Begrijp opt-in toestemming voor e-mail

"Opt-in" kan over het algemeen worden gedefinieerd als een situatie waarin contactpersonen zelf hun e-mailadres opgeven aan een organisatie en de verwachting hebben dat ze als gevolg daarvan marketinge-mails zullen ontvangen.

Je moet je houden aan de HubSpot Beleidsregels voor acceptabel gebruik, die vereisen dat je ontvanger je verifieerbare toestemming geeft voordat je hem of haar een marketinge-mail stuurt via HubSpot. Als je met een nieuwe contactpersoon moet communiceren (bijvoorbeeld een kennismakings-e-mail sturen), maar hij of zij je nog geen verifieerbare toestemming heeft gegeven om marketinge-mails te ontvangen, kun je hem of haar nog steeds een één-op-één e-mail sturen.

Lees hieronder meer over de verschillende soorten toestemming, samen met voorbeelden van welke vormen van toestemming volgens de normen van HubSpot acceptabel zijn om marketinge-mails naar contactpersonen te sturen.

Let op: de informatie in dit artikel helpt je om HubSpot's Beleid voor acceptabel gebruik te volgen. Lokale wetten kunnen aanvullende vereisten hebben. Je juridische team is de beste bron om te raadplegen als je vragen hebt over je lokale wetgeving.

Impliciete en expliciete vormen van toestemming

Voordat u marketinge-mails verstuurt, is het belangrijk om de naleving van de e-mailmarketingwetgeving te begrijpen, namelijk het verschil tussen impliciete en expliciete opt-in-toestemming:

• Impliciete toestemming wordt gegeven wanneer een persoon je zijn e-mailadres geeft voor een bepaald zakelijk doel, maar niet expliciet heeft aangegeven dat hij marketinge-mails van je wil ontvangen.
• Expliciete toestemming wordt gegeven wanneer je iemand toestemming vraagt om hem marketinge-mails te sturen en hij hiermee instemt. De ontvanger moet er handmatig voor kiezen om je e-mails te ontvangen door middel van schriftelijke toestemming, door te klikken op een selectievakje op je formulier of door te bevestigen door middel van een dubbele opt-in.

Het verkrijgen van beide vormen van toestemming van een contact zal je helpen om een op toestemming gebaseerd verzendmodel te volgen, maar expliciete toestemming zal waarschijnlijk meer bijdragen aan een gezonde reputatie op het gebied van e-mailverzending.

Let op: of je nu impliciete of expliciete toestemming ontvangt, de toestemming moet altijd worden uitgedrukt door een actie die de klant heeft ondernomen via een verifieerbare methode. Het ontbreken van een opt-out voldoet niet aan de vereisten van HubSpot voor het verkrijgen van verifieerbare opt-in toestemming.

Aanvaardbare vormen van toestemming

De onderstaande voorbeelden beschrijven scenario's waarbij contactpersonen een volledig aanvaardbare vorm van toestemming hebben gegeven. In deze omstandigheden staat het je vrij om door te gaan met het e-mailen van deze contactpersonen.

• Contactpersonen die een formulier op je website hebben ingevuld
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar een aankoop hebben gedaan bij uw merk
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar een schriftelijke overeenkomst met uw merk zijn aangegaan
• Contactpersonen die in de afgelopen twee jaar aan uw bedrijf hebben gedoneerd of vrijwilligerswerk hebben gedaan
• Contactpersonen die zich hebben ingeschreven voor en actieve gebruikers zijn van uw dienst, organisatie of club
• Contactpersonen die een papieren of elektronisch inschrijfformulier speciaal voor uw nieuwsbrief hebben ingevuld
• Contactpersonen die hebben geconverteerd op uw advertentie

Als je impliciete toestemming hebt gekregen van een contactpersoon in een van de bovenstaande scenario's, moet je overwegen om expliciete toestemming te krijgen via een selectievakje op het formulier of via schriftelijke toestemming om je algehele e-mailgezondheid te verbeteren.

Onaanvaardbare vormen van toestemming

De onderstaande voorbeelden laten scenario's zien waarin contactpersonen hun e-mailadres niet rechtstreeks aan je merk hebben verstrekt en de bijbehorende opt-in-toestemming volgens de normen van HubSpot niet overdraagbaar is.

