계약에 대한 갱신 견적 생성하기

HubSpot에서 계약은 확정된 매출에 대한 중앙 집중식 신뢰할 수 있는 정보원입니다. 고객의 현재 계약 기간이 만료될 무렵 갱신 견적을 작성하여 다음 계약 기간에 대한 고객의 확약을 받아두세요. 갱신 견적이 수락되면 새로운 계약이 생성되며, 이전 계약과 자동으로 연계됩니다.

시작하려면 다음 내용을 자세히 알아보세요:

• 계약 설정에서 갱신 관리 구성하기. 

• 계약서의 사용 방법.

• 계약서 생성 방법. 

• 갱신 견적서 템플릿을 생성하는 방법.

계약을 통한 갱신 프로세스 관리

갱신 견적을 생성하기 전에, 갱신일 이전에 갱신 프로세스를 관리하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

기존 계약 정보 확인

계약 레코드를 사용하여 실적, 관련 내역, 청구 일정, 갱신 정보, 활동 타임라인 및 내역을 포함한 기존 계약 정보를 확인하세요. 이 정보를 활용하여 갱신 견적을 발송하기 전에 갱신 관련 대화를 준비하세요.

전용 갱신 파이프라인 생성

전용 갱신 파이프라인 를 생성하고, 갱신 견적서는 새로운 거래로 생성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 신규 매출과 갱신 매출을 비교하여 보고할 수 있으며, 갱신 거래를 다른 진행 중인 거래와 별도로 관리할 수 있습니다.

워크플로를 사용하여 갱신 거래 및 견적 정보를 자동화하세요

계약 속성을 사용하여 갱신 거래 및 견적을 자동으로 생성하는 워크플로를 만드세요: 

• 계약 갱신일 전에 갱신 거래를 생성하여 갱신과 관련된 고객과의 커뮤니케이션(예: 이메일, 회의, 전화)을 관리하세요. 

• 갱신일 전에 견적을 생성하면, 고객에게 발송할 견적서에 기존 계약 정보가 자동으로 반영됩니다. 워크플로우를 통해 갱신 견적을 생성하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

갱신 견적서에 포함되는 내용

기본적으로 갱신 견적서는 기존 계약과 동일한 기간을 사용합니다(예: 기존 계약이 12개월 계약인 경우, 갱신 견적서도 12개월로 설정됩니다). 갱신 견적서에는 다음이 포함됩니다:

• 기존 계약과 연결된 연락처.
• 기존 계약과 연결된 회사.
• 기존 계약에 추가된 경우,청구 담당자.
• 기존 계약의 세부 항목.변경 견적을 사용하여 계약이 업데이트된 경우, 갱신 견적에도 해당 세부 항목이 포함됩니다. 예를 들어, 고객이 처음에 10개의 라이선스로 시작하여 나중에 변경 견적을 통해 10개를 추가한 경우, 갱신 견적에는 견적의 전체 기간 동안 20개의 라이선스가 포함됩니다.
• 기존 계약과 일치하는 결제 조건.

갱신 견적서 생성

기존 계약을 기반으로 갱신 견적을 생성합니다. 갱신 견적은 반드시 거래와 연결되어야 합니다. 갱신 견적 생성 과정에서 거래를 생성하거나 기존 거래를 수동으로 연결할 수 있습니다.

갱신 견적을 생성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 계약으로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 계약으로 이동합니다.
2. 계약 이름을 클릭합니다.
3. 왼쪽 사이드바의 오른쪽 상단에서 [ 작업] 을 클릭한 다음 [ 갱신 견적서 생성] 을 선택합니다.
4. 오른쪽 패널에서:
   
   • '갱신 견적에 대해 새 거래를 자동으로 생성' 설정이 켜져 있는 경우, '거래 파이프라인' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 파이프라인을 선택합니다. 그런 다음 '거래 단계' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 거래 단계를 선택합니다.
   • 만약 갱신 견적에 대해 새 거래를 자동으로 생성 설정이 꺼져 있는 경우, ‘거래와 연결’ 드롭다운 메뉴를 클릭하여 거래를 선택하거나, ‘새 거래 생성’을 클릭하여 새 거래를 생성하십시오.
5. '견적서 템플릿 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 견적서 템플릿을 선택합니다. 견적서 템플릿 설정에 대해 자세히 알아보세요.
6. '발효일 변경' 필드에서 날짜 선택기를 클릭하고 변경 사항이 적용될 날짜를 선택하십시오.
7. ' '사용자가 기본 일할 계산 값을 재정의할 수 있도록 허용' 설정이 이 켜져 있는 경우, 요금을 일할 계산하지 않으려면 ‘남은 청구 기간에 대한 요금 및 크레딧 일할 계산’의 선택을 해제하십시오. 이 확인란이 선택되어 있으면 요금이 일할 계산됩니다.
8. '견적서 생성'을 클릭합니다 .
9. 견적서 편집기로 이동합니다. 판매자 및 구매자 정보는 계약서에서 자동으로 가져와 추가됩니다.
10. 견적서 작성.
11. '변경 발효일'을 포함한 요약을 편집하려면 견적서 편집기에서 '요약' 섹션을 클릭하십시오. 왼쪽 사이드바 편집기의 '변경 발효일' 항목에서 :
    • '발효일' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택하세요:
      • 계약 체결 시: 기본 설정입니다. 이는 전자 서명, 클릭하여 수락하는 계약, 또는 HubSpot 사용자가 견적을 ‘서명됨’으로 표시함으로써 견적이 ‘수락됨’ 상태로 전환되는 날짜입니다.
      • 사용자 지정 날짜: 사용자 지정 날짜입니다. 견적서의 발효일을 과거 날짜로 설정할 수 있습니다. 과거 날짜를 사용할 경우, 만료일 은 구매자의 서명 마감일로 간주됩니다. 즉, 발효일이 과거 날짜인 경우에도 구매자는 만료일까지 언제든지 서명할 수 있습니다. 이 옵션을 선택한 후 날짜 선택기를 클릭하고 갱신이 적용될 날짜를 선택하십시오.
      • 시작 연기(일): 결제 후 청구 시작일을 지정된 일수만큼연기합니다 . 이 옵션을 선택한 후 일수를 입력하십시오.
      • 시작 연기(개월): 결제 후 청구 시작일을 지정된 개월 수만큼 연기합니다. 이 옵션을 선택한 후, 개월 수를 입력하십시오.
    • '라벨' 필드에서 발효일 위에 표시될 라벨 을 편집합니다.
12. 왼쪽 사이드바 편집기의 ‘약정 기간’ 아래에서 :
    • '라벨' 필드에서 약정 기간 상단에 표시될 라벨을 편집합니다.
    • '기간' 스위치를 끄면 해당 항목이 숨겨집니다.

