Zrozumienie zgody opt-in dla emaili

"Opt-in" można ogólnie zdefiniować jako sytuację, w której osoby kontaktowe same podają organizacji swój adres e-mail i oczekują, że w rezultacie będą otrzymywać wiadomości marketingowe.

Należy przestrzegać zasad akceptowalnego użytkowania HubSpot, które wymagają, aby odbiorca udzielił sprawdzalnej zgody przed wysłaniem mu wiadomości marketingowej za pośrednictwem HubSpot. Jeśli chcesz skontaktować się z nowym kontaktem (np. wysłać mu wiadomość wprowadzającą), ale nie wyraził on jeszcze zgody na otrzymywanie wiadomości marketingowych, możesz wysłać mu wiadomość indywidualną.

Poniżej znajdziesz informacje na temat różnych rodzajów zgody wraz z przykładami, które formy zgody są akceptowane przez standardy HubSpot do wysyłania wiadomości marketingowych do kontaktów.

Domniemane i wyraźne formy zgody

Przed wysłaniem wiadomości marketingowych ważne jest, aby zrozumieć zgodność z zasadami email marketingu, a mianowicie różnicę między dorozumianą i wyraźną zgodą opt-in:

• Zgoda dorozumiana jest udzielana, gdy osoba fizyczna podaje Ci swój adres e-mail w jakimś celu biznesowym, ale nie stwierdziła wyraźnie, że chce otrzymywać od Ciebie wiadomości marketingowe.
• Wyraźna zgoda jest udzielana, gdy pytasz osobę o zgodę na wysyłanie jej wiadomości marketingowych, a ona wyraża na to zgodę. Odbiorca musi ręcznie wyrazić zgodę na otrzymywanie Twoich e-maili poprzez pisemną zgodę, kliknięcie pola wyboru w Twoim formularzu lub poprzez potwierdzenie poprzez double opt-in.

Uzyskanie którejkolwiek z form zgody od kontaktu pomoże Ci przestrzegać modelu wysyłania opartego na zgodzie, ale wyraźna zgoda z większym prawdopodobieństwem przyczyni się do zdrowej reputacji wysyłania e-maili.

Uwaga: niezależnie od tego, czy otrzymujesz zgodę domniemaną czy wyraźną, zgoda zawsze musi być wyrażona poprzez działanie, które klient podjął w sprawdzalny sposób. Brak klauzuli opt-out nie spełnia wymagań HubSpot dotyczących uzyskania weryfikowalnej zgody opt-in.

Akceptowalne formy zgody

Podane poniżej przykłady opisują scenariusze, w których kontakty dostarczyły w pełni akceptowalną formę zgody. W takich okolicznościach możesz swobodnie kontynuować wysyłanie wiadomości e-mail do tych kontaktów.

• Kontakty, które przesłały formularz na Twojej stronie internetowej
• Kontakty, które dokonały zakupu w Twojej marce w ciągu ostatnich dwóch lat
• Kontakty, które zawarły pisemną umowę z Twoją marką w ciągu ostatnich dwóch lat.
• Kontakty, które przekazały darowiznę lub były wolontariuszami w Twojej firmie w ciągu ostatnich dwóch lat.
• Kontakty, które zapisały się i są aktywnymi użytkownikami Twojego serwisu, organizacji lub klubu
• Kontakty, które wypełniły papierowy lub elektroniczny arkusz zapisu specjalnie dla Twojego newslettera
• Kontakty, które dokonały konwersji na Twoją reklamę

Uwaga: jeśli uzyskałeś dorozumianą zgodę od kontaktu w jednym z powyższych scenariuszy, powinieneś rozważyć uzyskanie wyraźnej zgody za pośrednictwem pola wyboru w formularzu lub pisemnej zgody, aby poprawić ogólną kondycję swojej poczty elektronicznej.

Niedopuszczalne formy zgody

Poniższe przykłady demonstrują scenariusze, w których kontakty nie przekazały swojego adresu e-mail bezpośrednio do Twojej marki, a związana z tym zgoda opt-in nie jest możliwa do przekazania zgodnie ze standardami HubSpot.