• Contactpersonen die zijn gekocht, gehuurd, geleend of op een andere manier zijn verkregen van een lijst van een derde partij: sommige lijsten kunnen zichzelf adverteren als lijsten die opt-in-toestemming hebben verkregen, maar ze kunnen niet worden gebruikt in de marketing-e-mailtool. Contactpersonen die zijn verkregen via gekochte of gehuurde bronnen zullen hoogstwaarschijnlijk bouncen, zich uitschrijven, e-mails als spam markeren en kunnen blokkades veroorzaken.
• Lidmaatschaps- of organisatielijsten: deze worden beschouwd als lijsten van derden, ongeacht de verwachtingen die werden gesteld op het moment dat de lijst werd verzameld.
• Persoonlijke zakelijke contactpersonen van een vorig bedrijf: deze contactpersonen hebben je mogelijk toestemming gegeven voor je vorige bedrijf, maar die toestemming wordt volgens de normen van HubSpot niet overgedragen op je nieuwe bedrijf.
• Contactpersonen die een formulier hebben ingediend op de website van een ander merk: contactpersonen die een formulier hebben ingediend op de website van een ander merk voldoen niet aan de opt-in vereisten.
• Contactpersonen van lead-/prospectproviders of tools voor gegevensverrijking: je kunt tools voor gegevensverrijking gebruiken om een contactprofiel op te bouwen, maar ze kunnen niet worden gebruikt om e-mailadressen van contactpersonen te verkrijgen voor e-mails die worden verzonden vanuit de marketinge-mailtool.
• Contactpersonen die je rechtstreeks hebben gemaild: een contactpersoon die je in een één-op-één e-mail benadert, betekent niet dat hij of zij instemt met bulkcommunicatie. Je moet ze het contact laten converteren via een inschrijfformulier om expliciete opt-in-toestemming te krijgen.

Andere veelvoorkomende scenario's

De volgende scenario's gelden niet per definitie als acceptabele vormen van toestemming en vereisen verdere verificatie bij een contactpersoon:

• Vrienden, familie of vroegere collega's: een vroegere relatie met iemand betekent niet dat hij of zij toestemming geeft voor bulkcommunicatie van je nieuwe merk, dus zorg ervoor dat hij of zij een van de aanvaardbare toestemmingsmethoden heeft opgegeven voordat je hem of haar een marketinge-mail stuurt.
• Contactpersonen van een beurs of evenement: contactpersonen die je stand benaderden en hun informatie verstrekten via een badgescan, je hun visitekaartje gaven of zich aanmeldden op een formulier of inschrijfformulier voldoen aan de toestemmingsvereisten. Als je echter de gegevens van een contactpersoon hebt verkregen van een deelnemerslijst die door de organisator van het evenement of de beurs is verstrekt, telt dit niet als toestemming voor opt-in, omdat het contactpersoon zijn e-mailadres aan de organisator heeft verstrekt en niet aan jouw merk.
• Werknemerslijsten verstrekt door de werkgever: werkgevers kunnen een lijst met e-mailadressen van hun werknemers op het werk verstrekken voor werkgeversvoordelen, zoals een ziektekostenverzekering. Om het risico voor de gezondheid van je e-mail te beperken, kun je overwegen om werknemers in een één-op-één e-mail te benaderen om opt-in-toestemming te krijgen en dubbele opt-in in te schakelen om hun toestemming te bevestigen.
• Contacten verworven door een merkfusie of -overname: hoewel opt-in overdraagbaar is bij een merkfusie of -overname, verwachten contactpersonen misschien niets van je nieuwe merk te horen. Om je e-mailgezondheid te beschermen, moet je klanten op de hoogte stellen van de merkovername en hen de mogelijkheid geven om hun opt-in status voor het nieuwe merk opnieuw te bevestigen.
• Contacten die je persoonlijk hebt ontmoet: omdat HubSpot verifieerbare toestemming vereist, moet je alle contacten die je persoonlijk ontmoet doorsturen naar een elektronische of papieren conversie. Mondelinge toestemming is niet verifieerbaar en voldoet niet aan de vereisten van HubSpot voor het verzenden van marketinge-mails.
• Rolgebaseerde e-mailadressen: als je een e-mail stuurt naar een groepsadres dat is gekoppeld aan een bedrijf, afdeling of groep, wordt deze vaak doorgestuurd naar meerdere mensen in plaats van naar een specifiek individu. Hierdoor kun je geen verifieerbare toestemming krijgen van een rolgebaseerd e-mailadres.

Als je nog steeds moeite hebt om te begrijpen of je contact sourcing en toestemmingspraktijken voldoen aan de vereisten van HubSpot, neem dan contact op met je HubSpot Customer Success Manager of HubSpot Support