Begrijpen van opt-in-toestemming voor e-mail

"Opt-in" kan over het algemeen worden gedefinieerd als een situatie waarin contactpersonen zelf hun e-mailadres opgeven aan een organisatie, en de verwachting hebben dat ze als gevolg daarvan marketing e-mails zullen ontvangen.

Je moet je houden aan de HubSpot's Acceptable Use Policy, die vereist dat je ontvanger verifieerbare toestemming geeft voordat je ze een marketing e-mail stuurt via HubSpot. Als je met een nieuwe contactpersoon moet communiceren (bijvoorbeeld een introductie-e-mail sturen), maar deze je nog geen verifieerbare toestemming heeft gegeven om marketing-e-mails te ontvangen, kun je hem of haar nog steeds een één-op-één e-mail sturen.

Lees hieronder meer over de verschillende soorten toestemming, samen met voorbeelden van welke vormen van toestemming volgens de normen van HubSpot acceptabel zijn om marketinge-mails naar contactpersonen te sturen.

Impliciete en expliciete vormen van toestemming

Voordat u marketinge-mails verstuurt, is het belangrijk om de naleving van e-mailmarketingnormen te begrijpen, namelijk het verschil tussen impliciete en expliciete opt-in toestemming:

• Impliciete toestemming wordt gegeven wanneer een persoon u zijn e-mailadres geeft voor een bepaald zakelijk doel, maar niet expliciet heeft aangegeven dat hij marketinge-mails van u wil ontvangen.
• Expliciete toestemming wordt gegeven wanneer u iemand om toestemming vraagt om hem marketing-e-mails te sturen en hij daarmee instemt. De ontvanger moet er handmatig voor kiezen om uw e-mails te ontvangen door middel van schriftelijke toestemming, door te klikken op een selectievakje op uw formulier, of door te bevestigen via een dubbele opt-in.

Het verkrijgen van beide vormen van toestemming van een contact zal u helpen bij het volgen van een op toestemming gebaseerd verzendmodel, maar expliciete toestemming zal eerder bijdragen aan een gezonde reputatie op het gebied van e-mailverzending.

Let wel: of u nu impliciete of expliciete toestemming ontvangt, de toestemming moet altijd tot uitdrukking komen in een actie die de klant via een controleerbare methode heeft ondernomen. Het ontbreken van een opt-out voldoet niet aan de vereisten van HubSpot voor het verkrijgen van verifieerbare opt-in toestemming.

Aanvaardbare vormen van toestemming

De onderstaande voorbeelden beschrijven scenario's waarbij contactpersonen een volledig aanvaardbare vorm van toestemming hebben gegeven. In deze omstandigheden bent u vrij om deze contactpersonen te e-mailen.

• Contactpersonen die een formulier op uw website hebben ingevuld
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar een aankoop bij uw merk hebben gedaan
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar een schriftelijke overeenkomst met uw merk zijn aangegaan
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar aan uw bedrijf hebben gedoneerd of vrijwilligerswerk hebben gedaan
• Contacten die zich hebben aangemeld voor en actieve gebruikers zijn van uw dienst, organisatie of club
• Contactpersonen die speciaal voor uw nieuwsbrief een papieren of elektronisch aanmeldingsformulier hebben ingevuld
• Contactpersonen die op uw advertentie hebben gereageerd

Let op: als u impliciete toestemming hebt verkregen van een contactpersoon in een van de bovenstaande scenario's, moet u overwegen expliciete toestemming te verkrijgen via een selectievakje op een formulier of schriftelijke toestemming om uw algehele e-mailgezondheid te verbeteren.

Onaanvaardbare vormen van toestemming

De onderstaande voorbeelden tonen scenario's waarin contactpersonen hun e-mailadres niet rechtstreeks aan uw merk hebben verstrekt, en de bijbehorende opt-in toestemming niet overdraagbaar is volgens de normen van HubSpot.

