습니다. 동일한 램프 키를 가진 행들은 시간이 지남에 따라 변화하는 하나의 연속적이고 반복적인 흐름을 나타냅니다.

HubSpot에서는 각 램프 단계가 시작될 때마다 MRR 이벤트(예: 신규 계약, 계약 확대, 계약 축소)가 생성됩니다. 램프 키는 임의의 텍스트 문자열일 수 있습니다(예: ramp-a)일 수 있습니다. 동일한 램프의 모든 단계에 동일한 문자열을 사용하십시오.

경사로의 구조 설계

램프를 성공적으로 마이그레이션하려면 다음과 같이 구성하십시오.

• 반복되는 스트림마다 하나의 램프 키를 사용하십시오. 단일 제품이나 서비스의 모든 단계에 동일한 램프 키를 할당하십시오.
• 연속된 단계에는 동일한 키를 사용하십시오. 동일한 제품이나 서비스에 대해 한 단계가 다른 단계에 이어지는 경우, 두 단계 모두에 동일한 램프 키를 사용하십시오.
• 동시에 출시되는 제품에는 서로 다른 키를 사용하십시오: 동일한 기간 동안 여러 제품이나 서비스가 각각 독립적으로 출시되는 경우, 각 제품이나 서비스에 서로 다른 ramp_key_import_id.
• 단일 상품의 경우 ‘키’ 필드를 비워 두십시오: 계약 기간 동안 상품이나 서비스에 변경 사항이 없는 경우, ramp_key_import_id 입력란을 비워 두십시오.
• 중복되지 않는 날짜 범위를 사용하십시오. 동일한 램프 키를 가진 행의 날짜 범위는 서로 겹쳐서는 안 됩니다. 연속적인 단계의 경우, 각 단계는 이전 단계가 끝날 때 시작하십시오.
• 각 단계별 총계 값을 입력하십시오. 각 단계 행에는 이전 단계 대비 변동량이 아닌, 해당 단계의 총 수량 또는 총 금액이 포함되어야 합니다. 예를 들어, 수량이 1개에서 2개로 늘어나는 경우, 2 를 입력해야 하며, 1를 입력해야 합니다.
• 램프 키 가져오기 ID를 사용하여 단계를 그룹화하십시오: 동일한 램프에 속한 모든 항목에 ramp_key_import_id 입력하십시오. 사용자 지정 램프 속성을 만드는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

예를 들어, 3개월 후 가격 변동이 적용되는 12개월 계약의 경우:

사용 가능한 마이그레이션 형식

월별 및 분기별 청구 내역 가져오기 예시

계약 발효일, 내역 항목 시작일, 계약 기간 및 청구 시작일 재설정 사항을 기준으로, 데이터 가져오기 후 월별 및 분기별 계약이 어떻게 청구되는지 이해합니다.

속성 정의

월별 및 분기별 예시

청구 시작일 재설정 날짜가 두 번의 주기 날짜 사이에 포함될 경우, HubSpot은 재설정 후 예정된 다음 주기 날짜로 건너뜁니다. 케이던스 앵커(명세서 항목 시작일)는 절대 변경되지 않습니다.

마이그레이션의 수명 주기

아래에서 계약 이전의 전체 라이프사이클을 확인해 보세요:

마이그레이션 준비하기

마이그레이션을 시작하기 전에 계정을 설정하고, 선택한 마이그레이션 형식에 따라 CSV 파일을 준비하십시오.

사용자 정의 속성 생성하기

CSV 파일을 가져오기 전에 필요한 사용자 정의 속성을 생성하십시오. 생성해야 할 속성은 선택한 마이그레이션 형식에 따라 달라집니다. 사용자 지정 속성 생성에 대해 자세히 알아보세요.

CSV 파일 구성하기

HubSpot으로 계약을 이전하기 위해 가져오기 도구에서 사용할 CSV 파일을 설정하세요. 아래에서 특정 CSV 필드의 가져오기 동작을 확인하고, 샘플 CSV 파일을 다운로드하며, 계약서 가져오기용 CSV 파일의 올바른 형식에 대해 알아보세요.