• Kontakty zakupione, wynajęte, pożyczone lub w inny sposób uzyskane z listy osób trzecich: niektóre listy mogą reklamować się jako te, które uzyskały zgodę opt-in, ale nie mogą być używane w narzędziu do e-mail marketingu. Kontakty uzyskane z zakupionych lub wynajętych źródeł z dużym prawdopodobieństwem będą się odbijać, wypisywać, oznaczać e-maile jako spam i mogą powodować blokowanie list.
• Listyczłonków lub organizacji: są one uważane za listy osób trzecich, niezależnie od wszelkich oczekiwań ustalonych w momencie zbierania listy.
• Osobiste kontakty biznesowe z poprzedniej firmy: te kontakty mogły udzielić zgody w poprzedniej firmie, ale zgoda ta nie przenosi się na nową firmę według standardów HubSpot.
• Kontakty,które przesłały formularz na stronie internetowej innej marki: kontakty, które przesłały formularz na stronie internetowej innej marki, nie spełniają wymogów opt-in.
• Kontaktyz dostawców leadów / prospektów lub narzędzi wzbogacania danych: możesz używać narzędzi wzbogacania danych do budowania profilu kontaktu, ale nie można ich używać do pozyskiwania kontaktowych adresów e-mail dla wiadomości e-mail wysyłanych z narzędzia do e-maili marketingowych.
• Kontakty, które wysłały do Ciebie maila bezpośrednio: kontakt, który dociera do Ciebie w mailu typu "one-to-one" nie oznacza, że wyraża zgodę na komunikację masową. Musisz skierować do nich kontakt do konwersji poprzez formularz zapisu, aby uzyskać wyraźną zgodę opt-in.

Inne popularne scenariusze

Poniższe scenariusze nie są z natury rzeczy zaliczane do akceptowalnych form zgody i wymagają dalszej weryfikacji z kontaktem:

• Przyjaciele, rodzina lub dawni współpracownicy: posiadanie z kimś relacji w przeszłości nie oznacza, że wyraża on zgodę na masową komunikację od Twojej nowej marki, więc upewnij się, że dostarczył on jedną z akceptowalnych metod zgody przed wysłaniem mu wiadomości marketingowej.
• Kontakty z targów lub imprez: kontakty, które podeszły do Twojego stoiska i podały swoje dane poprzez zeskanowanie identyfikatora, dały Ci swoją wizytówkę lub wpisały się do formularza lub karty zapisu spełniają wymagania opt-in. Jeśli jednak uzyskałeś informacje o kontakcie z listy uczestników dostarczonej przez organizatora imprezy lub targów, nie liczy się to jako zgoda opt-in, ponieważ kontakt podał swój adres e-mail organizatorowi, a nie Twojej marce.
• Listy pracowników udostępnione przez pracodawcę: pracodawcy mogą udostępnić listę adresów e-mail swoich pracowników w miejscu pracy w celu uzyskania świadczeń zapewnianych przez pracodawcę, takich jak ubezpieczenie zdrowotne. Aby zminimalizować ryzyko dla zdrowia Twojej poczty elektronicznej, rozważ skontaktowanie się z pracownikami w formie maila one-to-one w celu uzyskania zgody na subskrypcję, a także włącz opcję double opt-in w celu potwierdzenia zgody.
• Kontakty pozyskane w wyniku fuzji lub przejęcia marki: chociaż opt-in jest przenoszony w przypadku fuzji lub przejęcia marki, kontakty mogą nie spodziewać się wiadomości od Twojej nowej marki. Aby chronić zdrowie poczty elektronicznej, powiadom klientów o przejęciu marki i pozwól im ponownie potwierdzić swój status opt-in dla nowej marki.
• Kontakty spotkane osobiście: ponieważ HubSpot wymaga weryfikowalnej zgody opt-in, powinieneś skierować wszelkie kontakty spotkane osobiście do konwersji elektronicznej lub papierowej. Zgoda słowna nie jest weryfikowalna i nie spełnia wymagań HubSpot dotyczących wysyłania e-maili marketingowych.
• Adresy e-mail oparte na rolach: jeśli wysyłasz e-mail na adres grupowy, który jest związany z firmą, działem lub grupą, często jest on przekazywany do wielu osób zamiast do konkretnej osoby. W rezultacie, nie można uzyskać weryfikowalnej zgody z adresu email opartego na roli.

Jeśli nadal masz problemy ze zrozumieniem, czy Twoje praktyki w zakresie pozyskiwania kontaktów i wyrażania zgody spełniają wymagania firmy HubSpot, zwróć się do swojego menedżera ds. sukcesu klienta Hub Spot lub skorzystaj z pomocy technicznej firmy HubSpot.

Uwaga: powyższe informacje pomogą Ci przestrzegać Zasad dopuszczalnego użytkowania firmy HubSpot. Lokalne przepisy mogą zawierać dodatkowe wymagania. W przypadku pytań dotyczących lokalnych przepisów najlepiej skonsultować się z zespołem prawnym.