• Contacten gekocht, gehuurd, geleend of anderszins verkregen van een lijst van derden: sommige lijsten kunnen zichzelf adverteren als zijnde verkregen met opt-in toestemming, maar ze kunnen niet worden gebruikt in de marketing e-mail tool. Contacten die zijn verkregen via gekochte of gehuurde bronnen zullen hoogstwaarschijnlijk bouncen, zich uitschrijven, e-mails als spam markeren en kunnen blokkades veroorzaken.
• Lijsten van leden of organisaties: deze worden beschouwd als lijsten van derden, ongeacht de verwachtingen die zijn gesteld op het moment dat de lijst werd verzameld.
• Persoonlijke zakelijke contacten van een vorig bedrijf: deze contacten kunnen u toestemming hebben gegeven voor uw vorige bedrijf, maar die toestemming wordt volgens de normen van HubSpot niet overgedragen naar uw nieuwe bedrijf.
• Contacten die een formulier hebben ingediend op de website van een ander merk: contacten die een formulier indienen op de website van een ander merk voldoen niet aan de opt-in eisen.
• Contacten van leveranciers van leads/prospects of tools voor gegevensverrijking: je kunt tools voor gegevensverrijking gebruiken om een contactprofiel op te bouwen, maar ze kunnen niet worden gebruikt om e-mailadressen van contactpersonen te verkrijgen voor e-mails die vanuit de marketing-e-mailtool worden verzonden.
• Contactpersonen die u rechtstreeks e-mailen: een contactpersoon die u in een één-op-één e-mail benadert, betekent niet dat hij of zij instemt met bulkcommunicatie. U moet hen het contact laten converteren via een aanmeldingsformulier om expliciete opt-in toestemming te krijgen.

Andere veel voorkomende scenario's

De volgende scenario's gelden niet per definitie als acceptabele vormen van toestemming en vereisen nadere verificatie bij een contactpersoon:

• Vrienden, familie of vroegere collega's: het hebben van een vroegere relatie met iemand betekent niet dat ze toestemming geven voor bulkcommunicatie van je nieuwe merk, dus zorg ervoor dat ze een van de aanvaardbare methoden van toestemming hebben gegeven voordat je ze een marketinge-mail stuurt.
• Contacten van een vakbeurs of evenement: contacten die uw stand hebben benaderd en hun informatie hebben verstrekt via een badgescan, u hun visitekaartje hebben gegeven, of zich op een formulier of aanmeldingsformulier hebben geconverteerd, voldoen aan de toestemmingsvereisten. Als u echter de gegevens van een contactpersoon hebt verkregen uit een door de organisator van het evenement of de beurs verstrekte lijst van deelnemers, geldt dit niet als opt-in toestemming, aangezien het contact zijn e-mailadres aan de organisator en niet aan uw merk heeft verstrekt.
• Werknemerslijsten verstrekt door de werkgever: werkgevers kunnen een lijst met e-mailadressen van hun werknemers verstrekken voor door de werkgever verstrekte voordelen, zoals een ziektekostenverzekering. Om het risico voor uw e-mailgezondheid te beperken, kunt u overwegen werknemers in een één-op-één e-mail te benaderen om opt-in toestemming te krijgen, en dubbele opt-in mogelijk te maken om hun toestemming te bevestigen.
• Contacten verworven door een merkfusie of -overname: hoewel opt-in bij een merkfusie of -overname overdraagbaar is, verwachten contactpersonen misschien niets van uw nieuwe merk te horen. Om uw e-mailgezondheid te beschermen, stelt u klanten op de hoogte van de merkovername en geeft u hen de mogelijkheid om hun opt-in status voor het nieuwe merk opnieuw te bevestigen.
• Contacten die u persoonlijk hebt ontmoet: aangezien HubSpot verifieerbare opt-in toestemming vereist, moet u alle contacten die u persoonlijk ontmoet naar een elektronische of papieren conversie leiden. Mondelinge toestemming is niet verifieerbaar en voldoet niet aan de vereisten van HubSpot voor het verzenden van marketing e-mails.
• Rolgebaseerde e-mailadressen: als u een groepsadres mailt dat is gekoppeld aan een bedrijf, afdeling of groep, wordt het vaak doorgestuurd naar meerdere mensen in plaats van naar een specifiek individu. Daardoor kunt u geen controleerbare toestemming krijgen van een op een rol gebaseerd e-mailadres.

Als je nog steeds moeite hebt om te begrijpen of je contact sourcing en consent praktijken voldoen aan de eisen van HubSpot, neem dan contact op met je HubSpot Customer Success Manager of neem contact op met HubSpot support.

Let op: de bovenstaande informatie helpt je de HubSpot Acceptable Use Policy te volgen. Lokale wetten kunnen aanvullende eisen hebben. Uw juridische team is de beste bron om te raadplegen als u vragen heeft over uw lokale wetgeving.