세부 항목 유형

계약서를 가져올 때, CSV 파일의 각 행은 ‘제품’ 필드에 값이 입력되었는지 여부에 따라 두 가지 항목 유형 중 하나로 처리됩니다.

• 제품 기반: ‘제품’ 필드에는 기존 HubSpot 제품의 레코드 ID가 포함됩니다. CSV 파일에서 지원되는 필드(가격 모델, 티어, 가격, 계약 기간, 청구 주기, 세금 범주 등) 중 빈 값으로 남겨진 항목이 있는 경우, 해당 행은 연결된 상품의 해당 값을 상속받습니다.

• 독립형: ‘ ’필드가 비어 있습니다. 이 행은 CSV 파일에 제공된 값만 사용하며, ‘ ’ 항목은 카탈로그에 있는 어떤 상품과도 연결되어 있지 않습니다.

주의 사항: 상품이 연결된 행에서 정기 결제 상품을 참조하되 정기 결제 관련 필드를 비워 둔 경우, 해당 요금이 일회성으로 설정되었더라도 해당 상품의 정기 결제 주기 설정이 그대로 적용될 수 있습니다.

상시 계약

상시 반복 청구 항목은 반복 청구 주기가 있지만 계약 기간은 없습니다. 취소할 때까지 자동으로 갱신되며, 정기 결제 종료일은 없습니다. 계약이 유효한 동안에는 계약이 취소되거나 해지될 때까지 청구 주기에 따라 청구가 계속됩니다. 계약 종료일, TCV 및 ACV는 비워둘 수 있지만, 현재 MRR 과 현재 ARR은 여전히 계산됩니다.

가격 책정 모델

계약을 가져올 때, ‘단가’ 필드에 값이 입력되어 있는지 여부에 따라 기존 가격 모델 및 등급이 적용될 수 있습니다.

• '제품' 필드에 유효한 HubSpot 제품 레코드 ID가 포함되어 있고'단가' 필드가 비어 있는 경우, 가져온 제품은 기존 가격 모델과 가격대를 적용합니다.
• '제품' 필드에 유효한 HubSpot 제품 레코드 ID가 포함되어 있고 '단가' 필드에 값이 입력된 경우, 해당 행은 제품 연결 관계를 유지하며 입력된 금액을 정액 가격으로 사용합니다. 해당 제품의 기존 가격 책정 모델 및 등급은 변경되지 않습니다.

지급 조건

계약서를 가져올 때 CSV 파일에hs_net_payment_terms 인보이스 속성을 추가하지 않으면, 계정의 인보이스 기본 설정과 관계없이 순 지급 기한이 기본적으로 0 (수령 시 지급)으로 설정됩니다. 다른 결제 조건을 적용하려면 CSV 파일에 해당 속성을 포함하고 원하는 값을 입력하십시오(예: 값을0으로 설정하면 청구서 지급 기한이 수령 시점으로 지정됩니다). 값을30으로 설정하면 청구서의 결제 조건이 ‘순 30일’로 설정됩니다).

자동 판매세

미국이나 캐나다에 거주 중이며 판매세를 자동으로 계산하고 싶다면, 계약을 가져오기 전에 계정 설정에서 자동 판매세 기능을 구성하세요 .

CSV 샘플 파일

아래의 샘플 CSV 파일을 참고하여 마이그레이션을 진행하십시오.

참고: CSV 파일은 예시용으로만 제공됩니다. CSV 파일 내의 예시 날짜, 식별자, 제품 ID, 연락처, 금액, 통화 및 import_unique_id 항목을 모두 수정하십시오. 마이그레이션을 진행하기 전에 매핑된 속성과 초안을 확인하십시오 .

CSV 형식

CSV 파일에는 다음 열과 HubSpot 속성이 포함되어야 합니다.