16. 왼쪽 사이드바 편집기의'총 할인액' 섹션에서:
    • '서식' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오:
      • '금액으로 표시': 견적 통화로 할인 금액을표시합니다 .
      • 백분율로 표시: 할인을 백분율로 표시합니다.
      • '백분율 및 금액으로 표시': 할인을 백분율과 견적 통화로 된 금액으로 모두 표시합니다.
    • '라벨' 필드에서 총 할인액 위에 표시될라벨 을 편집합니다.
    • '총 할인액' 스위치를 끄면 해당 항목이 숨겨집니다.
17. 왼쪽 사이드바의‘총 계약 금액’ 아래에서:
    • '라벨' 필드에서 총 계약 금액 위에 표시될 라벨 을 편집하십시오.
    • '총 계약 금액' 스위치를 끄면 해당 항목이 숨겨집니다. 항목 중 하나라도 청구 기간이 '무기한'으로 설정된 경우 총 계약 금액이 표시되지 않습니다. 총 계약 금액을 표시하려면 해당 항목의 청구 기간을 조정하십시오.
18. 적용되는 세금을 포함한 업데이트된 총액은 항목 목록 아래에 표시됩니다.
    
    
19. 갱신 견적을 공유하려면 오른쪽 상단의 ‘공유’를 클릭하세요.

워크플로를 사용하여 갱신 견적서 생성

거래 기반 워크플로우의 워크플로우 작업을 사용하여 갱신 견적을 생성할 수 있습니다. 거래 워크플로우를 사용하여 갱신 견적을 생성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 워크플로를 생성하거나, 기존 워크플로를 클릭하여 편집하세요.
3. 등록 트리거를 설정하세요.
4. 트리거 아래에 있는 ‘+’를 클릭하세요.
5. 왼쪽 패널에서CRM 섹션을 클릭하여 펼치십시오.
6. '계약에서 갱신 견적 생성'을 선택하십시오.
7. '계약' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 권장옵션을 선택하거나 '계약: 모두 연결됨'을 선택하십시오.
8. '템플릿' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 견적 템플릿을 선택하십시오.
9. '거래 선택 방법' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오.
   • 기본 파이프라인/단계를 사용하는 새 거래: 선택한 파이프라인의 기본 단계에 새 거래를 생성합니다.
   • 기존 거래: 다른 거래를 선택하려면 이 옵션을 선택한 후, ‘거래’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 거래를 선택하십시오.
10. 오른쪽 상단의‘저장’을 클릭합니다.
11. 오른쪽 상단의'검토 및 활성화'를 클릭하여 워크플로를 활성화합니다.

갱신 견적이 승인된 후의 절차

고객이 갱신 견적을 수락한 후에는:

• 고객은 견적 결제 절차를 통해 결제를 완료합니다.
• 새 계약은 이전 계약과 자동으로 연동됩니다. 계약을 확인하려면:

• 1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 계약으로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 계약으로 이동합니다.
  2. 새 계약의 이름을 찾아 클릭합니다. 또는 기존 계약의 이름을 클릭합니다. 그런 다음 오른쪽 사이드바에서 ‘계약’ 카드로 이동하여 새 계약을 확인합니다. 갱신된 계약은 ‘활동’및 ‘내역’ 탭에도 표시됩니다.

• 갱신 날짜를 기준으로 새 계약의 업데이트 및 수정 사항을 관리할 수 있습니다.

다음 단계

• 변경 및 갱신 견적서 템플릿 생성에 대해 자세히 알아보세요.
• 변경 및 갱신 견적서 생성, 계약 해지, 계약을 다른 레코드와 연결, 계약 내보내기 등을 포함하여 계약 확인 및 관리에 대해 자세히 알아보세요.