Als je eenmaal bent begonnen met het opslaan van Gevoelige Gegevens in je HubSpot-account, kunnen SuperAdmins je accountscannen om een lijst met activiteiten te bekijken die mogelijk Gevoelige gegevens bevatten. Vervolgens kun je de gegevens bekijken en permanent verwijderen uit het account.
De mogelijkheid om deze gegevens te bekijken en te verwijderen, kan helpen om de gegevenshygiëne te handhaven en compliance risico's te verminderen. Als een klant bijvoorbeeld per ongeluk zijn creditcard- of identiteitsgegevens e-mailt, kun je deze gegevens controleren en verwijderen.
Voordat u aan de slag gaat
Voordat u met deze functie begint te werken, moet u goed begrijpen welke stappen u van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.
Gevoelige gegevens
moet ingeschakeld zijn in je account.
- Je kunt informatie van de afgelopen 60 dagen scannen.
- Je kunt een account eens in de 30 dagen scannen.
Scannen op gevoelige gegevens
Als je een Superbeheerder bent en Gevoelige gegevens is ingeschakeld in je account, kun je je account scannen om Gevoelige gegevens te detecteren in activiteiten van de afgelopen 60 dagen.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
- Navigeer naar het tabblad Gevoelige gegevens.
- Klik in de sectie Scan gevoelige gegevens op Scan starten. Als u al eerder een scan hebt uitgevoerd, klikt u opnieuw op Scannen.
- Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in naast de typen gegevens die je wilt scannen.
- Voer in de sectie Trefwoorden uitsluiten van uw scan de trefwoorden in die u wilt uitsluiten. Druk op Enter na elk trefwoord om het toe te voegen.
- Klik rechtsonder op Volgende.
- Bekijk de informatie en schakel het selectievakje in om akkoord te gaan.
- Klik op Scan starten.
Zodra de scan start, verschijnt er een banner Scan bezig inde sectie Scan gevoelige gegevens. U ontvangt een e-mail wanneer de resultaten klaar zijn.
Uw scan van gevoelige gegevens bekijken
Als je een Superbeheerder bent, kun je na het scannen van je account de resultaten bekijken en Gevoelige gegevens van je account verwijderen. Alle acties die je onderneemt, worden vastgelegd in je auditlogboeken.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
- Navigeer naar het tabblad Gevoelige gegevens.
- Klik in de sectie Scan gevoelige gegevens op Resultaten weergeven.
- Klik op de vervolgkeuzelijsten bovenaan om te filteren op Activiteitstype, Gegevenstype en Status. Om op recordnaam te filteren, voert u recordnamen in de zoekbalk searchIcon in.
- Als u een activiteit wilt bekijken, gaat u met de muis over de activiteit en klikt u op Details weergeven.
- Bekijk de gegevens in het rechterpaneel. Klik op Activiteit weergeven om de volledige activiteitsdetails te bekijken.
- Als u na het bekijken besluit dat u de informatie niet hoeft te redigeren, schakelt u het selectievakje Markeren als niet-gevoelig in.
- Klik op Volgende.
- Klik nogmaals op Volgende.
- Klik op Bevestigen.
- Als u na controle besluit dat u deze informatie uit uw account wilt verwijderen, klikt u op Volgende.
- Schakel het selectievakje in naast de waarde die u wilt verwijderen en klik op Volgende.
- Klik op Bevestigen.
Zodra informatie is verwijderd, wordt deze vervangen door algemene taal. Een specifiek rekeningnummer wordt bijvoorbeeld vervangen door "REDACTED-ACCOUNT-NUMBER".