계약 이전

최종 마이그레이션을 시작하기 전에 현지화 테스트를 포함하여 계약서 마이그레이션을 시작하십시오.

마이그레이션 전 현지화 테스트

서로 다른 언어와 지역의 고객에게 서비스를 제공하는 경우, 언어, 지역 및 통화별로 시범 마이그레이션을 수행하는 것이 좋습니다. 마이그레이션이 성공적으로 완료되었음을 확인한 후, 청구서를 무효화하고 계약을 해지할 수 있습니다.

1. 계약서를 CSV 파일에 추가하십시오. CSV 가져오기 설정에 대해 자세히 알아보세요.
2. 마이그레이션을 시작하고 완료하십시오 .
3. 해당 계약에 대한 청구서가 발행될 때까지 기다려 주십시오.
4. 송장이 정확한지 확인해 주세요. 청구서 관리에 대해 자세히 알아보기:
   • 새 브라우저 탭에서 청구서를 확인하세요.
   • 청구서 PDF 파일을 다운로드하세요.
   • 청구서를 사내 이메일 주소로 보내주세요.
5. 각 항목에 대해 번역된 레이블, 날짜, 숫자, 통화 기호, 문자 표시, 발신자, 수신자 및 링크를 확인하십시오. 

참고: 이는 사전 활성화 미리보기 기능이 아닌, 종단 간 시범 운영입니다.

마이그레이션 시작

CSV 설정을 완료한 후에는 HubSpot으로 계약을 마이그레이션할 수 있습니다. 

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 계약으로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 계약으로 이동합니다.
2. 오른쪽 상단에서 가져오기를 클릭합니다.
3. 파일 가져오기 섹션에서 데이터 가져오기를 클릭합니다.
4. 고급 가져오기(모든 개체)를 클릭합니다.
5. '개체'에서 '계약'을 클릭합니다. 연락처 및 내역 항목 개체가 자동으로 선택됩니다. 다른 개체(예: 기업, 거래 등)도 동시에 가져올 수 있습니다. 여러 개체를 가져오는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
6. 오른쪽 하단에서 다음을 클릭합니다.
7. '연락처 가져오기 방법 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 옵션을 선택하십시오:
   • 새 연락처만 생성: 가져온 연락처에 대해 새로운 연락처 기록을 생성합니다.
   • 연락처 생성 및 기존 연락처 업데이트:CRM에 해당 연락처가 없는 경우 새로운 연락처 레코드를 생성합니다. 이미 존재하는 연락처라면 해당 연락처를 업데이트합니다. 이 옵션을 선택하면 각 레코드에는 고유 식별자가 반드시 있어야 합니다.
8. '세부 항목 가져오기 방법 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 ‘새 세부 항목만 생성’을 선택하십시오. 

주의 사항: 고유 식별자가 없는내역 항목에 대해 ‘생성 및 업데이트’를 선택하면, 서로 다른 계약에 속한 동일한 내역 항목이 병합되어 일부 계약에서 해당 제품이 누락될 수 있습니다. 병합을 방지하려면‘새 항목 생성’을 선택하는 것이 좋습니다.

9. 데이터 가져오기 방법을 구성합니다:
   • 파일 업로드: 드래그 앤 드롭하거나 ‘파일 선택’을 클릭한 다음, 가져올 파일을 선택하세요.
   • 복사 및 붙여넣기: 스프레드시트에서 ‘붙여넣기’를 직접 클릭하여 데이터를 붙여넣으세요. 데이터는 스프레드시트 파일(예: Numbers, Google 스프레드시트)에서 복사해야 합니다.
   • 언어: 기본 언어와 다른 언어로 된 데이터를 가져오는 경우, ‘파일의 열 머리글 언어 선택’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 해당 언어를 선택하세요. 올바른 언어를 선택하면 HubSpot이 열 머리글을 기존 기본 속성과 더 잘 일치시킬 수 있습니다. 선택한 언어에 일치하는 항목이 없는 경우 HubSpot에서 일치하는 영어 숙소를 검색합니다.
10. 오른쪽 하단에서 다음을 클릭합니다.
11. 가져오기 파일의 열을 HubSpot 속성에 매핑합니다. CSV 속성 매핑에 대해 자세히 알아보세요.
12. 오른쪽 하단에서 다음을 클릭합니다.
13. '가져오기 이름' 필드에 가져오기 작업의 이름을 입력합니다.
14. '연락처 데이터 처리의 법적 근거 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭한 후 법적 근거를 선택하십시오. HubSpot에서 데이터 처리의 법적 근거를 추적하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
15. '날짜 형식' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 날짜 형식을 선택하세요.
16. ‘시간대’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 시간대를 선택하십시오.
17. '숫자 서식' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 숫자 서식을 선택하십시오.
18. 가져온 연락처를 HubSpot의 마케팅 도구를 통해 관리하려면 ‘이 연락처를 마케팅 연락처로 설정’ 확인란을 선택하세요. 마케팅 연락처에 대해 자세히 알아보세요.
19. 가져오기 중에 레코드를 보강하려면 ‘레코드 보강’ 확인란을 선택하십시오. 연락처 및 기업 정보 보강에 대해 자세히 알아보세요.
20. 오른쪽 하단에서 ‘가져오기 완료’를 클릭하세요.
21. 마이그레이션을 계속 진행하십시오.

서식 문제 검토

'가져오기 완료'를 클릭하면, 가져온 계약서가 계약서 초안으로 생성됩니다. 마이그레이션을 완료하기 전에 연락처 서식 문제와 행 오류를 검토하십시오:

참고: 청구 번호에 “--”가 표시된 예정 청구 행은 예상 내역입니다. 생성된 청구서에는 번호가 부여되며, 다른 청구서 기록과 함께 색인화됩니다.

1. 서식 문제를 정리하려면, ‘가져온 데이터 정리’에서 [개체] 서식 문제 아래에 있는 값 (예: 1)을 클릭하십시오.
   
   
2. '서식 문제' 항목에서'문제 보기'를 클릭합니다.
   
   
3. 표에서 문제점과 제안된 해결책을 확인해 보십시오:
   • 제안된 수정 사항을 편집하려면 ‘제안된 수정 사항’ 열에서‘편집’ 아이콘을 클릭한 다음새 값을 입력하세요.
   • 제안된 수정 사항을 모두 수락하려면‘모두 수락’을 클릭하세요.
   • 제안된 수정 사항을 모두 거부하려면‘모두 거부’를 클릭하세요.
   • 개별 행에 대해 제안된 수정 사항을 수락하거나 거부하려면‘작업’ 열에서‘수락’ 또는‘거부’를 클릭하십시오.
   • 가져오기 항목에서 레코드를 삭제하려면‘작업’ 열에서‘더 보기’를 클릭한 다음‘이 레코드 삭제’를 선택하세요.
4. 가져오기 화면으로 돌아가려면:
   • HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 데이터 관리 > 데이터 통합으로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 데이터 관리 > 데이터 통합으로 이동하세요.
   • “수입 내역 모니터링 & ” 동기화 테이블에서수입 내역 이름을 클릭하세요.

마이그레이션을 완료하세요

참고: 계약에 대한 ‘보기’, ‘생성’, ‘수정’ 또는 ‘삭제’ 권한을 가진 사용자는 가져오기는 되었으나 아직 마이그레이션되지 않은 계약을 볼 수 있습니다. 계약에 대한 ‘생성’, ‘수정’ 또는 ‘삭제’ 권한을 가진 사용자는 가져오기 과정을 통해 생성된 계약서 초안을 검증, 수정, 이전 및 삭제할 수 있습니다.

1. '마이그레이션 완료'를 클릭하세요.
   
   
2. 주의가 필요한 계약서를 검토하십시오. 오류 내역을 CSV 파일로 다운로드하려면 오른쪽 상단의 [ 오류 내역을 CSV로 다운로드]를 클릭하세요.
3. 오류를 수정하려면 ‘오류’ 열에서[속성] 업데이트를 클릭하십시오. 
   
   
4. 대화 상자에서 필요한 속성을 업데이트한 다음,‘계약 재검증’을 클릭합니다.
5. 재검증된 계약은‘이전 준비 완료 ’ 탭으로 이동합니다.
6. 주의가 필요한 계약서를 모두 검토한 후에는‘마이그레이션 준비 완료’ 탭을 클릭하십시오.
7. 마이그레이션을 완료하기 전에 계약의 다음 속성을 검토하는 것이 좋습니다:
   • 추심 절차
   • 결제 방법
   • 날짜
   • 제품 연관성
   • 라인 항목
   • 일정
   • 세금 설정
8. 청구 시작일이나 외부 결제 수단 참조 ID를 변경하려면 ‘ ’의 편집 아이콘을 클릭하세요.

주의 사항: 계약에 결제된 청구서나 입금 내역이 없는 경우에만 ‘청구 시작일 재설정 ’ 및 ‘hs_external_payment_method_reference_id’를업데이트할 수 있습니다.

9. 대화 상자에서
   • '청구 시작일 재설정' 필드에서날짜 선택기를 클릭하고날짜를 선택하세요.
   • '결제 수단 ID' 필드에 결제 수단 ID를 입력하십시오.
   • ‘계약 재검증’을 클릭하세요.
10. 계약은 재검증이 완료되면‘이전 준비 완료’ 탭으로 이동합니다.
    
    
11. 마이그레이션 전 마지막 단계로 다음 사항을 검토하십시오:
    1. 기존 계약에 따른 마지막 청구서입니다.
    2. 첫 번째 HubSpot 청구서.
    3. 미수금 내역이 있는지.
    4. 해당되는 경우 기존 구독 해지.
    5. 던닝.
    6. 청구서 이메일.
    7. 회계 통합 검증. QuickBooks Online 및 Xero를 HubSpot에 연결하는 방법에 대해 자세히 알아보세요. 
12. 오른쪽 상단에서[x] 건의 계약서를 이전하기를 클릭합니다.
    
    
13. 대화 상자에서 마이그레이션 약관을 확인한 후,‘이해하고 동의합니다’ 확인란을 선택하고‘마이그레이션 확인’을 클릭하십시오.
14. 선택한 마이그레이션 형식에 따라 계약이 가져와지고 청구 절차가 시작됩니다. 계약서 확인 및 관리 방법에 대해 자세히 알아보세요.

문제 해결

흔히 발생하는 가져오기 오류와 이를 해결하는 방법을 확인해 보세요. 다른 오류가 발생하면 CSV 형식과 속성 매핑을 다시 확인한 후 가져오기를 다시 시도해 주세요.

Stripe 결제 수단 ID가 유효하지 않거나 누락되었습니다.

이 오류는 수금 방식으로 ‘자동 결제’ 옵션을 선택했으나 CSV 파일에 Stripe 결제 수단 ID가 추가되지 않은 경우 발생합니다.

이 오류를 해결하려면 다음 중 하나를 수행하십시오:

• 자동 결제 항목을 수동 결제로 변경하십시오.
• CSV 파일에 자동 결제 내역을 기록하기 위해 Stripe 결제 수단 ID를 추가하세요.

이전 시도에서 import_unique_id가 중복되었습니다.

가져오기가 실패하더라도 HubSpot은 import_unique_id 실패한 가져오기의 값을 기록할 수 있습니다.

이 오류를 해결하려면:

1. CSV 파일에 새로운 ID를 반영해 주세요.
2. 업데이트된 CSV 파일을 가져오세요.

용어집

계약을 HubSpot으로 이전하기 전에 다음 약관을 확인하십시오.